Burning man: как перестать беспокоиться и начать жить многозадачному менеджеру

Хорошо бы не сойти с ума от 70 задач в день, не ночевать на работе и выкроить время для "нормальной" жизни.

3 месяца назад CEO компании ITSumma Евгений Потапов полностью изменил подход к обработке входящего потока задач, и вот что из этого получилось.

В 20-м веке жизнь и работа людей шли по плану. На работе (упрощая — можно представить завод) имелся четкий план на неделю, на месяц, на год вперед. Было понятно, какие у тебя задачи на ближайший день, и этих задач было определённое и выполнимое количество. Условно говоря: тебе надо выпилить 20 деталей. Никто не придет и не скажет, что деталей теперь надо выпилить 37, а кроме того, написать статью с размышлениями о том, почему форма этих деталей именно такая — и желательно вчера.

Внерабочая жизнь была устроена примерно так же: форс-мажор был реальным форс-мажором. Нет сотовых телефонов, тебе не может позвонить друг и попросить «срочно приехать помочь решить проблему», ты живешь на одном месте практически всю жизнь («переезд как пожар»), помочь родителям ты вообще думал «приехать в декабре на неделю».

Соответственно, в этих условиях сформировался культурный код, где ты чувствуешь себя удовлетворенным, если выполнил все задачи. И это было реально. Невыполнение всех задач — отклонение от нормы.

Сейчас все иначе.

Новые задачи могут отменить старые, изменить их приоритет, поменять саму постановку прежних задач. В этих условиях сформировать заранее план и потом его выполнять поэтапно практически невозможно. Ты не можешь на прилетевшую задачу «у нас срочный запрос от налоговой, надо ответить сегодня, иначе штраф» сказать «запланирую на следующую неделю».

Как с этим жить — чтобы оставалось время на жизнь вне работы? И можно ли применить какие-то рабочие алгоритмы менеджмента в повседневной, бытовой жизни? 3 месяца назад я кардинальным образом поменял всю систему постановки задач и контроля за ними. Результат — жить стало и лучше, и веселее. Хочу поделиться своим опытом, потому что уверен: многим читателям VC он точно будет полезен.

К нынешней схеме, о которой речь в этой статье, я пришел не сразу. Этому предшествовали довольно длительные размышления: я пытался понять, «а что не так?» Так вот, проблема заключается не в том, что задач стало сильно больше. Проблема в том, что наш социально-культурный код до сих пор настроен на выполнение «всех задач, запланированных на сегодня». Мы переживаем, когда планы ломаются, переживаем, когда мы не выполняем все, что было запланировано.

При этом школы и университеты до сих пор функционируют в рамках прежнего кода: есть заданный набор уроков, есть четко запланированные домашние задачи, и у ребенка формируется в голове модель, которая предполагает, что жизнь и дальше будет такой. Если представить себе жесткую версию, то в жизни, на самом деле, у тебя на уроке английского начинают говорить про географию, второй урок вместо сорока минут занимает полтора часа, третий урок отменяется, а на четвертом посреди урока тебе звонит мама и срочно просит купить и принести домой продукты.

Это и есть основная проблема. Нужно осознать и принять, что в 2019 году мы не можем управлять количеством входящих сообщений, мы можем управлять только тем, как мы к этому относимся и как мы, собственно, их обрабатываем. Не стоит переживать по поводу того, что прилетают все новые и новые запросы на изменение планов: мы больше не работаем на станках (за редким исключением), письма не ходят по месяцу (да, я оптимист), а стационарный телефон стал архаизмом. Стало быть, нужно менять процесс обработки сообщений, а текущую жизнь принять такой, какая она есть, и осознать, что прежний социально-культурный код не работает.

А если шагнуть на уровень выше, то тут можно поймать осознание, что просто хочется жить, извините, в гармонии с собой. Мне в определённый момент стало однозначно понятно, что не так происходит с обработкой жизненных и рабочих планов: сейчас «плохо», а я хочу, чтобы стало «хорошо».

