Кадровая оптимизация, пошаговая инструкция

Сотрудники компании — это и её капитал без которого она не может существовать и источник ряда проблем. Но пока людей не заменить роботами необходимо грамотно выстаивать политику компании в области трудовых отношений.

Фонд заработной платы является одной из самых серьезных статьей расходов во многих компаниях.

Когда дела идут в гору, то проблем с выплатой заработной платы, премий и прочих плюшек для сотрудников у работодателя не возникает.

Но что делать в условиях кризисной ситуации? Например, упал объём выручки в несколько раз или предприятие вообще не может какое-то время осуществлять свою деятельность. Введение ограничительных мер в связи с пандемией COVID-19, остановило целые отрасли.

Собственники бизнеса попадают в ситуацию: зарплату сотрудникам платить необходимо, а денег на нее банально нет, да и занять сотрудников нечем.

Хотим мы этого или не хотим, но для спасения бизнеса в целом, придётся уменьшать фонд заработной платы и оптимизировать кадровый состав компании.

Данная практика стара как мир и применялась и применяется в различных странах и отраслях.

Определить сколько сотрудников должно остаться в компании, а сколько ее покинуть. Целесообразно оставлять сильных игроков в команде, слабыми и середнячками можно пожертвовать. Главное сохранить баланс между количеством сотрудников и объёмом решаемых ими задач. Также необходимо оставить запас сил на преодоление кризисной ситуации и дальнейшего развития компании.

Не стоит забывать, что потеря проверенных сотрудников

- это затраты времени и денег на поиск новых сотрудников;

-затраты на обучение новых сотрудников;

- потеря клиентской базы;

- риск утечки конфиденциальной информации;

- потеря качества оказываемых услуг, выполняемых работ, производимой продукции;

Увольнение сотрудников рекомендуем проводим через заключение соглашения сторон о расторжении трудового договора. Ряд сотрудников поймут Вашу ситуацию и не будут возражать против расторжения трудового договора, так как лучше поискать новую работу, даже встать на биржу труда и получить минимальные выплаты, чем продолжать быть работником компании, которая не сможет им заплатить ни копейки. Со стороны работодателя добавление в соглашение пункта о выплате «выходного пособия» поспособствует принятию решения сотрудником о расторжении трудового договора, так как определенное время наперед уже будет оплачено и можно будет спокойно искать новое место работы. Сотруднику данный договор можно аргументировать тем: лучше синица в руках, чем журавль в небе. Сотрудник сейчас может гарантировано получить выходное пособие, отпускные и зарплату, чем оставаться в компании и не понятно дальше как сотрудник зарплату и получит ли ее вообще, если у компании физически не будет денег на счету – то зарплаты не будет.

Обязательно найдутся несогласные сотрудники с таким положением дел и заставить их подписать соглашение о расторжении трудового договора Вы не сможете. Присмотритесь к таким повнимательнее, все ли у них в порядке с трудовой дисциплиной и качеством их работы. Но это уже «не мирное» расставание.

Вариант А. Соглашение о введении неполного рабочего времени.

Соглашение о введении неполного рабочего времени удобно и для работодателей, которые теперь работают не на пределе мощностей и для работодателей, которые отправили всех сотрудников на дистанционную работу и понимают, что эффективность многих сотрудников снизилась.

Какие могут быть варианты неполного рабочего времени:

- установление неполной рабочей недели (например, рабочими для сотрудника остаются только вторник, среда, четверг);

- установление неполного рабочего дня (например, рабочим временем для сотрудника остается время с 15:00 до 19:00).

Выгода для работодателя от таких изменений очевидна - это уменьшение затрат на оплату труда сотрудников.

Для самих же сотрудников также возникает достаточно много преимуществ при заключении соглашения о временном введении неполного рабочего времени.

Так сотрудник, заключивший соглашение, имеет высвобождение времени, при сохранении прежнего рабочего места.

А это значит для него на сегодняшний день:

- возможность работать по совместительству,

- возможность заняться личными делами,

- управляемость ситуации: в соглашении прописывается срок, на который вводятся изменения;

- сохранение рабочего места в условиях массовых увольнений работников.

Для оформления таких изменений необходимо подписанное работником и работодателем соглашение о введении неполного рабочего времени и издание приказа.

В условиях самоизоляции с подписанием документов проблему можно разрешить либо с помощью курьерской службы или сотрудник самостоятельно приедет в офис.

Вариант Б. Соглашения об изменении режима работы.

