Бюджет мероприятия. От суммы или от потребностей?

Бюджет мероприятия — это один из неотъемлемых ресурсов для любого мероприятия. Два основных метода формирования бюджета: от суммы и от потребностей.

Бюджет от суммы (или бюджет по верхней границе) основывается на предварительно установленной общей сумме, которая может быть выделена на мероприятие. Этот подход подразумевает распределение заранее определенной суммы по различным статьям расходов.

Преимущества

- Проще в планировании: если у вас есть фиксированная сумма, легче распределить ее по категориям и определить, сколько можно потратить на каждую из них.

- Контроль затрат: четкое ограничение позволяет избежать перерасхода и ужесточает контроль над финансами.

- Быстрое принятие решений: с фиксированной суммой легче принимать решения относительно сокращения затрат в случае необходимости.

Недостатки

- Ограниченность: зафиксированная сумма может не покрыть все реальные потребности мероприятия, что может привести к необходимости искать дополнительные источники финансирования.

- Риск недооценки: не всегда удается точно оценить, сколько потребуется на ту или иную статью, и все ли статьи учтены. Это может привести к нехватке средств.

Например, если вы проводили конференцию в одном регионе, необходимо проверить, будет ли ее бюджет релевантен другому региону, столице. Одни и те же услугу сильно разнятся.

Бюджет от потребностей предполагает, что вы сначала определяете все необходимые статьи расходов, а затем оцениваете, сколько средств потребуется для их покрытия. Этот подход обычно более детализирован и основан на реальных потребностях мероприятия.

Преимущества

- Гибкость: вы можете более точно оценить все расходы и впоследствии при необходимости пересмотреть бюджет.

- Понимание реальных затрат: более детализированный подход помогает лучше понимать, куда уходят деньги и какие статьи можно оптимизировать.

- Учет всех факторов: этот подход позволяет учесть множество факторов, таких как сезонность, рыночные цены и специфические требования к мероприятию.

Недостатки

- Увеличение времени на планирование: он требует гораздо большего времени и усилий на предварительное планирование.

- Сложность контроля: сложнее контролировать затраты, поскольку нет жесткого ограничения по сумме.

Например, если вы планируете конференцию и составляете бюджет от потребностей, вы можете начать с подробно описанного списка всех услуг: аренды помещений, оборудования, мебели, услуг технических специалистов, декораторов, промо-персонала, кейтеринга, охраны, фотографов, видеографов и так далее. Вы исследуете рынок и получаете цены на каждую услугу, что позволит вам более точно понять, сколько денег вам действительно нужно.

Как выбрать подход?

Определите цели мероприятия

Если мероприятия имеют четкие представительские, маркетинговые или какие-либо прочие цели, размер бюджета можно пересмотреть в зависимости от них. Например, если цель — мероприятие для повышения лояльности партнеров, возможно, имеет смысл использовать бюджет от потребностей.

Оцените свои ресурсы

Если вы ограничены в средствах и знаете, что не сможете выйти за пределы своей суммы, то бюджет от суммы будет более разумным решением. В случае, если у вас есть возможность исследовать и планировать, подойдет вложение в бюджет от потребностей.

Изучите рынок

Важно понимать, что стоимость услуг может варьироваться. Ознакомление с рыночными ценами поможет вам выбрать более подходящий подход к составлению бюджета и отбора поставщиков.