Плохо: постоянное беспокойство — смогу ли сделать все, что пообещал сделать другим людям или себе? Тревога из-за того, что никак не могу добраться до дел, которые давно запланировал, ведь их приходится откладывать — из-за горящих задач или просто сложно было собраться и начать. Большую часть времени отнимают работа и быт — и мне плохо от того, что я не могу уделять время семье и отдыху.

Хорошо: я не ощущаю беспокойства, потому что знаю, чем я буду занят в ближайшее время. Отсутствие тревоги позволяет более качественно проводить свободное время, я не ощущаю регулярно чувство усталости, мне не приходится дергаться и переключаться на любые входящие коммуникации.

В целом, то, что я описал выше, можно свести к тезису «снижение неопределенности и неизвестности».Таким образом, техническим заданием миграции из «плохо» в «хорошо» становится что-то в духе:

• Модификация процесса обработки входящих задач — так, чтобы контекст переключался.
• Работа с системой постановки задач — так, чтобы хотя бы текущие дела и идеи не забывались и когда-нибудь были обработаны.
  
• Урегулирование предсказуемости завтрашнего дня.

Сложная и огромная задача состоит в том, чтобы понять и признать: сам входящий поток я изменить не могу. Ведь он — часть моей жизни, к которой я шёл (и пришёл) по доброй воле: плюсы такой жизни перевешивают минусы.У меня компания в 100 человек (я всегда хотел заниматься бизнесом), я занимаюсь интересной работой (это взаимодействие с людьми, в том числе для достижения рабочих целей — а мне интересна «социальная инженерия» и технологии), бизнес построен на «решении проблем» (а мне всегда нравилось быть «фиксером»), мне хорошо дома. В общем, мне всё нравится. За исключением «побочек», перечисленных в пункте «плохо».

И с учётом того, что такая жизнь мне нравится и входящий поток — часть этой жизни, я не могу его изменить. Но могу изменить обработку потока.

Каким образом? Я сторонник концепции, что идти надо от меньшего к большему — сначала решить самые наболевшие, при этом решаемые простыми изменениями проблемы, и шагать к большим изменениям.

Все изменения, которые я сделал, можно свести к трем направлениям; перечислю их от простых (для меня) к сложным:

1. Обработка и сохранение задач

Раньше:

Моей основной концепцией было то, что дела, которые есть у меня в голове, — самые важные.

Обработка задач у меня происходила в следующем режиме:

• задача, про которую помню — выполнить, как дойдут руки;
• входящая задача — если делается быстро, выполнить сразу как получил, если делается долго — пообещать, что сделаю;
  
• задачи, про которые забыл — сделать только тогда, когда про них напомнили.
  

С этим более-менее нормально жилось какое-то количество времени, пока «задачи, про которые забыл» не превратились в проблему, ибо:

• Практически каждый день прилетали забытые задачи, которые нужно было сделать край сегодня (хардкор, который добил, — смска от приставов о списании денег со счета за штраф ГИБДД перед вылетом в Штаты и срочная необходимость разобраться, пустят ли меня вылетать вообще).
• Огромное количество людей считает некорректным переспрашивать про просьбу и оставляет это в себе. Люди обижаются на то, что ты что-то забыл, если это личная просьба, а если это рабочая просьба — она в итоге превращается в пожар, который надо сделать сегодня (см. пункт первый).
  

Теперь:

Как бы мне ни было непривычно, я стал записывать все дела. Вообще все. При этом, занимаясь 10 лет менеджментом в айти, я понимаю, что «создать приложение» — таск обреченный, так же как «сходить к врачу». Поэтому я стал разбивать задачи на декомпозированные задачи в виде действий.

Так задача «сходить к врачу» превращается в задачи «выбрать, к какому врачу сходить», «выбрать время, когда можно пойти к врачу», «позвонить и записаться на приём». При этом я не хочу себя напрягать: каждую из задач вполне можно сделать в один из дней недели и быть довольным, что какой-то этап в задаче ты уже прошел.

