На монтаже все идет не по плану: 5 ситуаций, которые сделали нас сильнее

Друзья, помните то чувство, когда ты уверен, что все пойдет по плану, потому что ты сотню раз все проверил? Вот знайте, когда оно есть у меня, все равно все пойдет не так.))
Мы в команде всегда смеемся: Если на монтаже все ужасно, то само событие пройдет идеально.))Ну а пока 5 веселых историй из практики. Когда ты думаешь, что предусмотрел все...

Звонок от площадки в ночь перед монтажом: "У нас небольшая проблема с грузовым лифтом". А у нас по райдеру:

- LED-стена 6х4 метра

- 8 станций задника

- 40 кВт света

- 2000 стульев (привет, рассадка)

- Декор на 200 квадратов

Что делать, когда надо поднять 3 тонны оборудования на 4 этаж?

- Пересчитали логистику по минутам

- Организовали систему грузчиков как конвейер

- Добавили еще одну бригаду на площадку

В итоге: уложились даже быстрее, чем планировали по основному графику. А еще получили скидку от площадки, которая перекрыла стоимость грузчиков и еще подрезала косты по смете 😉

Подключаем первые линии, и тут главный инженер выдает: "А у вас заявка на мощность не согласована". При том, что все схемы были подписаны месяц назад!

А в работе звук, свет, экраны, кейтеринг и стенды партнеров.

Как решили:

- Подняли всю переписку (вот зачем нужно хранить даже "неважные" имейлы и записывать зумы)

- Нашли компромисс по распределению нагрузки

- Привезли генератор на отдельную линию для кейтеринга

Наступает момент установки брендинга, и тут понимаем – все не то:

- Цвета на три тона темнее

- Размеры меньше

- Не хватает боковых элементов

Что сделали:

- Подключили резервную типографию (работают 24/7, если дружить с основателем)

- Перекроили имеющиеся конструкции (да, подпилить можно даже железный конструктив)

- Добавили LED-подсветку для коррекции цвета

Результат получился даже интереснее изначальной задумки!

Утро монтажа. Температура в зале +32. Вентиляция отключена по регламенту, потому что “Мы обычно на монтаж не включаем электроэнергию, вы же платите меньше за эти сутки. У нас вообще на сегодня по плану стоит проверка систем”. На площадке 40 монтажников и 8 часов работы впереди.

Наше решение:

- Договорились об отдельном режиме климат-контроля

- Организовали систему смен каждые 45 минут

- Поставили кулеры с водой в каждой рабочей зоне

За два часа до заезда клиента приходит пожарная инспекция. Им нужны:

- Сертификаты на все материалы

- Акты по электробезопасности

- Схемы эвакуации

- Документы на конструкции

Как справились:

Тут все просто - у вас итак должны быть все эти документы, просто не забывайте об этом. И тогда любая проверка не принесет проблем, если только это не запланированная диверсия.
А о решении такой ситуации я как раз рассказывала у себя в телеграм-канале. В нем, кстати есть закрепленное сообщение с чек-листом, в котором я собрала все пункты проверки площадки от полов до потолков. Даже если вы новичок в ивентах – с ним справится каждый. Переходите в мой телеграм-канал https://t.me/trukhacheva_event и забирайте чек-лист в закрепленном сообщении.

1. Готовность к любым поворотам:

- Три варианта решения каждой задачи

- Контакты всех служб быстрого реагирования

- База проверенных подрядчиков 24/7

2. Сила в команде:

- Четкое распределение задач

- Мгновенная мобилизация

- Взаимозаменяемость на ключевых позициях

3. Документация решает:

- Все важные документы в трех местах

- Архив переписки по каждому согласованию

- Чек-листы на любую ситуацию

1. До монтажа:

- Фиксируем все договоренности письменно

- Проверяем наличие всех документов

- Готовим запас по каждой позиции

- Создаем систему быстрого реагирования

2. На монтаже:

- Ведем тайминг с запасом 30%

- Контролируем каждый этап

- Держим связь со всеми службами, а не пьем чай в гримерке

- Фиксируем все изменения для дальнейшего подтверждения подрядчикам и клиенту

P.S. Кстати, эти мероприятия получили потом самые высокие оценки NPS от клиентов и их гостей. И знаете что? Именно те решения, которые мы нашли во время форс-мажоров, сделали его действительно уникальным