Право
Лена Очкова

Бухгалтерия интернет-магазина: инструкция для начинающих от Ecwid

Операционный директор системы для электронной коммерции Ecwid и основатель бухгалтерской компании АПБ Александр Коваленко рассказал vc.ru, как выбрать организационную форму и систему учета для интернет-магазина, какие документы нужно выдавать покупателям и как сдавать отчетность.

Бухгалтерия, регистрация, налоговая отчетность — после этих слов страшно начинать свое дело. На самом деле всё довольно просто. В статье я расскажу, как настроить бухгалтерский и налоговый учёт в интернет-магазине. Вы узнаете:

  • как выбрать организационную форму для интернет-магазина — ИП или ООО;
  • какую систему учёта выбрать — ОСНО или «упрощёнку»;
  • как зарегистрировать ИП или ООО;
  • какие документы должен выписывать интернет-магазин;
  • где найти бухгалтера для интернет-магазина;
  • как сдавать отчётность в налоговую.

Читайте, если собираетесь открыть бизнес или начать работать официально.

Пять вопросов про ИП и ООО

Просто частник не сможет создать сколько-нибудь серьёзный интернет-магазин. Хотя бы потому, что не сможет заключить договор с банком на эквайринг — приём денег по кредитным картам. Если собираетесь продавать на сумму более 100 тысяч рублей в месяц, нужно официальное оформление. Для малого бизнеса таких форм всего две — ИП (индивидуальный предприниматель без образования юридического лица) и ООО (общество с ограниченной ответственностью). Чтобы из них выбрать, нужно ответить на пять вопросов:

1. Что именно вы собираетесь продавать?

Определите, к какой категории относятся ваши товары.

  • Простой товар — повседневные промышленные вещи, посуда, поделки, мелкая недорогая электроника, одежда, аксессуары для мобильных.
  • Товар, по которому могут быть претензии, — то, что может причинить вред здоровью (например, скоропортящиеся продукты), дорогие товары с гарантийным сроком (например, дорогая электроника).

ООО отвечает по претензиям только в размере собственных активов — ИП отвечает всем своим имуществом. Значит, если от проданного вами фермерского творога кому-то станет плохо, у ООО не отберут денег и товаров больше, чем есть, а у ИП могут отобрать вообще всё, в том числе машину и любимую породистую кошку. Есть нюансы: у ИП не смогут отобрать единственное жильё и необходимый для проживания минимум вещей. Владельца ООО при некоторых условиях тоже могут лишить имущества, но сделать это сложнее.

2. На какую сумму в год вы собираетесь продавать?

При больших оборотах ИП не сможет использовать упрощённую систему налогообложения, и становится выгоднее открыть ООО. На 2016 год потолок установлен в 79 млн рублей.

3. Вы владеете магазином один или у вас есть партнёры?

ИП — это один хозяин. Если вас несколько, то нужно открывать ООО.

4. Вы строите интернет-магазин для себя или намерены потом продать его?

Чтобы продать магазин, зарегистрированный на ИП, нужно оформить много документов. Продать ООО гораздо проще. Вообще, продажа бизнеса — комплексный многогранный вопрос. Обязательно посоветуйтесь с тем, кто это уже хоть раз успешно сделал. Если не найдёте такого человека в своём окружении — напишите мне.

5. Собираетесь ли вы делать большой перерыв в торговле?

ООО может приостановить свою деятельность без потерь, а у ИП есть обязательные платежи (пенсионный и медицинское страхование).

Итак, вам нужно ООО, если верно хотя бы одно из этих утверждений:

  • Вы продаёте товар, по которому к вам могут предъявить серьёзные претензии.
  • Предполагается, что объем продаж будет больше 79 млн рублей.
  • Есть или будет партнёр.
  • Есть мысли в близком будущем продать интернет-магазин.
  • Продажи могут приостанавливаться на длительный срок.

Выбор системы учёта

Если ваш объём продаж больше 79 млн рублей в год, подойдёт только ОСНО. ОСНО — общая система налогообложения. Это все прелести крупной фирмы: НДС, балансы, куча разных налогов и так далее. Подходит крупным торговцам и тем, кто работает с крупными торговыми и промышленными предприятиями. Вам это вряд ли будет нужно, по крайней мере в первый год.