Статья 100 Трудового кодекса РФ устанавливает, что режим рабочего времени должен предусматривать продолжительность рабочей недели (пятидневная с двумя выходными днями, шестидневная с одним выходным днем, рабочая неделя с предоставлением выходных дней по скользящему графику, неполная рабочая неделя), работу с ненормированным рабочим днем для отдельных категорий работников, продолжительность ежедневной работы (смены), в том числе неполного рабочего дня (смены), время начала и окончания работы, время перерывов в работе, число смен в сутки, чередование рабочих и нерабочих дней, которые устанавливаются правилами внутреннего трудового распорядка в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, а для работников, режим рабочего времени которых отличается от общих правил, установленных у данного работодателя, - трудовым договором.

Очень часто работодателем в трудовом договоре с работником определен режим рабочего времени, предусматривающий оплату труда в повышенном размере, например:

- работа в нерабочие праздничные и выходные дни;

- работа в ночное время, т.е после 22:00 и до 06:00;

- выполнение работником работ различной квалификации.

При этом, работа в выходной или нерабочий праздничный день оплачивается не менее чем в двойном размере, каждый час работы в ночное время оплачивается в повышенном размере, а все выполняемые работником работы различной квалификации оплачиваются по наибольшей ставке.

Таким образом, после анализа деятельности работодателя здесь также возможна оптимизация и экономия средств.

Если в настоящее время необходимость в завершении работы для работодателя позже 22:00 отпала, или отпала необходимость в ночной смене, а такой режим установлен в трудовом договоре, то стороны могут заключить соглашение о соответствующем изменении режима работы, не прибегая к порядку, установленному ст.74 ТК РФ.

Аналогичное соглашение об изменении можно заключить для установления графика работы, исключающего работу в выходные и нерабочие праздничные дни.

Для части сотрудников возможно установить скользящий график, т.е если Вам необходимо чтобы компания работала в праздничные и выходные дни и при этом не возникало обязанности оплаты заработной в платы в двойном размере, то по применяя скользящий график работник будет иметь положенные ему выходные дни, но приходится они будут на разные дни недели.

При этом, стоит отметить, что если время работы устанавливается для сотрудников графиком работы/сменности, то такой график работодатель доводит до сведения сотрудника не позднее, чем за один месяц до его введения в действие. Следовательно, исключить из графика лишние часы и смены можно без согласия работника, при введении нового графика работы/сменности, но не ранее чем через месяц после уведомления о новом графике сотрудника.

А заручившись поддержкой сотрудника изменить график работы возможно без соблюдения месячного срока.

Существуют и другие способы уменьшить затраты на ФОТ, более радикальные, как-то уменьшение окладов сотрудников или системы оплаты труда. Однако, при таких изменениях редкая удача заручиться согласием всех сотрудников, а значит для несогласной части придется не только менять локальные нормативные акты, но и проводить комплекс действий в соответствие со статьей 74 ТК РФ, обосновывая такие изменения технологическими и организационными изменениями самих условий труда.

Трудности проходят, и Вы решите нанимать новых сотрудников на работу или в кризисных условиях Вам потребуются новые специалисты.

Оформляя их на работу, заключайте не шаблонный трудовой договор, скаченный из интернета, а продуманный, отражающий реальное положение дел и защищающий интересы компании.

Ключевые пункты трудового договора.

1. Система оплаты труда.

Первое, что необходимо сделать при подборе нового сотрудника, это определить по какой системе оплаты труда вы будете оценивать его труд. По сдельной или по повременной системе оплаты?

Да – это прописная истина, но о ней мало кто задумывается.

Но ведь даже труд юриста можно оценить и по той, и по другой системе: можно считать количество документов, сделанных в день, неделю, месяц юристом или считать часы, проведенные юристом за формированием позиции по делу. Первый вариант возможен, например, для младшего юриста, который готовит несложные однотипные документы, а второй для юриста, который выполняет более сложные задачи.

В бизнесе очень важна эффективность сотрудников и оплата, основанная на этой эффективности. И если со сдельной системой оплаты труда все относительно понятно, и в зависимости от специфики и потребностей организации работодателя можно установить простую сдельную, сдельно-премиальную, сдельно-прогрессивную, косвенно-сдельную, аккордную и даже комиссионную систему оплаты труда, то с повременной системой оплаты труда возникают вопросы.

Можно ли повременную систему оплаты труда ориентировать на результат?

Можно. Если соединить ее с особым режимом и часами работы и установить не месячную, а, например, часовую тарифную ставку.