Цель состоит в том, чтобы, натренировав в себе выгрузку всех (абсолютно всех) дел в любой трекер, следующим этапом перестать постоянно думать о них в фоновом режиме.Когда ты понимаешь, что все записано и рано или поздно до этого дойдешь — лично для меня беспокойство уходит.

2. Снижение реактивности.

Раньше:

Я всегда был реактивным человеком и получал от этого кайф: сразу отвечал на просьбы что-то сделать, старался незамедлительно выполнить поставленную в жизни или в быту задачу, в целом был максимально быстр, чувствовал кайф от этого. Это не проблема, но в проблему это превращается, когда подобная реакция становится инстинктивной. Ты перестаешь отличать, где ты реально нужен прямо сейчас, а где ситуация вполне может подождать.

Проблема еще и в том, что это становится источником негативных эмоций: если я не успел что-то сделать или забыл о том, что обещал отреагировать, опять же сильно расстраивался. А критично это стало в тот момент, когда количество задач, на которые инстинктивно хотелось моментально отреагировать, стало больше, чем физических возможностей это сделать.

Теперь:

Я научился не реагировать сразу. Сначала это было просто чисто техническое решение: на любой входящий запрос «пожалуйста, сделай», «пожалуйста, помоги», «давай встретимся», «давай созвонимся», я стал вместо реакции и даже вместо анализа того, когда я это сделаю, первой задачей ставить просто обработать этот входящий запрос и запланировать, когда я его выполню. То есть первой в трекере становится не задача выполнить то, что попросили, а задача «завтра прочитать, что написал Ваня в телеграме, и понять, могу ли я это сделать и когда это сделаю, если могу». Самое сложное тут — бороться с инстинктами: огромное количество людей по умолчанию просит быстрой реакции, и ты, привыкший жить в ритме такого реагирования, чувствуешь себя некомфортно, если не ответил человеку на просьбу сразу.

Но случилось чудо: оказывается, 9 из 10 человек, которые просят что-то сделать «вчера», вполне могут подождать до «завтра», когда ты доберешься до их дела, — если ты им просто сказал, что доберешься до него завтра. Это, вместе с записью дел и выполнением обещаний до них добраться, настолько облегчает жизнь, что тебе начинает казаться, будто теперь ты живешь в структурированном плане (а возможно, так это и есть). Нужна, конечно, большая тренировка, но, на самом деле, в условиях, когда ты принял для себя такое правило, этому быстро можно научиться. И это в огромной степени решает проблемы переключения контекста и невыполнения планов. Все новые задачи я стараюсь поставить на завтра, все просьбы, на которые раньше реактивно реагировал, также ставлю на завтра, а уже «завтра» с утра разбираюсь, что с этим можно сделать и когда. Таким простым образом, планы на «сегодня» становятся менее плавающими.

3. Фиксация внезапных дел и расстановка приоритетов

Раньше:

Огромная фрустрация возникала, когда вечером ты понимал, что не выполнил критические задачи, запланированные на текущий день. Чаще всего так случалось потому, что в течение дня возникали горящие дела, на которые реагировать надо было незамедлительно.

Теперь:

Я записываю все дела, которые сделал сегодня, сразу же после того, как их завершил. И к вечеру отсматривал получившийся список. Зашел поговорить юрист — записал, позвонил клиент — записал. Произошла авария, на которую надо отреагировать — записал. Позвонил автосервис и сказал, что машину надо привезти именно сегодня, чтобы ее отремониторовали к воскресенью, — записал. Это позволяет как понять, почему я не добрался до поставленных на сегодня задач, и не переживать из-за этого (если внезапные задачи того стоили), так и отфиксировать, где я мог менее реактивно обрабатывать входящие задачи (сказать сервису, что у меня не получается и я привезу машину только завтра, и узнать, что все-таки к воскресенью ее получится сделать, отдав даже завтра).

