Сказочные возможности цифровизации расчета цены закупки
В этой чудесной статье мы расскажем об инструментах, позволяющих «магическим» образом повысить эффективность работы по расчету цены закупки. Предварительный расчет цены закупки необходим бизнесу как для планирования бюджетов, так и в качестве установки ориентира
Появление компьютера в жизни человека обеспечило возможности, которые в средние века однозначно были бы восприняты как магия и волшебство. Для современного же поколения это уже обыденность. Продукты и товары мы покупаем с экрана телефона, навигаторы подсказывают нам направление движения, мы оплачиваем квитанции из дома и имеем возможность удаленной командной работы и из любой точки мира.
Цифровизация обеспечила широкую доступность огромных массивов данных, которые необходимы для успешного ведения бизнеса. Созданы и успешно функционируют федеральные базы данных с информацией о компаниях, их компетенциях и опыте работы, истории их закупок и поставок. Все это позволяет вывести закупочную деятельность на новый уровень, повысить конкурентность, существенно снизить риски выбора ненадежного поставщика или закупки по завышенной цене.
В этой статье мы рассмотрим некоторые «сказочные» возможности, которые уже сегодня реализованы в цифровом сервисе Effect по расчету цены закупки. Под словом «сказочные» мы будем понимать достаточно трудоемкие задачи, которые выполняются без участия, или с минимальным участием человека.
1. «Скатерть-самобранка» для создания коммерческих предложений
На шаге запроса цены важнейшее значение имеет качественное описание потребности. В части работ и услуг одним из наиболее трудозатратных действий является определение последовательности этапов выполнения работ и подбор необходимых расценок в каждом этапе. Кроме того, отсутствие единой терминологии в части наименований расценок и самих работ/услуг может приводить к повышенным трудозатратам как на формирование шаблона коммерческого предложения закупщиком, так и на последующее заполнение этого шаблона поставщиком.
Сервис расчета цены закупки Effect превращает в сказку работу по запросу цены, так как обладает следующими возможностями:
- Предложит выбрать метод расчета цены, оптимальный для данной закупки;
- Самостоятельно определит подходящий формат шаблона КП (коммерческого предложения), учитывающий всю специфику данной закупки;
- Самостоятельно сформирует структуру и наполнение типовыми расценками (на основе исторической информации по аналогичным закупкам в прошлом);
- Автоматически выявит расценки-синонимы и предложит свести их к единому наименованию.
2. Свет мой зеркальце скажи, поставщиков мне покажи
Для расчета цены закупки методом сбора коммерческих предложений довольно часто закупщику приходится искать поставщиков в интернете, обзванивать знакомых и тратить на это до нескольких дней. При этом, один человек физически не способен рассмотреть всех подходящих поставщиков, которые есть на рынке и могли бы направить ему свои актуальные расценки.
В такой ситуации на помощь приходит «волшебный» модуль поиска поставщиков Effect, который по заданному предмету закупки самостоятельно обеспечит:
- Поиск среди тысяч поставщиков на открытом рынке с опытом участия в схожих закупках;
- Поиск поставщиков во внутренних базах данных Компании;
- Предупреждение о найденных ненадежных поставщиках;
- Рассылку автоматически сформированного запроса цены;
- Контроль сроков получения ответов.
3. «Ковер-самолет» для быстрого получения цен от поставщиков
Участие в анализе рынка и предоставление предварительных коммерческих предложений часто воспринимается поставщиками негативно, ввиду высоких трудозатрат на их формирование. Как правило, приходится работать с документами в разных форматах, скачивать документы, открывать, вносить однотипные данные, печатать, подписывать и формировать ответное письмо.
В целях повышения собираемости ответов поставщиков нужно постараться максимально облегчить им труд по заполнению КП, реализовав в автоматизированном сервисе следующие возможности:
- Удобный ввод данных в поля веб-формы;
- Автозаполнение КП ранее введенными ценами;
- Электронное подписание КП;
- Возможность загрузки цен в виде файла.
4. По щучьему велению, по моему хотению – посчитайся цена сама
Ну и вишенка на торте – автоматизация самого расчета начальной максимальной цены закупки. В отличие от простейших калькуляторов расчета цены, сервис Effect предлагает широкие функциональные возможности в части расчета цены в сочетании с удобным визуальным интерфейсом:
- Просмотр аналитики по ценам разных поставщиков, с подсветкой медианных цен;
- Отображение динамики изменения цен, если направлялись запросы на снижение стоимости;
- Расчет коэффициента корреляции для нормализации выборки цен;
- Использование исторических расценок для расчета цены методом исполненных контрактов или смешанным методом;
- Настройка правил расчета (по средним или минимальным ценам);
- Выгрузка расчета НМЦ в удобном формате.
Заключение
В ходе разработки автоматизированной системы расчета цены закупки Effect мы постарались включить в функционал решения максимум «сказочных» возможностей, которые пользователи вправе ожидать от современной системы анализа рынка. В ходе опытной эксплуатации сервиса у нас была возможность собрать обратную связь от сотен профессионалов-закупщиков, которые на ежедневной основе используют данный инструмент в своей работе. Сервис постоянно совершенствуется, мы расширяем функционал и перечень специализированных видов шаблонов, добавляем новые методы расчета цены и повышаем степень интеграции сервисов между собой.
В одной из следующих статей мы подробно расскажем, как работает самообучающийся справочник наименований расценок, который накапливает в себе знания о том, какие расценки и на каком этапе требуются для выполнения той или иной услуги.