Как не провалиться на защите своего события: секреты успешных презентаций

Каждый из нас хотя бы раз в жизни сталкивался с необходимостью публично защищать свой проект — будь то тендер, конкурс, премия или экзамен.

И, пожалуй, многим знакомо то странное чувство недоумения, когда после долгой подготовки результат оказывается не таким, как ожидалось. Почему одни проекты получают признание, а другие, казалось бы не менее достойные, остаются без внимания?

За годы организации мероприятий я участвовала во множестве защит и конкурсов, наблюдала за работой жюри изнутри и снаружи, и хочу поделиться своими наблюдениями. Эта статья — результат тщательного анализа успешных и провальных защит, включая собственный опыт побед на престижных event-премиях.

Первое, о чем стоит задуматься еще до подачи заявки: действительно ли ваш проект достоин участия в конкурсе? Это может звучать жестко, но необходимо трезво оценивать шансы.

К сожалению, если ваш главный результат — люди в зале конференции и хорошо вставленный кейтеринг — проект не пройдет даже в шорт.

Да, даже если клиент остался в восторге, и если у вас сотни положительных отзывов, — реальность конкурсов может быть безжалостной.

Реальный пример: Для одной премии мы создали огромную статую Давида на фотозоне. Это был не просто декоративный элемент — он стал инструментом, который значительно увеличил количество пользовательского контента от участников в социальных сетях.

Мы превратили эстетическое решение в маркетинговый инструмент с измеримыми результатами.

Лучше оценить свои возможности сразу, чем тратить огромные деньги на заявку, участие и остаться ни с чем.

Отчетный ролик о мероприятии и презентационный ролик для защиты проекта — это два совершенно разных продукта. Первая и наиболее распространенная ошибка — использовать для защиты обычный отчетный ролик.

Я смотрела очень много роликов, в которых были красивые люди, яркие эмоции, интересный декор, но абсолютно не было понятно никаких целей и результатов проекта.

Важно! Жюри оценивает не красоту вашего мероприятия, а его эффективность. Если в ролике заявлен охват в 50 миллионов, но не указана изначальная цель, невозможно понять, успешен ли результат.

Если были объявлены результаты проекта, но не было целей, никак не понять: 50 млн охвата — это супер круто или должны были сделать 100 млн, и это в 2 раза хуже?

Даже самый профессионально смонтированный ролик не гарантирует успеха, если презентация проекта будет слабой. У вас есть всего 3-5 минут, чтобы влюбить жюри в ваш проект.

Отрепетируйте свою презентацию до автоматизма. Запишите себя на видео, проанализируйте слабые места. Выступление должно быть живым, но уверенным.

Выучите вы 3 минуты текста, ну правда, не сложно же.

В идеале — выходить вместе с клиентом на сцену. Это сразу приносит +100500 очков. Ведь если ваш клиент также радеет за продукт, значит, он точно добился с ним хороших результатов для себя.

Присутствие довольного клиента на защите — мощнейший аргумент в пользу вашего проекта. Если клиент не может присутствовать лично, включите в ролик его видеообращение с отзывом.

Одеться по дресс-коду или связать одежду с проектом —так картинка гораздо интереснее смотрится.

Когда ролик, дресс-код и спикер на сцене идентичны и связаны между собой - сразу заметно, что компания готовилась до мелочей.

Ваш внешний вид должен соответствовать концепции проекта или подчеркивать его ключевые элементы. Это создает целостность презентации и демонстрирует внимание к деталям.

Пример из практики: На защите проекта молодежного фестиваля команда организаторов вышла в футболках с дизайном мероприятия и устроила небольшой перформанс, который в сжатой форме передавал суть всего события. Жюри было впечатлено таким подходом, и проект занял первое место.

Мы все любим мемчики, а особенно те, кто отсидел уже часов 5 и отсмотрел под 50 проектов.
Развлеките жюри и привлечете их внимание к своей персоне и проекту.

Жюри — это прежде всего люди, которые могут устать после десятков однотипных презентаций. Удачная шутка или забавный случай из процесса организации мероприятия могут сделать вашу презентацию запоминающейся.

