Цифровизация бизнеса: как выбрать и внедрить корпоративный портал

Сегодня в условиях активной цифровой трансформации бизнесу уже не обойтись без корпоративных порталов. Эти веб-платформы предоставляют сотрудникам доступ к информации и сервисам компании, а также помогают организовать эффективную работу в условиях изменений. Корпорталы упрощают внутреннюю коммуникацию, автоматизируют рутинные процессы и интегрируют персонал в единую HR-экосистему, что позволяет организациям быстрее адаптироваться к современным вызовам.

Что корпортал может дать бизнесу и как его грамотно внедрить — разберем на примере реальных кейсов QSOFT.

Практически все современные компании сталкиваются с рядом вызовов:

Управление большими командами. В крупных организациях важно обеспечить быструю коммуникацию и доступ персонала к централизованной информации.

Оптимизация процессов. Автоматизация заявок, согласование документов и других рутинных задач помогает снизить нагрузку на сотрудников.

Обеспечение гибкости работы. Развитие удаленных и гибридных форматов работы требует внедрения удобных цифровых инструментов.

Для решения этих задач компании создают централизованные платформы, которые объединяют ключевые процессы, автоматизируют рутинные операции и предоставляют удобные инструменты для работы.

Хорошим примером является обновленный корпоративный портал банка «Открытие», для которого QSOFT разработал сервис бронирования коворкинга через интерактивную карту офисов. Теперь сотрудники могут выбрать свободное место на нужное время и закрепить его за собой, что делает процесс организации рабочего пространства более удобным, ускоряет принятие решений и позволяет регулярно анализировать использование офисных зон.

Внедрение корпортала отвечает всем вышеперечисленным вызовам и выполняет ключевые функции:

Платформа становится единым хранилищем документов, внутренних регламентов и корпоративных новостей.

Встроенные мессенджеры, чаты, форумы, аудио- и видеозвонки упрощают взаимодействие между отделами и ускоряют обмен информацией между ними.

Портал банка «Открытие» стал цифровой экосистемой для 30 000 сотрудников, объединив социальную сеть с сообществами, собственный мессенджер с функцией видео- и аудиозвонков, а также мобильное приложение. Это повысило вовлеченность персонала, улучшило интеграцию с HR-сервисами и позволило внедрить геймификацию для улучшения мотивации.

Все рутинные задачи — от заказа канцелярии и оформления отпусков до согласования договоров и выставления счетов — автоматизируются и экономят время.

Разработанный QSOFT мобильный интранет для банка «Открытие» обеспечил доступ к корпоративным инструментам через смартфоны и планшеты. Эта платформа включает мессенджер, функции онбординга и омниканальную коммуникацию. Решение увеличило скорость выполнения рабочих задач на 90%, улучшило адаптацию сотрудников и повысило их комфорт на 87%. Кроме того, оно усилило киберзащиту данных, став незаменимым инструментом для удаленной работы.

Порталы позволяют создавать корпоративные мероприятия, поощрять сотрудников и укреплять командный дух. Персонал вовлекается в жизнь компании через внутренние соцсети, блоги и геймификацию.

Например, корпоративный портал АО «Райффайзенбанк» стал ключевой платформой для общения, объединив блоги, редакционные статьи, PR-инструменты и функционал социальной сети. Система предоставляет таргетированный контент, интеллектуальный поиск, а также возможность каждому сотруднику вести личный блог, оставлять комментарии и ставить лайки.

Сотрудники получают доступ к рабочим инструментам и информации с любого устройства.

К примеру, для крупнейшей металлургической компании России — Группы НЛМК — QSOFT создал портал на базе Битрикс24: Enterprise, объединив в нем более 50 000 человек. Мобильная версия с адаптивным дизайном и двухуровневой авторизацией через SMS обеспечила доступ к информации и таким сервисам, как «Командировки» и «Оценка сотрудников» (для расчета индивидуальных бонусов).

Корпоративные порталы оснащены инструментами для управления проектами, которые помогают командам эффективно распределять задачи и следить за сроками их выполнения.

Сотрудники из разных отделов могут совместно работать и отслеживать историю изменений документов, которые можно группировать по задачам, проектам и исполнителям.

Наличие отдельной папки с информацией о компании, процессах, коллективе, режиме дня и других аспектах позволяет новичкам самостоятельно изучать все необходимые материалы и подтверждать выполнение задач. На портале также может быть размещена единая корпоративная база знаний с регламентами и материалами, доступная всем сотрудникам.

Так, на портале ГК НЛМК был создан раздел «Профориентация», направленный на привлечение школьников и студентов к сотрудничеству. Он содержит разнообразный контент, включая новости, объявления, фото- и видеоматериалы. Работники компании с детьми могут подавать заявки на участие в различных образовательных программах.

Портал поможет оценить эффективность работы персонала, а также ключевые показатели компании: прибыль, расходы, маржинальность и так далее.

Корпоративный портал необходим организациям, которые стремятся упорядочить внутренние процессы, оптимизировать бизнес-операции и наладить эффективную коммуникацию между сотрудниками. Он особенно полезен для компаний, сталкивающихся с ростом, расширением географии, координацией проектов, автоматизацией рутинных операций и управлением сложной структурой.

К примеру, на портале банка «Открытие» организовано облачное хранилище данных, включающее личные и общие диски для групп. Это позволяет сотрудникам добавлять, просматривать и обмениваться с коллегами файлами, папками и документами.

Интранет также помогает поддерживать корпоративную культуру и вовлеченность.

Так, на портале АО «Райффайзенбанк» был внедрен уникальный мотивационный инструмент — «Карма», где пользователям присваиваются статусы за активность: «Новичок», «Энтузиаст», «Знаток», «Чемпион» и «Суперзвезда».

В компаниях с численностью от 50 человек портал становится незаменимым инструментом для повышения эффективности и автоматизации. Его функционал можно дополнять модулями CRM, системами электронного документооборота (ЭДО) и кадрового делопроизводства (ЭКДП), HR-аналитикой и другими инструментами. Для небольших организаций с численностью до 10 сотрудников достаточно простых цифровых решений, таких как чаты и мессенджеры.

Важно помнить, что создание интранета — это не только IT-задача, но и ключевая часть стратегии цифровой трансформации компании. Прежде чем внедрять корпоративный портал, необходимо:

Хорошим примером эффективного тестирования является корпоративный портал для банка «Открытие», где каждый сервис проверялся на группах разной численности. Сначала оценку проводили внутренние заказчики, затем пул из 300 пользователей, и после внесения всех правок и доработок проходил официальный релиз.

Оценка эффективности интранета — важный этап внедрения, позволяющий понять, насколько успешно система выполняет свои задачи, и полезна ли она для сотрудников и бизнеса.

Так, ГК НЛМК удалось привлечь на корпоративный портал почти 90% работников со своих предприятий благодаря сообществам, а также личным блогам. Такой подход усиливает чувство причастности, позволяет быть услышанными и находить единомышленников. Кроме того, на портале проводятся различные голосования, конкурсы и опросы.

Регулярная оценка эффективности интранета помогает понять, какие процессы работают на отлично, а какие требуют доработки.

«Цифровизация — не просто тренд, а необходимость для современного бизнеса. Корпоративный портал — это рабочий инструмент, который объединяет сотрудников, оптимизирует процессы и помогает компаниям быть более гибкими и эффективными. Мы в QSOFT стремимся создавать системы, которые не просто решают текущие задачи, но и задают вектор их развития. Наш подход — это сочетание технологий, кастомизации и глубокого понимания потребностей клиентов», — рассказал CEO QSOFT Виталий Чесноков.