Договор аренды офиса: ликбез для собственника

У меня есть офисная площадь, я нашёл арендатора. Что дальше?

Дальше — составить и подписать договор. Если это ваш первый опыт, появляются вопросы: обязательно ли сдавать по договору, как убедить арендатора, что стоит в нём зафиксировать.

Я — Аурика Штирбу, юрист платформы для поиска офисов Place for work. Я составила краткий и простой ликбез о договорах для начинающих арендодателей. Читайте и задавайте вопросы в комментариях.

Начинающие арендодатели часто об этом спрашивают. Вопрос понятен: мы — честные люди, наши будущие арендаторы — вполне респектабельные. Договоримся на словах. Что может пойти не так?

Здесь играют роль три фактора: законодательство, удобство арендатора и арендодателя.

Если вы или арендатор заключаете сделку как юридическое лицо — письменный договор нужен. Уточню, что ИП — не юридическое лицо: это физлицо, которое вправе вести бизнес.

Если договор действует больше 12 месяцев — он должен быть письменным.

Без договора не получится зарегистрировать компанию в налоговой. Бывает, что арендатор регистрирует новую компанию или хочет «прописать» действующую фирму по новому адресу. Для этого он подаёт в налоговую пакет документов, которые дают ему право занимать помещение. Если он снимает офис — туда входит договор аренды.

Без договора не получится принять расходы на аренду, уменьшить налог на прибыль или НДС. Куда уходят деньги, на основании чего?

Не каждый арендатор согласится снимать «на доверии». Без договора нет гарантии, что его имущество будет в порядке. Представьте ситуацию: завёз свою технику, мебель, документы — и на следующий день в офисе поменяли замки. Доказать факт устного договора и привлечь к ответственности мошенников будет непросто.

Договор — гарантия ваших прав. Например, арендатор оказался безответственным: попросил подождать с оплатой и съехал, не перечислив деньги. По договору получится привлечь его к ответу.

Договор предотвращает споры и помогает решить, если они возникли. Когда вы составляете текст с арендатором, вы закрепляете условия: какого числа должны приходить платежи, кто оплачивает коммунальные услуги, для каких целей можно использовать помещение. Когда вы пишете документ, вы вспомните детали, которые могли бы упустить в простой беседе. Именно случайная забывчивость чаще всего приводит к конфликтам при устных договорах.

Лучше всего договор составит юрист — и это не самореклама. Человек, который хорошо знает законы и участвовал в судебных разбирательствах, предвидит возможные конфликты сторон и предотвращает их.

Решились составлять договор без юриста — вот план, который вам поможет.

1. Опишите объект аренды: тип помещения, площадь, адрес. Если у помещения есть кадастровый номер, укажите его. Приложите схему помещения и фотографии. Если сдаёте с мебелью и техникой, опишите её и сфотографируйте.

2. Кто сдаёт и кто снимает. Личные данные или данные компаний, контактные лица.

3. Арендная плата: размер, дата ежемесячных платежей, оплата коммунальных услуг. Если коммунальные платежи на арендаторе, зафиксируйте показания счётчиков воды и электричества. Залог, можно ли засчитать его как оплату последнего месяца. Какие суммы может не вернуть собственник, если имущество испорчено.

4. Срок аренды. Кто и почему может расторгнуть договор, за какой срок до расторжения нужно предупредить об этом. Есть ли у съёмщика преимущественное право продлить договор, или собственник может сдать офис другой компании.

Вы и арендатор подписываете договор. Если срок аренды меньше 12 месяцев, достаточно двух экземпляров. Больше — понадобится третий экземпляр. Его нужно будет отправить в Росреестр, чтобы зарегистрировать договор.

Самый надёжный способ — найти варианты, которые устроят обе стороны, и прописать их в договоре. Кто и как часто может приходить в помещение, можно ли делать это не в присутствии арендатора и его сотрудников.