Реальный случай: Я вписала пару трешовых историй в свои 3 минуты текста. Как минимум, это заставило жюри улыбнуться и посмотреть на меня, а как максимум — засмеяться и порадоваться за успешное решение сложных проблем.

Помимо основной подготовки, существует ряд тактических приемов, которые могут значительно повысить ваши шансы на успех.

Внимательно прочитайте положение и правила оценки заявки. 50% успеха кроется там. Делайте ваш кейс точно по критериям оценки.

Каждый конкурс имеет свою систему оценки. Некоторые делают акцент на инновационности, другие — на эффективности или социальном воздействии. Адаптируйте свою презентацию под конкретные критерии.

Посмотрите на то, какие вопросы задают члены жюри ребятам, которые выступают до вас. Почти всегда у одних членов жюри схожие вопросы по всем проектам.

Это позволит вам:

Личный опыт: На одной из защит я заметила, что жюри особенно интересуется ROI проектов. Хотя в моей презентации уже были финансовые показатели, я решила сделать на них еще больший акцент и начать именно с них. Это сработало — вопросов было минимум, а оценки максимальные.

Очень много тех, кто не смотрит на экран во время защиты. Они либо читают что-то в документах, либо вообще просто залипают в свои телефоны.

Дублируйте ключевую информацию в аудиоформате:

Приводите максимальное количество исчисляемых показателей. Единицы контента, публикации, люди на площадке, публикации в СМИ — чем больше всего можно просто посчитать и сложить к А (цели) и Б (результаты), тем проще и понятнее ваши победы в реализации проекта.

Конкретные цифры всегда производят сильное впечатление:

Если вы впервые участвуете в конкурсе или премии, стоит рассмотреть возможность привлечения куратора или консультанта с опытом участия в подобных мероприятиях.

Если вы подаетесь первый раз — возьмите руку помощи. Вы точно не догадаетесь сами о многих моментах, которые важны именно для этой защиты.

Конечно, это стоит дополнительных денег, но в заявки итак уже вложено немало, и точно же хочется получить хорошие результаты.

Мы брали помощь и ни разу не пожалели. Во многом, 2 статуэтки в моих руках на последней премии — это работа нашего куратора.

За всеми техническими аспектами и тактическими приемами не стоит забывать о самом важном — вашей искренней вере в свой проект.

Любите свой проект. Рассказывайте о нем с самой большой искрой в глазах — если вы уверены в своем продукте — вы убедите в этом и жюри.

Энтузиазм заразителен. Когда вы говорите о своем проекте с искренним увлечением и гордостью, это чувствуется и передается слушателям. Ни один самый профессионально смонтированный ролик не заменит настоящей увлеченности и веры в то, что вы делаете.

В моей практике было несколько случаев, когда технически не самые совершенные презентации выигрывали благодаря харизме и искренности выступающих. Один из таких проектов был реализован с минимальным бюджетом, но команда так увлеченно рассказывала о том, как они преодолевали все трудности и какое влияние оказало их мероприятие на участников, что жюри единогласно присудило им победу.

Одно из качеств профессионального организатора — умение справляться с форс-мажорами. Это касается и процесса защиты проекта.

У нас есть определенные правила в работе. Для меня важно, чтобы у нас с клиентом были хорошие долговременные отношения, поэтому я не буду накручивать смету или придумывать какие-то еще фишки, чтобы заработать в моменте.

Этот же принцип применим и к защите проектов — честность и профессионализм всегда ценятся выше минутного блеска.

А чтобы вам не наступать на те же грабли при защитах проектов, что и я в свое время – забирайте мой чек-лист. В нем собраны все пункты по созданию своего проекта. Даже если вы новичок в ивентах – с ним справится каждый.

Переходите в мой телеграм канал https://t.me/trukhacheva_event и забирайте чек-лист в закрепленном сообщении.

Защита проекта — это особое искусство, которое требует тщательной подготовки, стратегического мышления и артистизма. Следуя рекомендациям из этой статьи, вы значительно повысите свои шансы на успех:

И помните: даже если ваш проект не получил заветную награду, сам процесс подготовки к защите — это бесценный опыт, который поможет вам расти как профессионалу и добиваться еще более впечатляющих результатов в будущем.

Удачи, впереди еще длинный наградной сезон!