Так, например, для оптимизации оплаты труда можно установить в трудовом договоре следующий режим работы:

-почасовую тарифную ставку – для определения размера заработной платы соразмерно вложенному труду сотрудника;

- суммированный учет рабочего времени с учетным периодом в один день – для точного подсчета оплачиваемого времени работы;

-учет отработанных часов с помощью аппаратно-программного комплекса - для установления понятного и достоверного порядка определения оплачиваемых часов;

-режим гибкого рабочего времени – для отступления от классической 40-часовой рабочей недели;

- и продолжительность ежедневной работы не менее 4 часов и не более 8 часов – для того, чтоб ни работник, ни работодатель не были привязаны к 8 часовому рабочему дню, как норме отработки рабочего времени.

Выгоды такого режима для работодателя:

- отсутствие переплат сотруднику, труд которого нельзя оценивать по сдельной системе и предельно точный расчет суммы, подлежащей оплате работнику за отработанное время;

- возможность для работодателя безболезненно изменять продолжительность рабочего дня сотрудника;

-установление более эффективной политики борьбы с опозданиями сотрудников;

Да, - сложно. Но эффективно.

Такую форму трудового договора с нестандартным сложным режимом работы и учетом рабочего времени продиктовали условия, в которых приходится сегодня работать предпринимателю. Потому что время шаблонных решений и договоров прошло.

2. График работы.

Подбирайте график работы для каждого сотрудника индивидуально.

- пятидневная рабочая неделя с двумя выходными днями (в качестве выходных дней могут быть не только суббота и воскресенье, но и другие дни недели);

- шестидневная неделя с одним выходным днем;

- рабочая неделя с предоставлением выходных дней по скользящему графику,

- неполная рабочая неделя;

- работа с ненормированным рабочим днем для отдельных категорий работников.

3. Срок действия договора. Срочные трудовые договора!

Трудовой договор может быть заключен на неопределенный срок или на срок, установленный трудовым договором. Если Вам требуется сотрудник на определенный срок, то заключайте с ним срочный трудовой договор.

Такой вид договора может заключаться в организациях с численностью сотрудников до 35 человек (в сфере розничной торговли и бытового обслуживания - 20 человек).

Однако из данного правила есть следующие исключения:

Вне зависимости от количества сотрудников, работающих в организации, срочный трудовой договор можно заключить:

- с руководителем компании, с его заместителем, а также с главным бухгалтером и заместителем главного бухгалтера;

- на время выполнения временных (до двух месяцев) работ;

- для выполнения сезонных работ, когда в силу природных условий работа может производиться только в течение определенного периода (сезона);

- с лицами, направляемыми на работу за границу;

- для проведения работ, выходящих за рамки обычной деятельности работодателя (реконструкция, монтажные, пусконаладочные и другие работы), а также работ, связанных с заведомо временным (до одного года) расширением производства или объема оказываемых услуг;

- с лицами, поступающими на работу в организации, созданные на заведомо определенный период или для выполнения заведомо определенной работы;

- с лицами, принимаемыми для выполнения заведомо определенной работы в случаях, когда ее завершение не может быть определено конкретной датой;

- для выполнения работ, непосредственно связанных с практикой, профессиональным обучением или дополнительным профессиональным образованием в форме стажировки;

- с пенсионерами по возрасту, а также с лицами, которым по состоянию здоровья в соответствии с медицинским заключением, разрешена работа исключительно временного характера;

- с лицами, поступающими на работу в организации, расположенные в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, если это связано с переездом к месту работы;

- для проведения неотложных работ по предотвращению катастроф, аварий, несчастных случаев, эпидемий, эпизоотий, а также для устранения последствий указанных и других чрезвычайных обстоятельств;

- с лицами, избранными по конкурсу на замещение соответствующей должности;

- с творческими работниками средств массовой информации, организаций кинематографии, театров, театральных и концертных организаций, цирков и иными лицами, участвующими в создании и (или) исполнении (экспонировании) произведений;

- с лицами, получающими образование по очной форме обучения;

- с членами экипажей морских судов, судов внутреннего плавания и судов смешанного (река - море) плавания;

с лицами, поступающими на работу по совместительству;

Правильное определение срока действия трудового договора позволит Вам:

- эффективно управлять кадровыми ресурсами;

- оптимизировать ФОТ;

- расстаться с «проблемным» сотрудником.

Чтоб исключить неэффективную работу будущих сотрудников, потерю денег, предупредить конфликты, возникающие между сотрудниками и компанией необходимо разрабатывать индивидуальные трудовые договоры, формировать систему оплаты труда, закреплять ее в локальных нормативных актах и работать по-новому.

Оптимизация, эффективность, сотрудничество и нестандартные решения, вот те опоры, на которых есть шанс вновь выстроить бизнес после COVID-19.