New World COVID-19: PLAN B. Как перевести сотрудника на удаленную работу?

В связи с создавшейся на нашем рынке чрезвычайной ситуацией NewBiz запускает серию активностей в поддержку участников рынка под общей концепцией ‘New World COVID-19: PLAN B’.

Мир изменился в считанные дни. Мы все находимся в ситуации турбулентности, неопределенности и тревоги. Нас жестко вытолкнули из зоны комфорта, и нам нужна поддержка.

Давайте вместе примем этот вызов, поможем друг другу мобилизоваться, придумаем и реализуем PLAN B.

На протяжении недели, начиная с сегодняшнего дня, мы будем публиковать материалы на самые «горячие» для бизнеса темы с комментариями специалистов из разных отраслей и наших коллег по рынку.

Итак,

Сегодня одной из важнейших задач для руководителя бизнеса стал перевод сотрудников на удаленную работу. Времени нет, проекты «горят», а знание законов, регулирующих такие трудовые отношения, никто не отменял.

Мы попросили Вячеслава Лосева, юриста, управляющего партнера юридической компании «Лосев и партнеры», дать ключевые советы о том, как регламентировать перевод сотрудников «из офлайна в онлайн».

Введение дистанционного труда регулируется гл. 49.1 ТК РФ. Статья 312.1 ТК РФ определяет следующие основные признаки дистанционной работы:

• Работники работают вне места нахождения работодателя и вне стационарных рабочих мест, находящихся под контролем работодателя.

• Для выполнения своих обязанностей и взаимодействия с работодателем работники используют интернет.

На дистанционную работу можно перевести работников, уже состоящих в трудовых отношениях с организацией.

Процесс оформления происходит быстро и без рисков для работодателя в том случае, если работник сам инициирует переход на дистанционную работу.

Намного сложнее перевести человека на дистанционный формат взаимодействия с компанией помимо его воли. Примечательно, что ТК РФ предусматривает упрощенный порядок увольнения сотрудника без его согласия и по инициативе работодателя по причине эпидемии и других чрезвычайных обстоятельств, но не предусматривает возможности по тем же причинам и так же просто принудительно перевести работника на дистанционную работу.

Так, для соблюдения требований закона необходимо уведомить его о переводе за 2 месяца, предложить другие варианты работы и выполнить еще ряд условий. В текущей ситуации это совершенно неприемлемо.

Можно предположить, что если сейчас работодатель принудительно переведет работника на дистанционную работу с нарушением порядка такого перевода, предусмотренного ст. 74 ТК РФ, то работник сможет оспорить действия работодателя. Вероятнее всего суд все же встанет на сторону работодателя, но риск противоположного решения исключить всё-таки нельзя.

В связи с этим далее сосредоточимся на варианте, в котором работник сам желает (согласен) перейти на дистанционную работу.

Для оформления перехода на дистанционную работу работодатель и работник должны внести изменения в заключенный между ними трудовой договор. Изменения оформляются дополнительным соглашением к трудовому договору. Работодателю желательно получить от работника соответствующее заявление.

Мы рекомендуем отразить в таком соглашении ряд моментов.

• Условия трудового договора меняются исключительно в связи с угрозой распространения в России новой коронавирусной инфекции (2019-nCoV) и в целях защиты здоровья работника и других сотрудников работодателя.

• Работник отныне будет выполнять работу дистанционно, то есть вне места нахождения работодателя, его филиала, представительства, иного обособленного структурного подразделения (включая расположенные в другой местности), вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя.

• В качестве места работы важно указать населенный пункт, в котором проживает работник.

• Зафиксировать режим работы, если он будет отличаться от указанного в трудовом договоре. Это важно, например, в случае, если работник уедет в другой город или страну, чтобы поработать оттуда, а работодателю важно, чтобы работник выполнял работу в определенные часы в соответствии с часовым поясом работодателя.

• Указать, что в целях обеспечения безопасных условий и охраны труда работодатель исполняет обязанности, предусмотренные абзацами 17, 20 и 21 части 2 статьи 212 ТК РФ. А также осуществляет ознакомление работника с требованиями охраны труда при работе с оборудованием и средствами, рекомендованными или предоставленными работодателем. Другие обязанности работодателя по обеспечению безопасных условий и охраны труда, установленные ТК РФ, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, законами и иными нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, а также трудовым договором на работника не распространяются.

• Важно обозначить условия обмена информацией и документацией между работником и работодателем, включая его сотрудников. Необходимо указать, какие средства связи работник и работодатель будут использовать для обмена информацией и документацией. Если у работодателя есть особые требования к использованию средств защиты информации, нужно это отметить. Также стоит зафиксировать особые требования работодателя к предоставлению документов в бумажном виде, если для работодателя важно получать такие документы.

• Если работодатель сочтет это необходимым, описать требования к работнику, позволяющие работодателю контролировать его действия, например, обязанность работника находиться на связи в определенное время по указанному телефону, получать письма по указанному в трудовом договоре адресу, отвечать на полученные письма в определенные сроки, присылать отчеты, в том числе фотоотчеты, в указанные даты и время по электронной почте, предоставлять в установленном порядке документы, подтверждающие расходы.

• Если работодатель предоставляет работнику оборудование (например, компьютер, телефон, программное обеспечение и т. п.), то порядок использования и сроки обеспечения имуществом и программными средствами также необходимо отразить в дополнительном соглашении.

• Если работодатель не предоставляет дистанционному работнику оборудование, но рекомендует пользоваться тем или иным оборудованием или необходимость использования такого оборудования вытекает из сущности работы, то нужно описать условия компенсации работнику использование личного имущества для выполнения должностных обязанностей.

• Важно указать период времени, на который работник переводится на дистанционную работу, а также порядок действий по истечении этого времени. Например, можно указать, что работник переводится на дистанционную работы на два месяца, по истечении этого периода, если стороны в письменной форме не договорятся о продлении срока действия соглашения о дистанционной работе работника, он обязан вернуться на своё рабочее место в офис, а дополнительное соглашение прекращает свое действие (в дальнейшем трудовой договор подлежит исполнению без учета положений дополнительного соглашения).

Надеемся, что материал был для вас полезен. Расскажите в комментариях о своем опыте перевода сотрудников на удаленную работу!