Деловые мероприятия — это многофункциональный инструмент, который может работать на маркетинг, формирование имиджа, укрепление связей с партнёрами и тимбилдинг. С начала 2023 года спрос на event-площадки в России стал восстанавливаться после пандемии и экономических потрясений.
Чтобы площадка в полной мере способствовала решению поставленной задачи, важно не ошибиться с выбором. В статье расскажем о трёх факторах: местоположении, вместимости и техническом оснащении.
Локация: учитывайте, откуда и на чём добираются гости
Если основная часть гостей приедет на мероприятие из других городов, следует рассмотреть площадки в центре: как правило, там сконцентрировано большинство отелей. Совет особенно актуален для мероприятий, которые длятся несколько дней. В перерывах гостям будет чем заняться — от изучения достопримечательностей до походов по ресторанам. А приглашающая сторона потратит меньше денег и усилий на организацию досуга.
В случае, если гости добираются из разных концов города, идеальная локация — в пешей доступности от метро. Это позволит свести количество опоздавших к минимуму. И сразу узнайте, есть ли парковка, на сколько мест она рассчитана, сможете ли вы использовать её бесплатно или арендовать. Если парковки нет — выясните, есть ли поблизости хотя бы платный вариант. Возможность быстро припарковаться критически важна, когда в мероприятии участвуют бизнес-партнёры, не привыкшие пользоваться общественным транспортом.
Вы можете выбрать и локацию за городом, если она соответствует вашей концепции. Но учитывайте, что вам придётся позаботиться о развозке — это правило хорошего тона.
Площадь: рассчитывайте размер, исходя из количества участников, и избегайте чрезмерно больших помещений
Как понять, какого размера должна быть площадка? Опытные event-организаторы рекомендуют ориентироваться на следующие цифры: на одного человека должно приходиться от 2 до 4 м². Например, вы организуете мероприятие для 200 гостей. Ищите зал площадью от 400 до 800 м². Если это корпоративная встреча в формате коктейля, где гости, в основном, стоят, можно арендовать зал меньшей площади. А если планируется рассадка, лучше рассмотреть помещение побольше.
Важно не переусердствовать: не старайтесь поразить гостей масштабом. Зал на 1000 человек будет выглядеть пустым и неуютным, если конференция предполагает всего 200 участников. По этой же причине не стоит выбирать залы с зафиксированными рядами кресел — особенно если вы не знаете точного количества гостей. Большое количество пустых кресел, которые нельзя убрать, негативно скажется на общем впечатлении, а фотографии и видео будут выглядеть непрезентабельно.
Техническое оснащение: сформируйте список необходимого и не забудьте о проверке
Некоторые площадки предоставляют оборудование, другие — нет. Список зависит от специфики мероприятия, но в обобщённом виде выглядит так:
- аудиовизуальное оборудование для презентаций: звуковые системы, экраны, проекторы;
- микрофоны для спикеров;
- прожекторы и другие специальные осветительные приборы;
- программное обеспечение для видеоконференций.
Выясните, смогут ли вам предоставить всё необходимое — как правило, хорошие event-площадки изначально включают техническое оснащение в стоимость или вообще предоставляют его бесплатно. Если оборудования на месте нет, вам придётся его арендовать и организовывать доставку — а это потребует дополнительных трат. В этом случае также будет иметь значение наличие подъезда для грузового транспорта.
Заранее убедитесь, что оборудование в рабочем состоянии. При проверке микрофонов и колонок оцените акустику. Но имейте в виду, что при большом скоплении людей и реквизитов слышимость меняется, поэтому попросите аудио- или видеоматериалы с предыдущих ивентов, чтобы окончательно определиться.
Также полезно узнать об особенностях электрики — сколько в помещении розеток, где они расположены и на какую мощность рассчитаны. Для этого запросите поэтажный план. Так вы поймёте, выдержат ли сети предполагаемую нагрузку и понадобятся ли вам удлинители. И, наконец, уточните, есть ли у площадки специалисты технической поддержки — помогут ли они, если в ходе презентации что-то пойдёт не так.
Независимо от тщательности подготовки, любое массовое мероприятие связано с рисками. Всегда иметь в виду вероятность происшествий, от падения декораций и травм из-за неправильно размещённых конструкций до задымления или пожара, — обязанность организатора. Чтобы чувствовать себя уверенно до и во время ивента, важно застраховать свою ответственность.
«Ингосстрах» компенсирует ущерб, который причинён третьим лицам из-за непреднамеренных ошибок: вред здоровью жизни и имуществу входит в покрытие по умолчанию, но дополнительно в полис можно включить и моральный вред. Мы также возмещаем расходы на экспертизу, юридическую защиту и предварительную оценку ущерба. Подробнее узнать о плюсах и возможностях страхования ответственности устроителей мероприятий можно на нашем сайте.