12 распространенных ошибок по управлению проектами и способы их избежать

Часто организации затрачивают значительные ресурсы на идеи, которые в конечном итоге становятся нереализуемыми. Почему же такие проекты часто заканчиваются неудачами? В данной статье я расскажу о 12 типичных ошибках в управлении проектами, и как их можно избежать.

Ошибка №1: Неправильный выбор проектного менеджера

Иногда возникает ситуация, когда при распределении задач на разных этапах проекта тратится большое количество времени на поиск исполнителей, вместо того, чтобы подобрать подходящего руководителя. Часто решение о выборе сотрудника принимается исходя из его доступности, а не из его профессиональных навыков.

Решение: Для улучшения управления проектом необходимо назначать на роль руководителей только тех специалистов, которые обладают необходимой компетентностью в решении предстоящих задач.

Ошибка № 2: Отсутствие мотивации команды

Провал проекта может стать неизбежным, если не все члены команды будут активно участвовать в рабочем процессе. Возможно, руководитель не четко определил роли и ответственность каждой стороны или не смог вдохновить их на достижение поставленных целей.

Решение: Руководителю проекта следует собрать всю команду вместе, включая тех, кто работает удаленно. Руководитель должен подробно объяснить суть проекта и представить его таким образом, чтобы вдохновить сотрудников, стимулируя их к продуктивной работе.

Ошибка №3: Отсутствие контроля над проектом

Может возникнуть мысль: «Нет начальника, значит, не нужно постоянно докладывать. Это дарит абсолютную свободу». Но на самом деле это не всегда выгодно. Отсутствие контроля может снизить эффективность производительности труда.

Решение: Критически важно, чтобы проект всегда находился под контролем руководителя вашей компании или заказчика. В случае, если результаты проекта не потребуют постоянного наблюдения, скорее всего, это является свидетельством его успеха.

Ошибка №4: Одновременное выполнение нескольких проектов

Многие допускают ошибку, одновременно пытаясь выполнить несколько проектов в надежде, что это позволит им повысить производительность. Однако такой подход оказывается неэффективным. Работа над несколькими проектами параллельно приводит к замедлению работы менеджеров.

Решение: Разумнее всего отказаться от управления несколькими проектами одновременно. Таким образом, вы избежите недоработок и сможете оказать поддержку коллегам, отвечая на их вопросы и давая рекомендации.

Ошибка №5: Недостаточная связь

Недостаток регулярного общения может привести к разногласиям в команде и, в конечном итоге, к неудачному проекту.

Решение: Определите время, когда все члены команды будут встречаться вместе, будь то в онлайн- или офлайн-формате, и соблюдайте это расписание. Заранее запланированные встречи лучше проводить в текущем состоянии проекта, что обеспечит его успешную реализацию.

Ошибка №6: Неясное выполнение конечной цели проекта

Любой проект, где неясно, каким образом следует достичь конечной цели, скорее всего не завершится успешно. Изменение этой цели в процессе выполнения может вызвать серьезные проблемы, включая дополнительные временные и ресурсные затраты.

Решение: На этапе начала проекта необходимо определить его конечную цель. Постоянное соблюдение этих целей и регулярный мониторинг помогают обеспечить правильное движение проекта. Также важно документировать любые возможные изменения и оценивать их влияние на график выполнения работ.

Ошибка №7: Неверный расчет времени выполнения проекта

Стремление справиться с задачей как можно быстрее, чтобы поддержать клиента, является похвальным, однако недостаточное выделение времени может привести к невозможности выполнения проекта в установленном сроке, что вызовет недовольство и раздражение клиента.

Решение: Оптимальный выбор программного обеспечения для управления проектами может значительно улучшить ваш рабочий процесс. Тем не менее, всегда важно иметь резервные ресурсы, как финансовые, так и временные, для конкретных ситуаций.

Ошибка №8: Отказ от уступок

Не следует придавать проектному плану характер священной догмы, которая жестко прописывает, что и как должно быть сделано, и когда это должно быть завершено. Важно оставаться открытыми для новых идей, которые могут возникнуть у сотрудников в процессе выполнения задач.

Решение: Рассмотрите проект с новыми перспективами. Посмотрите дополнительные возможности для изменений, если они смогут внести положительный вклад в проект. Это не означает, что необходимо постоянно вносить все изменения, но стоит быть готовыми к корректировкам, которые могут улучшить ход проекта.

Ошибка №9: Несистематическое отслеживание изменений в проекте

Вы не сможете повысить эффективность проекта, если вы не будете регулярно оценивать его ход и не уделять внимание обсуждению внесенных изменений.

Решение: Важно установить четкую систему промежуточного контроля, включая использование чек-листов. В этих контрольных списках следует подробно рассмотреть все аспекты проекта, такие как бюджетные затраты, влияние на проект в целом и степень его выполнения.

Ошибка №10: Микроменеджмент вместо контроля процесса

Избегайте микроменеджмента. Часто считают, что им необходимо тщательно контролировать каждый шаг своих подчиненных и положение в постоянном процессе, иначе работа не будет продвигаться.

Решение: Вместо этого, лучше предложить каждому члену команды поддерживать еженедельные цели и задачи. Я уверена, что это поможет группе самостоятельно добиться успеха и работать более продуктивно, не требуя постоянного участия со стороны руководителя.

Ошибка №11: Недостаточно четкое распределение обязанностей

Важно, чтобы в рабочей группе не возникало дублирования обязанностей, и каждый сосредотачивался исключительно в своей сфере ответственности. Иногда возникают ситуации, когда сотрудники начинают выполнять задачи, не входящие в их компетенцию.

Решение: Исключите возможность того, что кто-либо из членов команды будет решать задачи, не связанные с его сферой ответственности. Вместо этого подробно определите обязанности каждого члена команды и регулярно проверяйте выполненную работу с помощью контрольных списков.

Ошибка №12: Отсутствие критериев успешности

При работе над проектом крайне важно установить конкретные критерии, которые определяют его успешное завершение и направляют усилия команды в этом направлении. Когда вы четко понимаете, что проект соответствует этим критериям, это гарантирует, что весь процесс выполнен правильно.

Решение: Руководитель проекта должен явно определить те параметры, которые определяют успешное завершение проекта с точки зрения заказчика. Я убеждена, что это обеспечит уверенность в том, что после заключения все участники будут уверены в том, что работа будет выполнена в соответствии с ожиданиями заказчика.

Помните, что управление проектами представляет собой сложный процесс, требующий больших усилий и определения задач для достижения желаемых результатов. Повышение уровня навыков управления проектами обеспечивает успешную реализацию проектов. Я уверена, что изучение типичных ошибок в проектах управления может помочь более эффективно контролировать процессы и внедрять эффективные решения.