Как найти хорошую площадку для конференции: гайд от душного ивентора

Недавно мы закрыли очередное крупное событие на 1000 человек, и я поняла, что пора поделиться главными инсайтами по выбору площадки. Я знаю – 50% успеха мероприятия зависит от правильно выбранной площадки. И сегодня расскажу, как не попасть на те же грабли, на которые наступала я раньше.

1. Размер реально имеет значение

Когда менеджер площадки говорит "зал на 1000 человек", первое, что я делаю – достаю свой калькулятор. Потому что по опыту знаю: нужно умножать заявленную площадь минимум на 1.5.

Реальный кейс: недавно делали конференцию для компании. Площадка заявляла "свободное пространство на 1500 человек". Приезжаю на замер:

- Колонны посреди зала (привет, слепые зоны)

- Потолки 3.2 метра (экран будет видно только первым трем рядам)

- Гардероб на 300 вешалок (это на полторы тысячи гостей, серьезно?)

2. Логистика решает всё

История из жизни: две недели назад была на проверке топовой площадки. По фоткам – огонь. По факту:

- От метро 25 минут пешком через промзону

- Парковка на 50 машин (это на 1000 человек, ага)

- Грузовой лифт один, да и тот постоянно занят

А у меня есть желтая карточка для таких моментов: если путь от метро больше 10 минут – сразу считаем логистику и закладываем сопровождение в смету.

3. Техника – твой враг или твой друг

Самая большая боль – это когда площадка говорит "у нас все есть". Спойлер: обычно это значит, что есть:

- Проектор 2015 года (который еле светит)

- Колонки от караоке-системы (потому что "зачем вам больше?")

- Wi-Fi на 3G скорости (но это не точно)

За годы работы я составила чек-лист из 50+ пунктов. Каждый пункт – это реальная история и валерьянка в моей сумке. Вот самые критичные моменты:

По площади:

- Зал должен быть минимум на 30% больше "посадки"

- Высота потолков от 4 метров (иначе привет, духота)

- Отсутствие колонн или минимум слепых зон

- Гардероб из расчета +20% к количеству гостей

По основным бытовым моментам:

- Мощность электросети (спросите про фазы)

- Резервные линии питания (история про внезапное отключение электричества – не выдумка)

- Кондиционирование из расчета +30% мощности от нормы

- Интернет-канал с гарантированной скоростью от 100 мбит/с

По логистике:

- Время монтажа/демонтажа (реально считайте ночные часы)

- Грузовой лифт (проверьте размеры своего оборудования)

- Места для складирования (вы же не хотите, чтобы ваши коробки стояли у всех на виду)

1. Делайте замеры в час пик

Недавно проверяла площадку утром – красота. Приехала в час пик – а там пробка на въезд на 40 минут. Угадайте, во сколько у нас начало конференции?

2. Проверяйте документы

История из жизни: за день до мероприятия узнать, что у площадки нет разрешения на массовые мероприятия – такое себе. Теперь первым делом запрашиваю все документы.

3. Считайте реальные косты

Недавно сравнивали две площадки:

- Первая: аренда 700к, но есть основное оборудование

- Вторая: аренда 400к, но без оборудования

Угадайте, какая в итоге вышла дешевле? Правильно, первая. Потому что на вторую пришлось довозить оборудования на 400к.

Хорошая площадка – это как хороший фундамент. Накосячить с ним – значит похоронить все мероприятие. Поэтому:

- Проверяйте все лично

- Не ведитесь на красивые рендеры

- Считайте полный бюджет со всеми допами

А чтобы вам не наступать на те же грабли, что и я – забирайте мой чек-лист. В нем все пункты проверки площадки от полов до потолков. Даже если вы новичок в ивентах – с ним справится каждый.

Переходите в мой телеграм канал https://t.me/trukhacheva_event и забирайте чек-лист в закрепленном сообщении.

И да, давайте признаем: идеальных площадок не бывает. Но бывают качественно подготовленные мероприятия. Берите мой чек-лист, и пусть удача всегда будет на вашей стороне 🙌

П.С. А в следующий раз расскажу, как мы провели конференцию на 3000 человек в помещении, где даже стульев не было. Но это уже совсем другая история... 😉