Встречи на «экваторе» и сводки по Covid-19: как в IVI поддерживают рабочую и мирную атмосферу на удалёнке

«А можно мне навсегда оставить сотрудника на удалёнке?» Заместитель HR-директора IVI Надежда Петрушенко об адаптации к новой реальности

Я работаю в IVI уже 8-й год. Я приходила менеджером по подбору в компанию из 150 человек, а сейчас руковожу разными блоками HR в компании 700+

Процессы, которые мы строили много лет, менялись с масштабами компании. Когда нас было в разы меньше, адаптация новых сотрудников проходила очень легко — сотрудник выходил, я сама его со всеми знакомила и проводила ему персональную экскурсию — тогда я знала всех в офисе по имени. Сейчас такой способ не работает. А 2020 год и вовсе перевернул все с ног на голову.

2020 год — уникальный. Совершенно непонятно, останется ли все происходящее в прошлом или станет новой нормой.

В этом году мы активно нанимали новых сотрудников в IVI — как топов, так и линейный персонал, потому что для онлайн-сервисов этот год стал сильным толчком. Наш основной вызов сейчас — адаптация сотрудников к новым реалиям — текущих и новичков.

Новым сотрудникам тяжелее, чем раньше, ведь адаптация онлайн и адаптация в офисе — это две разные вещи. В офисе можно быстро спросить о чем-то соседа по рабочему месту, а в режиме онлайн не всегда знаешь кому написать. Раньше ты мог удачно пошутить, поболтать с коллегами у кулера и быстро влиться в коллектив. Теперь адаптация более стрессовая, но мы стараемся максимально сгладить этот стресс.

Процесс найма сейчас выглядит так. Вы проходите несколько этапов онлайн-собеседования и делаете тестовое задание — все так же, как всегда, только перед экранами ноутбуков. Затем получаете оффер и в строго оговоренное время приезжаете в офис для получения техники и оформления документов. Затем наступает ваш первый рабочий день — вы открываете ноутбук у себя дома, а там уже есть все нужные доступы и письмо с персональной дорожной картой — важным внутренним инструментом адаптации.

У нас есть корпоративное пространство, где у каждого департамента есть своя страничка и дорожная карта для каждого сотрудника. Дорожная карта — это внутренняя индивидуальная Википедия. Там описано, что нужно делать первым делом — с кем познакомиться, в какие чаты вступить, на какие звонки прийти на этой неделе, где почитать все необходимые регламенты, кто ваш наставник. Дорожная карта помогает максимально быстро погрузить сотрудника в курс дела и помочь ему совершить все необходимые первые коммуникации. Также там прописаны задачи сотрудника на испытательный срок, его цели и обязанности.

Дорожная карта для нас — не формальность, а реальный инструмент, который мы собираем индивидуально для каждого сотрудника, а для новеньких — это полезная шпаргалка, которая всегда перед глазами.

В первую рабочую неделю мы записываем сотрудника на тренинги, чтобы погрузить его во всю нашу движуху. Но помимо ознакомительного тренинга мы придумали крутую историю — экватор. Стали собирать в зуме тех, у кого испытательный срок подходит к середине, и устраиваем неформальную встречу, где общаемся, делимся своими ощущениями и играем в разные игры. Мы сделали это для того, чтобы у сотрудников был круг знакомых из других отделов. Важно сказать, что мы никого не обязываем приходить на эти встречи — это не принудительно, а по желанию.

Старым сотрудникам тоже нужно помогать адаптироваться к новым форматам работы — кто-то хочет работать удаленно и кайфует от этого, а для кого-то это дикий стресс. Чтобы помочь адаптироваться, мы стараемся действовать в двух направлениях: вовлекать топов в общение с сотрудниками и вовлекать самих сотрудников в разные активности.

Мы придумывали викторины, совместные тренировки, онлайн-вечеринки, бизнес-завтраки и конкурсы — например, разыгрывали карантинный набор с гречкой, масками и туалетной бумагой. Мы писали как можно больше новостей из жизни IVI, чтобы люди не чувствовали себя оторванными, и собрали большой и полезный документ с правилами работы из дома. Еще нам было очень важно держать сотрудников в курсе всего происходящего — мы с юристами собирали всю актуальную новостную информацию про коронавирус, чтобы наши сотрудники понимали, чему можно верить, а что — фейк.

За время карантина мы поняли, что нам не нужно возвращаться в офис в полном составе. Некоторые руководители мне даже писали: «А можно мне навсегда оставить сотрудника на удаленке? Он так хорошо стал работать».