Руководители и HR в восторге: как HRM-система повысила скорость найма на 20%

Расскажем про внутренний продукт, который за два года разработки помог решить десятки бизнес-задач компании: от удобной аналитики и полной интеграции с командной платформой Mattermost, до автоматизации подбора кандидатов при помощи ИИ.

Для нашей компании Soft Media Group одно из важных направлений — аутстаффинг. По сути, предоставляем заказчикам специалистов-разработчиков «в аренду», с гибкой системой сотрудничества.

Разработчики ведут отчеты для клиентов в разных таск-трекерах: отмечают время и пишут комментарии, что сделали за этот период. Обычно речь идет о трех самых популярных: Jira, Redmine или YouTrack.

Но дополнительно отчеты требуются и нашему руководству. Чтобы можно было видеть, какие задачи решают разработчики, за какое время, и оценивать их эффективность. Причем вся работа проходит в Mattermost — это платформа для командного взаимодействия, работающая как корпоративный мессенджер. Аналог Slack.

В итоге разработчикам приходилось писать два типа отчетов — в таск-трекерах клиентов и для компании. Нетрудно догадаться, что на это уходило много времени, а человек мог легко забыть указать какие-то важные подробности.

Нашему директору по развитию пришла в голову мысль: а почему бы не автоматизировать весь процесс? И у таск-трекера, и у Mattermost есть API, по которым можно передавать любые данные. Не хватает только промежуточный платформы-буфера, в которой разработчик мог бы выбрать нужные таск-трекеры, указать период и нажать кнопку «Импорт».

А дальше все данные сразу же бы упаковывались в отчет и мгновенно передавались в Mattermost соответствующим руководителям. При этом информация могла бы храниться внутри компании для последующей аналитики. Сколько каждый сотрудник закрыл тикетов? В каких проектах участвовал? И так далее.

В общем, получится удобная платформа, которая позволит сотрудникам экономить время, а руководству — отслеживать продвинутые метрики. Давайте делать. Но тут возникли некоторые вопросы.

Первым делом мы решили изучить готовые решения на рынке, чтобы не тратить время. Но быстро стало ясно, что нужно разрабатывать самим. Готовой системы с подобным функционал нет, придется кастомизировать под себя. Это долго и дорого. Так почему бы IT-компании не создать продукт для себя же?

Для работы над проектом условились выделять разработчиков, не участвующих в данный момент в коммерческих проектах или находящихся в ожидании согласований. Речь идет об основных ролях: фронтендере, бэкендере, дизайнере, аналитике и тестировщике.

Понятно, что работа может идти не быстро, по мере загруженности специалистов. Но спешить особенно некуда, а сам проект стал бы отличной тренировочной базой, на которой разработчики смогут прокачивать навыки и «поддерживать себя в тонусе».

На проект назначили постоянного проджект-менеджера, заказчиком на первом этапе выступил директор по развитию. Вместе они составили подробное ТЗ и выделили базовые принципы:

Работа проходила так же, как и на большинстве коммерческих проектах: первичное согласование → аналитика → прототипы → дизайн → повторное согласование → разработка → тестирование → демо-релиз → релиз.

Как ни странно, процесс благодаря активной вовлеченности проджект-менеджера шел очень быстро — система заработала уже через пару месяцев. Разумеется, с заказчиками заранее согласовали возможность интеграции с таск-трекерами по API, никто не был против.

Систему назвали Workers, и все в компании сразу же оценили пользу от нее: заметная экономия времени разработчиков, удобные отчеты и простая интеграция с сервисами. Очевидно, что нужно расширять функционал. И после обсуждений решили помочь в первую очередь HR отделу.

Команда провела CustDev внутри компании и зафиксировала основные проблемы, с которыми сталкивался отдел рекрутинга. Но начать решили с самой наболевшей — отпуска.

