Чемоданчик организатора: то, что спасет любое мероприятие от провала
Друзья, сегодня поговорим про главное сокровище любого ивентора – тот самый чемоданчик организатора. Знаете, как голливудские саперы всегда выбирают между красной и синей проволокой? Так вот, у меня в чемоданчике есть обе, и еще десяток других цветов. ))
В моих сметах всегда есть пункт - канцелярия и расходники примерно на 15-20 тысяч рублей. И иногда некоторые клиенты спрашивают - да что там на такую сумму, ты список напиши, я тебе из офиса привезу.
Но знаете, когда я присылаю им этот перечень - удивительным образом вопросы заканчиваются, и остается только один комментарий – вот это вы запарились, молодцы.))
Итак, что реально должно быть в чемоданчике
1. Отдел "Приклеить-прибить":
- Двусторонний скотч разной ширины (от 2 мм до 50 мм)
- Армированный скотч (тот самый серебристый, который держит вообще всё)
- Малярный скотч (для разметки и временных конструкций)
- Прозрачный скотч (узкий и широкий)
- Клей-момент (тюбик и гель)
- Суперклей (с активатором, чтобы застывал моментально)
Кейс из жизни: однажды двусторонний скотч + армированный скотч спасли фотозону на улице, которая решила "прилечь отдохнуть" за 15 минут до захода гостей из-за слишком сильного ветра. Конструкция простояла 8 часов и пережила даже танцы участников!
2. Отдел "Инструменты сапера":
- Мультитул (тот, который и нож, и плоскогубцы, и отвертка)
- Канцелярские ножи (минимум 3 шт, они вечно теряются)
- Ножницы разных размеров (обычные и закройные)
- Плоскогубцы с длинными губками (для работы с проводами)
- Набор отверток
- Степлер строительный (кто знает, когда решит прилечь раус сцены от сидения на нем)
- Рулетка + уровень
Реальный случай: на конференцию заказали кубки, которые можно было раскрутить только пассатижами, потому что руками гайку открутить для установки было невозможно.
3. Отдел "Бумажный король":
- Маркеры (черные и цветные, тонкие и толстые, для флипчарта и перманентные)
- Ручки разных цветов (минимум 10 шт)
- Бумага А4
- Стикеры всех размеров и цветов
- Папки с файлами
- Степлер обычный + запас скоб
- Планшет с зажимом
4. Отдел "Да будет свет":
- Удлинитель на 5 розеток (с защитой от перегрузки)
- Переходники всех возможных типов
- Батарейки (AA, AAA, CR2032)
- Power bank на 20000 mAh (минимум 2 шт)
- Базовые провода (USB всех типов, Jack 3.5, HDMI)
- Изолента (черная, белая, цветная)
Случай из практики: спикеру срочно нужно было переделать презентацию на своем мак, а пульт принимал только флешки USB. Переходник помог наиболее оперативно решить вопрос.
5. Отдел "Скорая помощь для одежды":
- Швейный набор (черные и белые нитки, набор иголок)
- Клей для ткани
- Булавки (обычные и английские)
- Резинки
- Зажимы для одежды
- Мини-отпариватель
- Щетка для одежды
- Пятновыводитель карандаш
Порванный за 5 минут до выхода пиджак спикера? Швейный набор + английские булавки, и через 3 минуты он уже как новый! Умеем, практикуем.)
6. Отдел "Бытовая магия":
- Влажные салфетки (обычные, от пятен и антибактериальные)
- Бумажные полотенца
- Пакеты разных размеров
- Перчатки
- Аптечка базовая
- Портативный вентилятор
7. Отдел "Бумаги решают":
- Схемы площадки (все варианты расстановки)
- Контакты всех служб и подрядчиков
- Тайминги (общий и поминутный)
- Бланки актов и накладных
- Копии договоров и согласований
- Распечатанные сертификаты на технику и декор
Профессиональные лайфхаки:
1. Дублирование критически важного:
- Основные инструменты в двух экземплярах
- Расходники с запасом 200%
- Распределение по разным местам хранения
2. Распределение по команде:
- Каждому координатору – базовый набор
- Техническому директору – расширенный комплект
- На площадке – стационарный запас
Главные правила:
1. Никогда не экономьте на качестве инструментов
2. Обновляйте набор под специфику мероприятий
3. Держите все в одном месте перед глазами
4. Всегда имейте запас самого неожиданного
P.S. Кстати, знаете что самое приятное? Когда клиент в панике прибегает с "У нас катастрофа! У спикера видна грудь в разрезе платья, мы не сможем забрать контент в соцсети, все пропало", а ты достаешь из чемоданчика булавку и спокойно говоришь "Сейчас все исправим".
P.P.S. А расскажите, что у вас всегда есть в чемоданчике организатора? 🤔