Кроме того, как я сказал вначале, количество задач каждого дня больше, чем я могу выполнить. При этом набор реактивных задач все-таки остается. Поэтому каждое утро я разбираюсь с поставленными на сегодня задачами: какие действительно пора сделать сегодня, какие можно перенести на завтрашнее утро, чтобы определиться, когда их стоит сделать; какие стоит делегировать, а какие можно вообще выкинуть.

Итак, концептуальные вещи прояснились. Но как реализовать всё это на практике, с помощью чего?

Все методологии ведения задач, которые я находил, описывают сразу конечное состояние процесса. «Вам нужно взять ToDoIst, разбить по проектам, интегрировать с календарем, делать ревью задач за неделю, приоритезировать их…» Это сложно начать делать сразу. Как и в программной разработке, я считаю, что нужно пользоваться методом прогрессивного джпега и действовать итеративно.

Итерация первая: Трелло, основные списки

Вначале я создал 4 списка. Использую десктопное и мобильное приложение.

• Дела — все задачи, которые приходят в голову, записывать сюда. И записывать сразу, как только они приходят в голову. «Выкинуть мусор» — задача. «Вымыть посуду» — задача. «Назначить планерку» — задача. Ну, и так далее. Даже самые очевидные и\или важные вещи могут быть забыты, если случилось что-то внезапное или просто был тяжелый день.

• Дела на сегодня — каждый вечер переношу дела из доски «Дела» в доску «Дела на сегодня». Если к вечеру часть дел будет там оставаться — это нормально, об этом чуть ниже. Со временем начинаешь понимать, сколько задач может быть в списке, чтобы большую их часть можно было сделать в запланированный день.
• Сделано сегодня. Эта доска — главный способ снизить тревогу «я ничего сегодня не сделал» и хороший путь для дальнейшей рефлексии по поводу самоорганизации. Записываю сюда все задачи, которые сделал сегодня, даже не из списка запланированных. «Позвонил Васе по поводу документов» — записал. «Попросили подписать бумаги» — записал. «Обсудили с Антоном договор» — записал. Таким образом, к концу дня вы поймете, на что вы на самом деле потратили время и что могли не делать из этих задач только лишь ради выполнения плана.
• Готово — список всех выполненных задач. В начале или в конце дня я переношу их из «Сделано сегодня» в «Готово». По сути, это такая мусорка, в которой просто можно найти выполненные задачи, и поэтому нуждается в регулярной чистке.

Итерация вторая: Трелло, «мини-календарь»

В какой-то момент становится понятно, что некоторые задачи точно привязаны по времени, и про них не хочется забывать в течение недели, чтобы не запланировать на это время что-то еще. С календарем у меня всегда было сложно, поэтому я добавил несколько досок с названиями «Дела на понедельник», «Дела на вторник» и т.п., в которые стал заносить привязанные ко времени дела.

Таким образом, когда меня спрашивают: «Можем ли мы поговорить в четверг в 16:00?» — я просто иду в соответствующую доску и смотрю, что у нас там записано на это время. И надо не забывать перекидывать вовремя задачи между списками в течение недели: например, «дела на четверг» с наступлением четверга — в «дела на сегодня».

Почему не календарь? Для меня — жутко сложно использовать две утилиты одновременно. Если использовать для этого календарь — мне нужно будет в него зайти, заполнить, регулярно заходить в него, чтобы проверить, не забыл ли я что-то…

На этом моменте я подошел к границам Trello.

Мне нужна была система, которая, сохраняя относительную легкость:

• Могла бы группировать задачи по проектам.
• Имела бы календарную привязку и возможность автоматически переносить привязанные к тому или иному дню задачи на сегодня — с наступлением сегодняшнего дня.
  
• Интегрировалась бы с Google-календарем.

Вот здесь я вернулся к ToDoist, и на этом этапе он оказался самым подходящим решением.