Если меньше, выбирайте упрощённую систему налогообложения. В ней гораздо проще вести учёт, можно использовать онлайн-сервисы ведения бухгалтерии, и такие фирмы реже проверяет налоговая. Упрощённых систем две:

1. Доходы минус расходы (налог 15%). Вы имеете право вычитать из полученных доходов стоимость товаров, расходов на интернет, создание сайта, доставку и так далее. С получившейся прибыли нужно заплатить 15% налога. Подойдет тем, кто перепродает товары, а не производит сам. Для вычитания расходов они должны быть оплачены, получены и иметь отношение к вашему бизнесу.

Например, если вы торгуете электроникой, то затраты на предпродажную подготовку и настройку техники можно вычесть из налогооблагаемой суммы. А вот чек на покупку 5 килограммов мандаринов и бутылки вина налоговый инспектор вряд ли примет.

2. Доходы (налог 6%). Вы заплатите 6% со всех поступающих вам сумм. Никаких расходов из них вычитать нельзя. Подойдет, если у вас мало задокументированных расходов (например, вы продаёте что-то, сделанное своими руками) либо очень большая наценка.

Регистрация ИП или ООО

Теперь надо подготовить и подать документы для регистрации. Перед началом выберите из классификатора виды деятельности (это обязательно для налоговой), а для ООО — ещё название компании и адрес.

Вид деятельности по ОКВЭД

Видов деятельности по Общероссийскому классификатору видов экономической деятельности можно выбрать несколько: всё зависит от того, чем ещё вы собираетесь заниматься. В интернете множество статей по выбору кода ОКВЭД, посмотрите. Для интернет-магазина вам обязательно надо выбрать код 52.61 — «Розничная торговля по заказам». Это будет ваш основной код.

Код 52.61 — это группа. Она включает в себя коды 52.61.1, «Розничная почтовая (посылочная) торговля» и 52.61.2, «Розничная торговля, осуществляемая через телемагазины и компьютерные сети (электронная торговля, включая интернет)». По идее, коды внутри группы указывать не нужно, если вы выбрали группу. Однако в некоторых регионах у налоговых инспекторов своё понимание закона, и они могут отказать в регистрации, если указана только группа. Они будут неправы, но от этого не легче. Поэтому на всякий случай указывайте все три.

Кроме основного кода, можно выбрать дополнительные. Не регистрируйте без нужды лишние виды деятельности, да и вообще для начинающей фирмы их нежелательно иметь более семи штук: слишком много кодов могут привлечь внимание налоговой, и с вас потребуют объяснений.

Название для ООО

Оно должно быть коротким и легко произносимым. Очень вероятно, что вам придётся диктовать его партнёрам по телефону, и нужно, чтобы вас понимали однозначно. Отлично, если название будет совпадать с названием вашего домена или магазина.

Адрес для ООО

Адрес должен быть ещё до регистрации. Налоговая в борьбе с фирмами-однодневками серьёзно ужесточила регистрацию, и это создаёт трудности для реальных фирм. Для регистрации вы должны иметь гарантийное письмо или предварительный договор аренды с собственником помещения. Будьте готовы к тому, что налоговый инспектор навестит собственника и убедится, что помещение действительно есть и вам его дадут. Примерно такая же процедура сейчас с открытием расчётного счёта в банке.

Способы регистрации

Итак, у нас есть коды ОКВЭД, название, адрес и система налогообложения. Если вам дорого время, обратитесь к специалистам (бухгалтерским аутсорсерам). Их масса по соседству с вами, их легко найти по запросу «регистрация ИП и ООО». Они самостоятельно всё сделают с указанными вами параметрами.

Если хотите сэкономить, воспользуйтесь онлайн-сервисом по подготовке документов для самостоятельной регистрации ИП и ООО. Я рекомендую сервис «Моё дело» — регистрация ИП и ООО. Всё бесплатно. Обратите внимание: вам всего лишь подготовят правильные документы, сдавать их в налоговую придётся самим. Инструкция по дальнейшим шагам там же, на сайте сервиса.

Документы, которые нужно выдавать

У вас начались продажи. Какие документы должен выписывать интернет-магазин?

