Должностная инструкция. Зачем она нужна работодателю и сотруднику?
Многие сотрудники считают, что должностная инструкция - это формальность, которая нужна только работодателю, не вчитываются в её содержание и не участвуют в её разработке. Что такое должностная инструкция, и зачем она нужна всем участникам трудовых отношений, рассказала Элина Хачатурова, старший юрисконсульт, LANTA Talent Solutions.
Что такое должностная инструкция
Должностная инструкция - это внутренний документ, в котором определены, например, трудовые функции работника, его должностные обязанности, пределы ответственности, а также квалификационные требования, которые предъявляются к занимаемой должности (Письма Роструда от 27.05.2022 N ПГ/13204-6-1 и от 31.10.2007 N 4412-6, сайт "Онлайнинспекция.рф", 2022).
Что такое должностные обязанности
Понятия должностных (служебных) обязанностей в трудовом законодательстве нет. На практике под ними понимают конкретные действия работника при выполнении трудовой функции, а также меры, которые ему следует принимать, чтобы достигнуть поставленных целей.
В определенных случаях при установлении требований к квалификации работника существует обязанность применять профстандарты (ч. 2 ст. 57, ст. 195.3 ТК РФ). В этих случаях в должностной инструкции необходимо указывать требования к квалификации из профстандарта.
В остальных случаях при составлении должностной инструкции можно, но не обязательно применять профстандарт (п. 10 Рекомендаций по применению профессиональных стандартов в организации (утв. ФГБУ "Всероссийский научно-исследовательский институт труда" Минтруда России), Письмо Минтруда от 04.04.2016 N 14-0/10/В-2253
В каком виде составлять должностные инструкции
Унифицированной формы для разработки должностной инструкции нет. Порядок разработки и требования к содержанию должностной инструкции законом не установлены, при этом их можно закрепить их в положении или приказе о разработке должностных инструкций.
Роструд в Письме от 27.05.2022 N ПГ/13204-6-1 указал на возможность оформить должностную инструкцию как приложение к трудовому договору или в виде отдельного документа.
Виды должностных инструкций и правила их подписания
Должностные инструкции подразделяются на:
- индивидуальные ― если несколько сотрудников работают на одинаковых должностях, но выполняют разные задачи. В такой инструкции пишут имя конкретного сотрудника и его обязанности;
- типовые ― если все сотрудники на одной должности взаимозаменяемы и выполняют одни и те же задачи.
Готовую должностную инструкцию утверждают приказом руководителя, а затем с ним ознакомляют сотрудников под подпись. Отказ сотрудника от подписи оформляют актом, который составляется в произвольной форме, поскольку нормативно утвержденной нет. Работника, не ознакомленного с инструкцией, нельзя привлечь к ответственности за её неисполнение.
Порядок ознакомления с должностной инструкцией нормативно не установлен, но его можно закрепить в локальном нормативном акте (например, в Правилах внутреннего трудового распорядка. В любом случае необходимо иметь материальное подтверждение ознакомления с ней работника. На практике применяют следующие способы такого подтверждения:
- лист ознакомления, который подшивают к должностной инструкции;
- журнал ознакомления работников с локальными нормативными актами, в котором также упомянуты должностные инструкции работников.
Ознакомление должно быть подтверждено собственноручной подписью сотрудника, или, если в компании введен электронный документооборот, то факт ознакомления должен быть отражен в информационной системе иным способом, например, посредством обмена электронными документами (ст. 22.1, ч. 3 ст. 68 ТК РФ).
Если должностная инструкция является приложением к трудовому договору, ознакомление происходит при подписании трудового договора, отдельно фиксировать его не нужно.
Работодатель также обязан выдать работнику копию его должностной инструкции, если последний подал соответствующее заявление. Это следует из ч. 2 ст. 22, ч. 1 ст. 62 ТК РФ, сайта "Онлайнинспекция.рф", 2021.
Зачем нужна должностная инструкция
- Для работодателя:
1. Четкость обязанностей. Должностная инструкция помогает четко определить обязанности и задачи, что снижает риск недопонимания между руководством и сотрудниками.
2. Оценка эффективности. На основании должностной инструкции можно оценивать результаты работы сотрудников и их соответствие установленным требованиям.
3. Управление кадровыми ресурсами. Помогает в планировании и распределении задач, а также в определении потребностей в обучении и развитии персонала.
4. Юридическая защита. В случае конфликтов или споров должностная инструкция может служить доказательством того, какие обязанности возлагались на сотрудника.
- Для сотрудника:
1. Понимание ожиданий. Сотрудник получает четкое представление о своих обязанностях и задачах, что помогает ему лучше ориентироваться в работе.
2. Развитие карьеры. Должностная инструкция может включать требования к квалификации и навыкам, что помогает сотруднику планировать свое профессиональное развитие.
3. Понятные KPI. Сотрудник осознает, что надо делать и что будет, если не выполнить требование. Например, в должностной инструкции прописано количество продаж в месяц.
4. Повышение ответственности. Сотрудник понимает свою роль в компании и важность выполнения своих задач.
5.Защита в суде. Сотрудник может отстоять свои права в суде. Должностную инструкцию можно использовать как доказательство того, что человека наказали без оснований.