Итерация третья: текущий поток в ToDoist

Inbox

Любые входящие задачи пишу в Inbox, который стараюсь сразу разбирать. Под разбором подразумевается:

• Определение даты, когда задача будет выполнена (для коротких задач я, чаще всего, ставлю Today, а уже к вечеру понимаю, когда, на самом деле, ее можно будет сделать).
• Определение проекта, к которому можно отнести задачу (для статистики и возможности каким-то образом сменить приоритет у всех задач по проекту).
  

Задачи, которые пришли в голову и которые необязательно делать в ближайшее время, уходят в проекты Uncategorized Personal («взять подстаканники в машину») и Uncategorized Work («подумать, когда можем устроить стратсессию по PR»). В ToDoist можно назначать повторяющиеся задачи: так каждые выходные у меня появляется задача «Разобрать Uncategorized Personal», а каждый понедельник — «Разобрать Uncategorized Work».

Интеграция с календарем

ToDoIst отлично интегрируется с Google-календарем, причем в обе стороны. Календарь у меня расшарен с коллегами, чтобы они могли видеть, когда до меня точно не достучаться.

При этом задачи из календаря переносятся и в обратную сторону: я могу сказать «Серега, посмотри по моему времени на пятницу и запиши там встречу», которая окажется и в календаре, и в ToDoist. Так, фактически, я впервые начал пользоваться календарем, при этом мне не нужно создавать события в нем.

Обработка не оперативных входящих задач

Я принудительно не бросаюсь делать задачи сразу, кроме тех задач, где пожар очевиден. «Нам срочно надо связаться с руководством компании ABC, так как сервер лежит, а ответа от ее сотрудников нет» — очевидно горящая задача, которую откладывать нельзя, а вот «Женя, можно я позвоню тебе сейчас поговорить про один проект новый» превращается в «Запланировать, когда можно будет поговорить с X про Y», которая уже превратится в задачу «Сказать X, что мы можем поговорить тогда-то» и задачу «Поговорить с X про Y», уже привязанную ко времени. Практически любая входящая задача превращается вначале в «Запланировать…».

Приоритезация задач

Все задачи, включенные в день, не выполнить. Наблюдая за собой, я понял следующее (у каждого числа будут иные, но главное — прийти к выводам).

• На каждый день у меня записывается порядка 50-70 задач.
• Комфортно для себя я могу сделать до 30 задач.
  
• Сделав до 50 задач, я устану, но некритично.
  
• Я могу закрыть 70 задач, но после этого я с трудом выйду из «потока трудоголизма», с трудом усну и в целом буду мало социален.
  

Исходя из этого, я решаю, что мне делать сегодня. В ToDoist есть приоритезация каждой задачи, поэтому утром я выбираю критические для выполнения задачи, а остальные выполняю, исходя из возможностей и желания. Каждый день переношу порядка 40-20 задач на следующий: что интересно — при этом задач, когда этот следующий день наступает, в нём становится опять 50-70.

• Жизнь современного человека — большой поток входящих задач. Снизить его не удастся; надо научиться управлять этим потоком.
• Большинство тревог — от неизвестности предстоящего. Если мы будем понимать, что нас ждет в ближайшие дни, тревог станет ощутимо меньше.
  
• Ради этого можно тратить время на организацию своего дня. Я знаю, что случится сегодня, что будет завтра, и не забываю о тех задачах, о которых раньше забывал.
  
• Ведение таск-трекинга — не самоцель, а, если хотите, способ самовоспитания. Вещи, которые раньше делать было лень или вещи, до которых никак не добирались руки, становится сильно легче делать. Многие люди (и я среди них) вообще, в целом, лучше себя чувствуют, когда задачи ставятся из внешнего мира. Таск-трекинг — это такой способ ставить задачи самому себе и научиться жить своими желаниями.
  
• Критически важно выделять время на отдых, даже если очень обломно. Не круто два месяца радоваться своей производительности, а потом находиться в состоянии, когда все задолбало и ты не можешь видеть людей.
  

В конце концов мы живем не ради производительности; в мире есть огромное количество интересных и удивительных вещей!