Письмо с подтверждением покупки

Сразу после оформления и оплаты заказа вы должны отправить клиенту на email подтверждение покупки. Это просто письмо в свободной форме. Его сгенерирует и отправит автоматически ваша система электронной коммерции. Оно может быть практически любого вида и формы, должно быть лишь несколько обязательных полей:

  • продавец (это вы), контактные данные;
  • покупатель;
  • что купили, количество и сумма;
  • общая сумма заказа.

Письмо может быть с картинками, фотографиями, самых замысловатых шрифтов и расцветок. Большинство систем позволяет создать свой собственный шаблон.

Накладная

Вместе с товаром в посылку покупателю вкладывается накладная — в интернет-продажах её ещё зовут инвойс. Информация в ней дублирует письмо. Её вам тоже подготовит ваша система электронной коммерции, и её тоже можно оформить так, как вам удобно. Вот хороший пример инвойса:

Если ваш товар электронный, то накладную вы не отправляете. Покупатель самостоятельно может зайти в личный кабинет в магазине и нажать на ссылку «Скачать инвойс». Даже в России с недавних пор достаточно электронного инвойса, а за рубежом это норма уже давно.

Некоторые перевозчики требуют оформлять накладные по собственной форме. Например, когда вы отправляете товар «Почтой России», вам понадобятся специальные бланки. Уточните заранее, какой нужен бланк и умеет ли ваша система электронной коммерции готовить такие документы. Если нет, можно печатать накладные через «1С» или «Мой склад».

Кассовый чек

Если вы собираетесь торговать за наличные (оплата при получении товара), то обязаны выдавать клиенту кассовый чек. Для этого нужны мобильные контрольно-кассовые машины (ККМ) — такой аппарат выдаётся курьеру вместе с накладной. Особое внимание надо обратить на выдачу чека. Алгоритм действий кассира прописан в законах и инструкциях ФНС:

  1. Получить деньги, сообщить сумму покупателю: «Ваши 5000 рублей».
  2. Выбить на ККМ чек.
  3. Назвать сумму сдачи: «Ваша сдача — 151 рубль 15 копеек».
  4. Вручить чек и сдачу одновременно и только в руки покупателю. Купюры и монеты выдаются вместе.
  5. Вручить товар и накладную.

Если ваш курьер нарушит алгоритм и нарвётся на сотрудника налоговой не в духе, то он может подвести вас под серьёзный штраф за неприменение кассового аппарата. Чтобы нарушить закон и попасть на штраф, достаточно, к примеру, выдать чек после сдачи или отдать товар до выдачи чека.

Если у вас будет ККМ, совмещённая с POS-терминалом, то ваш курьер сможет принимать оплату по банковским картам прямо в момент выдачи товара (эквайринг). Разница лишь в том, что чека будет два: кассовый чек и слип (чек снятия денег с кредитки).

Выбор терминалов и ККМ широкий, законодательство в этой области меняется стремительно, и я бы не стал полагаться на один источник информации. Обязательно посетите несколько компаний, торгующих кассовыми аппаратами. Пройдитесь по крупным банкам вашего города и поговорите с ними о мобильных терминалах. У «Русского стандарта», ВТБ и «Сбербанка» большой опыт в эквайринге, и они могут предоставлять терминалы бесплатно. Почитайте свежие статьи про выбор аппарата. Иначе вы рискуете купить аппарат, который через полгода придётся менять из-за изменившегося законодательства.

Кассовые чеки должны быть утверждённой налоговым ведомством формы. Их вам будет печатать ККМ, вручную ничего выписывать не надо. Ваши реквизиты в ККМ пропишут в той фирме, где вам их продадут. В некоторых ККМ чек тоже можно брендировать — вставить туда свой логотип. Спросите об этом у вашего поставщика кассовых аппаратов.

Как сдавать отчетность

Первое правило сдачи отчётности в налоговую — не делать это самостоятельно. Законодательство у нас кривое и постоянно меняется, так что возьмите профессионала. Вариантов несколько:

1. Наймите своего бухгалтера

Дорого, придётся обеспечивать рабочее место (компьютер и софт), и хорошего бухгалтера найти сложно. Этот вариант нужно выбирать в очень редких случаях:

  • Вы вынуждены соблюдать режим строгой секретности: работаете на оборонку или на мафию. Интернет-магазин не про это.
  • Ваш документооборот уже настолько велик, что вам выгоднее иметь своего бухгалтера, чем платить профессионалам. Вряд ли в начале работы вы сможете этим похвастаться.
  • В вашей фирме с самого основания есть три сотрудника: генеральный директор, коммерческий директор и секретарша. Тогда, конечно, без главного бухгалтера вам не обойтись.

