Поиск поставщиков и запрос цен на МТР

Закупка материально-технических ресурсов (МТР) характеризуется несколькими особенностями. В первую очередь это работа с широким рядом номенклатурных позиций, формирование категорийных стратегий для наиболее значимых классов МТР и непрерывный мониторинг деятельности поставщиков и производителей в целях обеспечения бесперебойных цепочек поставок товаров. Процессы импортозамещения привели к переориентации бизнеса на работу с отечественными поставщиками. В рамках этих активностей большую пользу может принести автоматизация двух ключевых операций анализа рынка:

В линейке цифровых сервисов для анализа рынка Effect разработаны специализированные версии сервисов, учитывающих специфику работы с многопозиционными закупками МТР, о которых мы сейчас расскажем более подробно.

Как мы уже отмечали ранее, при создании сервиса «Поиск поставщиков» была реализована технология нейросетевого поиска поставщиков, обладающих опытом в поставках товаров/работ или услуг, указанных в наименовании предмета закупки.

В случае с закупками МТР в сервис была дополнительно добавлена опция поиска по наименованию класса МТР. Под классом МТР мы понимаем группу однородных МТР, объединенные по некоторым общим признакам (названию, схожими свойствами или характеристиками).

Например, если мы ищем поставщиков для закупки, в которую входит с десяток позиций труб стальных разного диаметра, мы можем запустить всего один поиск по классу МТР «труба стальная» и получить на выходе перечень поставщиков, имеющих опыт поставок таких труб.

По каждому найденному поставщику система в режиме реального времени рассчитает и покажет интегральную оценку надежности, а также подсветит наиболее значимые стоп-факторы и предупреждающие сигналы (например, включение поставщика в реестр неблагонадежных поставщиков, прохождение процедуры банкротства или приостановка операций по счету). Все эти данные собираются в режиме реального времени из доверенных государственных источников, таких как базы данных ФНС, Минфина, Росстата, Казначейства и прочих.

На основе этой информации закупщик может отобрать наиболее релевантных и надежных поставщиков, которых он хотел бы пригласить к участию в закупке, или запросить у них текущие цены, для планирования бюджета или плановой стоимости закупки.

Система позволяет произвести массовую рассылку писем, по уточнению заинтересованности в сотрудничестве, при этом письма сформирует сама. На основе собранных ответов будут сформированы итоговые шорт-листы из поставщиков, желающих принять участие в закупке или подаче коммерческих предложений.

Автоматизированный процесс расчета цены в сервисе Effect для многопозиционной закупки по группе оборудования состоит из нескольких последовательных шагов:

Сценарий расчета цены закупки начинается с загрузки в систему данных о потребностях в материально-технических ресурсах. Завести потребность очень просто, так как в системе есть унифицированный шаблон, со всеми необходимыми полями для описания потребности: наименованием, количеством и единицами измерения, кодами и наименованиями классов МТР и пр.

Создание запроса на расчет цены закупки начинается с выбора позиций МТР, для которых нам нужно рассчитать цену. Далее, необходимо ввести общие параметры запроса (наименование запроса и сроки сбора ценовых предложений), приложить документы с описанием потребности (технические задания, спецификации, опросные листы и т.п.), чтобы поставщики могли понять, что именно мы хотим у них купить.

Для завершения формирования запроса остается выбрать поставщиков, по которым нужно будет произвести рассылку, например, воспользоваться интегрированным сервисом «Поиск поставщиков».

Следующим шагом система выполняет массовую рассылку запроса на расчет цены по выбранным поставщикам. Перед отправкой, пользователь может просмотреть автоматически сформированный шаблон сопроводительного письма с комплектом приложенных документов и уточнить адресатов рассылки.

В процессе рассылки каждый поставщик получает на электронную почту письмо с просьбой о предоставлении коммерческого предложения в определенные сроки и ссылкой на страницу ввода данных о ценах. Поставщик вводит данные о ценах, при этом он может предложить товары-аналоги по отдельным позициям. Цены от поставщиков автоматически привязываются к позициям потребности в запросе и доступны для просмотра пользователям системы.

После получения ответа от поставщиков активируется функционал расчета цены закупки в соответствии с выбранным методом расчета.

Уникальной особенностью реализации сервиса расчета цены закупки для МТР является возможность использования исторических цен и расчет начальной максимальной цены смешанным методом. Если в компании ведется учет закупочных цен по ранее заключенным договорам в разрезе отдельных позиций, то эти данные можно загрузить в сервис и использовать в расчете цены любой закупки.

Ручной сбор данных о текущих и исторических ценах на отдельные позиции товаров и услуг был и остается крайне трудозатратной задачей ввиду ограниченности доступа к ценовой информации и сложности выделения единичных расценок из общей стоимости договоров.

Опыт внедрения цифровых закупочных сервисовEffectв различных компаниях показал существенное ускорение процесса анализа рынка и увеличение более чем на 50% среднего числа участников на каждую закупку. Используя результаты цифровизации, сегодня закупщик тратит несколько минут на ту работу на которую раньше уходило до нескольких дней.