Как правильно взаимодействовать с зарубежными партнерами

В нашей стране существуют определенные стереотипы и мифы о западном бизнесе и работе ведомств различных государств. Обычно это поляризуется вокруг тезиса «У нас коррупция, дураки и дороги, а у них – четко, быстро и эффективно».

К сожалению, эти стереотипы часто влияют на принятие деловых решений: доверить составление договора иностранному партнеру, устно обсудить условия поставки оборудования и не зафиксировать их, отправить аванс за понравившуюся квартиру за рубежом, не осмотрев ее лично. Такие действия в будущем могут обернуться личной или бизнес-катастрофой, потому что столкнуться с недобросовестными или даже откровенно мошенническими схемами можно в любой стране и отрасли.

Мы работаем с клиентами в разных странах и юрисдикциях и на основании своего опыта составили список рекомендаций по грамотному взаимодействию с иностранными партнерами, контрагентами или продавцами.

Эти советы помогут минимизировать риски судебных разбирательств или материального ущерба и пригодятся как в бизнес-отношениях, так и в личных сделках – например, покупки недвижимости за рубежом.

1. Ведите переписку только с рабочего почтового аккаунта. И попросите партнера и контрагента делать так же – в случае судебного разбирательства это укрепит доказательную базу. Однако учитывайте, что в зарубежных юрисдикциях в судах имеют силу любые письменные подтверждения, причем зачастую даже без заверения у нотариуса. Поэтому, если вы обсуждаете рабочие моменты в личном общении в мессенджере, будьте аккуратны в высказываниях и следите за формулировками.
2. Ведите переписку на английском языке. Это нужно потому, что в случае конфликта спор будет рассматриваться в одном из международных арбитражей, официальный язык которых – английский.
   
3. Не оставляйте письма без ответа. Предположим, вам пришло письмо со списком вопросов, и вы ответили на него звонком. После этого обязательно продублируйте ответы в письме.
   
4. Дублируйте письменно любые устные договоренности. Письмо с зафиксированными результатами по итогам беседы – это еще и дополнительный повод уточнить, правильно ли вы друг друга поняли.
   

1. Ознакомьтесь с особенностями деловой национальной культуры ваших партнеров по переговорам. В каждой стране есть свои тонкости: как в работе судебной системы, так и в личном общении. Постарайтесь найти информацию о них в открытых источниках или проконсультироваться с человеком из интересующей вас бизнес-среды, чтобы лучше понимать собеседников или случайно не сорвать переговоры неподходящим жестом или фразой.
2. Привлекайте собственного переводчика с уровнем владения языком native speaker. Несмотря на то, что официальным деловым языком считается английский, часто партнеры на нем не говорят или говорят недостаточно хорошо, поэтому общаются на родном языке. В этом случае ваш переводчик сможет не только дословно перевести слова другой стороны, но и обратит ваше внимание на возможное «двойное дно» в высказываниях.
   
3. Записывайте все комментарии и замечания, которые звучат на переговорах. Бывает так, что зарубежные партнеры относятся к договору достаточно формально, а важные условия сделки обсуждаются устно. Поэтому после переговоров обязательно дублируйте итоги в электронной переписке с просьбой о подтверждении.
   

1. Проверяйте компании, с которым собираетесь взаимодействовать. Для этого запросите справку о компании из специализированных иностранных реестрах. Существуют открытые бесплатные базы и закрытые, в которых запрос выписки – платная услуга, но, во-первых, стоит она около 100 евро (и это гораздо меньше стоимости возможного судебного разбирательства), а во-вторых, в такой справке будет вся информация о бенефициарах, руководстве и деятельности интересующей вас компании. Такую выписку стоит найти или заказать даже в том случае, если потенциальный партнер или контрагент прислал вам пакет документов на компанию – для дополнительной уверенности. Кроме того, проверьте юрисдикцию, в которой действует компания, на наличие офшорных зон: в них часто регистрируют компании с номинальным сервисом и подставным руководством.
2. Просите оригиналы или заверенные копии документов. Аккуратно собирайте все документы по любой сделке, будь она личная или рабочая. Если вы подаете какое-либо заявление в иностранную государственную службу – просите поставить на ваш экземпляр отметку о принятии, даже если сотрудники будут делать большие глаза и уверять, что у них так не принято. Если подписали договор с зарубежной компанией – попросите отправить вам бумажные экземпляры почтой.
   
3. Заранее договоритесь о результатах. Если вы действуете в другой стране через посредника, заранее обговорите, что будет являться законным и официальным подтверждением ваших действий. Например, если вы покупаете недвижимость, то финальным документом будет не свидетельство о регистрации сделки в зарубежном аналоге Росреестра, а оригинал свидетельства о собственности.