Во всех остальных случаях будут выгоднее другие варианты.

2. Наймите аутсорсера

Тысячи их. Можно выбирать фирму из любого города. Если у аутсорсера правильно поставлена работа, то вам и не придётся видеться, документами можно обмениваться через интернет. Есть множество статей, как выбрать такую бухгалтерскую компанию. Хороший аутсорсер:

  • регулярно обновляет свой сайт;
  • может работать исключительно удалённо;
  • предоставляет финансовую гарантию своей работы;
  • может похвастаться хорошими отзывами.

Очень хороший аутсорсер — Ассоциация профессиональных бухгалтеров, она удовлетворяет всем вышеперечисленным условиям. Для Ecwid бухгалтерию ведет именно АПБ.

3. Используйте сервисы электронных бухгалтерий

Уже упомянутое «Моё дело» готовит отчётность и самостоятельно отправляет её в налоговую на основании введённых вами документов. Сервис прост в использовании, недорог и надёжен. Онлайн-сервисы подходят для ИП и ООО на упрощённой системе налогообложения. Но будьте готовы, что вам придётся работать оператором — самостоятельно вводить документы в систему.

Обмен документами с системами электронной коммерции

В век информационных технологий переписывать документы вручную из одной системы в другую не комильфо. У Ecwid и большинства других систем управления интернет-магазинами есть интеграция с «1С».

Что запрещено продавать в интернет-магазине

Напоследок напомню, что в России в интернет-магазинах нельзя продавать:

  • Алкоголь, табак и другие подакцизные товары.
  • «Шпионские» устройства — скрытые камеры и так далее. Их вообще нельзя покупать: по данным судебного департамента Верховного суда, в 2012 году за это были осуждены 72 человека, в 2013 году — уже 152, а в 2014-м — 212.
  • Лекарства. Однако интернет-аптек в сети полно. Этот вопрос тонкий и не входит в тему статьи. У меня к вам лишь один настоятельный совет: если вы собираетесь открыть интернет-аптеку, вы должны на каждом шаге точно понимать, что делаете, и тогда эта статья не для вас. Если вы не специалист в аптечном деле — найдите себе другую нишу.
  • Наркотики и их пропаганда, к которой сейчас относят и безобидные изображения конопли. Было несколько судебных дел за продажу значков, кепок и маек с подобными рисунками. Не продавайте ничего подобного.
  • Биткоины и другие криптовалюты. Многие системы электронной коммерции поддерживают приём биткоинов. При настройке убедитесь, что такая возможность у вас отключена.
0
10 комментариев
Популярные
По порядку
Написать комментарий...
Samat Zhanbekov

Такой вопрос: Если товар отправляется наложенным платежем (курьер, почта), как тогда правильно выписывать чек?

Ответить
0
Развернуть ветку
Alexander Kovalenko

Если отправляется наложенным платежом по почте, то чек выписывать не надо, это за вас сделает почта при выдаче товара.

Если отправляете с курьером - см абзац "Кассовый чек":
1) Получить деньги, сообщить сумму покупателю: «Ваши 5000 рублей».
2) Выбить на ККМ чек.
3) Назвать сумму сдачи: «Ваша сдача — 151 рубль 15 копеек».
4) Вручить чек и сдачу одновременно и только в руки покупателю. Купюры и монеты выдаются вместе.
5) Вручить товар и накладную.

Ответить
1
Развернуть ветку
Samat Zhanbekov

Спасибо. Под курьером я имел ввиду аутсорсинговую курьерскую службу. С ними также как с почтой?

Ответить
0
Развернуть ветку
Alexander Kovalenko

Да, с ними так же, как с почтой. Курьерская служба берёт это всё на себя (те курьерские службы, которые я видел).

Ответить
1
Развернуть ветку
Alen Altman

Статья познавательная для тех, кто не сталкивался с подобными проблемами. Всё равно лучшее учение и приобретение опыта – это собственные ошибки и собственный опыт решения проблем.

