Кадровые проблемы в изоляции: как сделать все законно

На прошлой неделе совместно с Grata International и Андреем Останиным мы провели вебинар «Covid-19: что полезно знать работодателю», где обсудили взаимоотношения бизнеса с сотрудниками в период необъявленного карантина. После мы поговорили с ведущим юристом Grata International по трудовому праву Михаилом Германом и составили список рекомендаций для бизнеса.

Евгений Волошин (ЕВ): Михаил Викторович, спасибо за вебинар. Сейчас у бизнеса остро стоит вопрос: что делать с сотрудниками? Можно ли отправить их в отпуск задними числом?

Михаил Герман (МГ): Отправить в отпуск без сохранения заработной платы или написания заявления — неправомерно. Такие действия отслеживаются государственной инспекцией труда, прокуратурой и налоговой инспекцией с последующим привлечением работодателей к административной ответственности.

ЕВ: А что с удаленкой, можно ли перевести сотрудников на удаленную работу? И как правильно это сделать?

МГ: Чтобы перейти в формат удаленной работы необходимо получить письменное согласие всех сотрудников. Скорее всего сейчас возражений работодатели не встретят. Как только согласие получено, работодатель обязан издать общекадровый приказ и объявить официально о переходе на удаленный режим работы.

После издания приказа требуется разработать дополнительное соглашение по трудовым контрактам. Его должен подписать работодатель и направить сотрудникам по электронной почте. В нем следует указать все условия: режим и место работы, размер заработной платы. За подробностями по условиям всегда можно обратиться к Трудовому кодексу РФ — они в нем четко отражены.

ЕВ: Сейчас почти все сидят дома, можно ли написать заявления и подписать соглашения дистанционно?

МГ: Да, можно. Например, соглашение можно отправить скан-копией — это признается законодательством, как надлежащее заключение допсоглашения. Попросите сотрудника вернуть скан-копию с его живой подписью, либо направить фотографию подписанного документа.

ЕВ: Что еще важно учесть при организации дистанционной работы?

МГ: Часто бывает, что после перехода на удаленку падает продуктивность, и срываются сроки задач. По закону при дистанционной работе сотрудник сам определяет время, когда он исполняет обязанности. Поэтому пропишите порядок постановки задач и условия отчетности, объем работ и время. Если времязатраты сократились, то работодатель может объявить четырехдневную рабочую неделю или сократить рабочий день с 8 часов до 7-6 с соответствующим снижением компенсации без учета мнения сотрудников.

Вводить режим неполного рабочего дня или недели с сокращением заработной платы можно на срок до 6 месяцев. Работодатель должен обосновать такое решение изменением технологических и организационных процессов в компании.

ЕВ: Давайте обсудим права сотрудников. Что делать, если если удаленка невозможна?

МГ: Если трудиться можно только на рабочем месте, то нужно требовать от работодателя объявить период вынужденного простоя.

Оплата труда сохраняется из расчета ⅔ должностного оклада или тарифной ставки. Такая мера не должна рассматриваться контролирующими органами как нарушение Указа президента «Об объявлении в Российской Федерации нерабочих дней».

ЕВ: С простоем понятно. А что делать, если человека уволили? Возможно ли фактически уволить сотрудника в период карантина?

МГ: Уволить можно, но сложно. Но сотрудника можно привлечь к дисциплинарной ответственности, можно реализовать право по ликвидации компании — это все крайние меры.
Если же человека уволили и он считает, что это было сделано неправомерно, то нужно написать заявление в прокуратуру. При увольнение работодатель должен направить документы в Пенсионный фонд и налоговую, а налоговая будет контролировать финансовое состояние компании и разбираться, насколько правомерно было увольнение.
При этом обеим сторонам стоит помнить, что юридически никакого карантина нет.

ЕВ: Что-то еще? Может какие-то процессуальные особенности?

МГ: Никаких особенностей нет. Важно помнить, что при увольнении работодатель должен уведомить вас в надлежащем виде: ознакомить с приказом об увольнении и кадровыми документами. Направить их можно электронно. Если вдруг дело дойдет до суда, то там работодатель вынужден будет доказывать свою правоту по каждому увольнению.

ЕВ: Михаил Викторович, спасибо за развернутый ответ.

МГ: Спасибо за вопросы. Время тяжелое, поэтому сейчас важно сохранять холодную голову и максимально придерживаться закона. Работодателям я рекомендую открыто общаться сотрудниками, получить их согласие на удаленную работу и подготовить соответствующие бумаги. Сотрудникам — обращаться в прокуратуру в случае грубых нарушений.

В завершение хочу добавить, что я открыт для обращений на Facebook и всегда готов помочь. Если остались какие-то вопросы, то можно задать их на моей личной странице или в комментариях.