Представьте, что сотрудник Николай вовлечен в 3-4 проекта. Просто так в отпуск не уйти, иначе работа по каждому встанет. Как минимум нужно заранее предупредить всех причастных проджект-менеджеров и тимлидов, чтобы можно было учесть отпуск при планировании. А еще с сотрудником взаимодействуют руководители со своими задачами, бухгалтерия и другие — всех нужно предупредить.

Если умножить на десятки сотрудников, которые могут уйти в отпуск одновременно, получится проблема: без автоматизации есть высокий риск получить хаос в работе компании.

Новая задача — новое ТЗ и весь этап согласования. В итоге всего за пару месяцев реализовали нужный функционал. Если кратко, приложение само подтягивает данные из ERP системы, аккумулирует и передает в виду уведомления всем заинтересованным сторонам в Mattermost.

Два реализованных функционала получились настолько удобными, что решили расширяться дальше и все больше кастомизироваться под специфику бизнес-процессов компании. Причем драйверами идей выступали не только руководители, но и обычные сотрудники.

Мы внедрили функционал, который позволял свободно написать проджект-менеджеру и предложить какое-то улучшение. Он анализировал и принимал решение, имеет ли смысл внедрять новую фичу. Дальше все предложения еженедельно согласовывались со стейкхолдерами, и брались в работу в порядке приоритизации.

Например, так мы реализовали две классных фишки.

Библиотека. Внутренний электронный ресурс, на котором выкладывалась любая интересная и полезная литература: от интересных учебников по алгоритмам до художественных романов. Разумеется, реализовали механизм модерации.

Корпоративный магазин. В компании на дни рождения, праздники или за качественную работу сотрудники получают подарки. Раньше все организовывал HR отдел, и суммарно на это уходило до 300 часов в год. В Workers внедрили новый механизм: у сотрудника есть корпоративная валюта и виртуальный счет, а также список доступных покупок — этакий интернет-магазин. Каждый человек выбирает, что ему хочется, кидает в корзину, и дальше идет централизованная закупка подарков.

Но были и более масштабные функциональный расширения. Вот лишь некоторые примеры.

По каждому сотруднику есть единая система хранения данных.

Например, такой подход позволяет легко подобрать наиболее подходящих для проекта разработчиков.

Система автоматизации подбора и найма персонала с ИИ-интеграцией. Процесс выглядит примерно так:

Процесс найма персонала упростился в разы

Еще одна «головная боль» для HR, которую мы автоматизировали. Весь процесс адаптации фиксируется в системе: выполненные задачи, затраченное время, результаты промежуточных тестов. В зависимости от разных критериев, создает система опросов и автоматически отправляется в Mattermost или в мессенджере.

Позволяет оценить, что соискателям понравилось, а что вызвало трудности. Отличный инструмент обратной связи для компании.

В компании регулярно проводится сбор обратной связи по сотрудникам разными методами:

А еще в Workers формируется множество дополнительных HR метрик: eNPS (индекс чистой лояльности сотрудников), коэффициент текучести кадров (КТК) и другие.

Всего за два года активной работы над Workers внедрили более 50 разных функциональных решений и закрыли свыше 1000 мелких задач. Над системой постоянно работают два фронтенд и два бэкенд разработчика, дизайнер, аналитик, тестировщик, тимлид и проджект.

Получился полноценный IT-проект, который еще и позволяет сотрудникам постоянно прокачивать свои навыки.

В итоге Workers превратился в глубоко автоматизированную HRM систему, кастомизированную под специфику бизнес-процессов нашей компании. В ней уже реализована интеграция с тремя основными таск-трекерами (Jira Tracker, Redmine или YouTrack), Mattermost, 1С, Битрикс, hh.ru и Talantix, Telegram и почтовыми сервисами.

Вот какие результаты для бизнеса в итоге получились:

Но мы не собираемся останавливаться, и продолжаем развивать Workers. В ближайших планах:

Но уже сейчас мы готовы внедрить подобную HRM систему в рамках коммерческого проекта. Благо за три года работы над Workers накопился значительный опыт.