Ответить
0
Развернуть ветку
Руслан Байбурин

Лучше уж учиться на чужих ошибках, только порой чужой опыт совершенно не подходит

Ответить
1
Развернуть ветку
Egor Gavrilov

Биткойны принимать не получится?

Ответить
0
Развернуть ветку
Alexander Kovalenko

В России - нет. Запрещено законом. Если вы продаёте за рубежом от зарубежного же юрлица - да, там возможно, но это тема отдельного разговора.

Ответить
0
Развернуть ветку
Ааа Ввв

Очень интересная статья.
А поясните пожалуйста почему "эквайринг для физических лиц" - не очень реальная ситуация?
Если есть допустим лицевой счет частного лица в банке - в чем сложность его использовать?
Очень интересно и с т.зрения правовой стороны.
Спасибо

Ответить
0
Развернуть ветку
Alexander Kovalenko

Эквайринг - это коммерция. В России заниматься коммерцией можно лишь будучи официально зарегистрированным ИП или ООО. Банки исходят именно из этого.

Плюс инструкции ЦБ РФ, которых я наизусть не знаю, но они есть, поверьте. Подробнее вам могут рассказать в вашем банке.

Ответить
0
Развернуть ветку
Читать все 10 комментариев
Самые сильные идеи в жизни

Предприниматель Сахил Блум публикует в своем Твиттере интересные жизненные идеи и парадоксы. Представляю перевод твиттер треда «22 самых сильных идей в жизни».

Идеальный тимлид: миф или реальность?

Кто такой идеальный тимлид? Что ожидает руководство от такого сотрудника? Колонка Алексея Кирсанова, руководителя разработки «Битрикс24».

Twitter приобрел миноритарный пакет акций Aleph Group — материнской компании Httpool

Twitter Inc. (TWTR) — первая из компаний Кремниевой долины, которая стала акционером глобальной рекламной группы Aleph, объединяющей компании IMS, Httpool, Wise.Blue и AdDynamo. Таким образом Twitter поддержит международную образовательную инициативу Aleph Group по усилению цифровой экосистемы в странах с развивающейся экономикой.

Яндекс.Маркет» не доставил мой заказ и не вернул деньги. Часть 2

Всем привет. Это вторая часть статьи о моих пока что безуспешных попытках вернуть деньги за отмененный заказ на яндекс маркете. Ни на что не претендую, просто делюсь опытом общения с этой компанией. Статья своего рода нытье по этой сложившейся ситуации, если вы не фанат такого чтива, читать не рекомендую.

Геозоны: разделяй и властвуй

Ильдар Бикташев, руководитель отдела картографии и алгоритмов, уже рассказывал, какие задачи стоят перед картографическими сервисами Master Delivery. Сегодня продолжаем разговор о том, как геоаналитические разработки решают маркетинговые и логистические задачи бизнеса.

Акции роста российских эмитентов на ближайшие 5 лет

Пандемия меняет мир и формируется новая тенденция на ближайшие годы. Ниже будут представлены компании, акции которых способны в новых мировых реалиях опередить динамику фондовых индексов.

«Многие из вас не догадываются, что живут с обломком металла в зубах»: почему стоматологи не признаются в своих ошибках

Как реагировать на врачебные ошибки и что делать, если вы в стоматологическом кресле и врач начинает говорить о рисках.

Бот для упоминаний в комментариях и статьях

Сделал бота @vctrackbot, который читает за вас комментарии и статьи и присылает оповещение в телеграм, когда встречает упоминание нужного текста. Например любое упоминание озона, nft или призыв вас по нику или имени (Олег, где макет?).

Анализ тональности текста с использованием фреймворка LightAutoML

Сентиментный анализ (анализ тональности) – это область компьютерной лингвистики, занимающаяся изучением эмоций в текстовых документах, в основе которой лежит машинное обучение.

Теряли 10-15% рекламного бюджета и однажды потратили 1 млн рублей на аудит: история ошибок в продвижении сети клиник

Отчаялись и перепробовали всё — от сервисов автоматизированных проверок и до бесконечных аудитов, продолжая терять по 150 тысяч рублей в месяц из-за невнимательности. Но помог другой способ.

Так выглядит наш кабинет при проверке AdSensor
Утиные истории. Кейс о том, как мы разрабатывали стратегию для фермеров направленную на повышение спроса
null