Как предпринимателю эффективно управлять договорами и на что обращать внимание

Вопрос: "Почему хорошо написанный и эффективный договор чрезвычайно важен для каждого предпринимателя?"

В различных источниках и на просторах интернета можно встретить различные определения понятия "Предприниматель". На мой взгляд, наиболее точно и просто термин описан на Investopedia.com:

"Предприниматель - это человек, который создает новый бизнес, берет на себя большую часть рисков, но при этом и получает большую часть вознаграждений в случае успеха. Предприниматель обычно рассматривается как новатор, источник новых идей, товаров, услуг и бизнес-процессов. Предприниматели играют ключевую роль в любой экономике, используя навыки и инициативу, необходимые для того, чтобы предвидеть потребности рынка и принести на него (рынок) новые идеи. Предприниматели, которые оказываются успешными в принятии рисков стартапа, вознаграждаются прибылью, славой и возможностью дальнейшего роста. Те, кто терпит неудачу, несут убытки и ограничены в возможностях роста на рынках.”

Поэтому, вне зависимости от области бизнеса, в которой работает предприниматель, очень важно убедиться, что он и его предприятие должным образом защищено. Любые отношения предпринимателя с партнерами, акционерами и инвесторами, сотрудниками, подрядчиками и поставщиками регулируются договорами. Работать без договора и не выполнять должным образом бумажную работу - значит подвергнуть свои инициативы и любые сопутствующие деловые и коммерческие отношения еще большему риску.

На мой взгляд в этом и заключается ответ на вопрос: "Почему хорошо написанный и эффективный договор чрезвычайно важен для каждого предпринимателя?"

Опыт показывает, что существует несколько ключевых аспектов, на что необходимо обращать внимание и над чем нужно работать предпринимателю, чтобы улучшить качество заключаемых договоров и усовершенствовать процесс управления ими.

Каждый предприниматель должен очень четко представлять себе цели, для которых заключается договор, и, что важно, результаты, которые необходимо получить к окончанию срока его действия. Только такое понимание позволит предусмотреть все бизнес цели и детали в условиях договора максимально эффективно: коммерческие аспекты, операционные вопросы, защититься от потенциально рискованных сценариев и событий.

Следующий шаг заключается в тщательном создании (написании) договоров. Условия должны быть максимально подробными и охватывать все стороны бизнеса, особенно, которые могут оказаться потенциально проблематичными при реализации договора. Работая над условиями договора с другой стороной или вашей командой, предприниматель должен убедиться, что, как минимум, предмет договора, обязательства сторон, условия оплаты, график и объем работ, спецификации, показатели эффективности предусмотрены положениями такого договора.

Действительно, в контрактах нельзя пренебрегать деталями. Например, подробно прописанная статья о Форс-Мажоре, позволила некоторым предпринимателям, которые отвечали за поставку материалов и оборудования на глобальном рынке, минимизировать свои убытки от пандемии коронавируса и продлить сроки поставки по контракту без каких-либо штрафных санкций или возмещения убытков другой стороне.

Не забывайте предусмотреть право и условия выхода из договоров (расторжения), на случай, если дела пойдут плохо и не так, как планировалось. У предпринимателя могут быть хорошие и надежные партнерские отношения с инвесторами и клиентами, подрядчиками и поставщиками, экономическая и политическая среда может быть стабильна для бизнеса, но не возможно предугадать, когда все может принять негативный оборот, или когда внутри вашего бизнеса что-то пойдет не так. Именно поэтому положения о расторжении должны быть включены в текст и подробно прописаны, что позволит обеим сторонам расторгнуть договор в случае необходимости и заранее понимать процедуру и последствия такого расторжения.

Многие предприниматели, особенно владельцы небольших предприятий пренебрегают этим, но опыт показывает, что четкий и понятный процесс управления договорами очень важен для всех его (процесса) участников. Не важно насколько большая компания - рекомендуется разработать и закрепить внутренние процедуры с описанием пошаговых инструкций о том, как следует заключать новые договоры и управлять текущими, как будут приниматься решения (в том числе коммерческие) и кто за что отвечает. Такие процедуры должны охватывать как этап до подписания договора (pre-award), так и процесс самой реализации договора (post-award). Постарайтесь подробно прописать в своих внутренних документах: как проводить тендер/ участвовать в тендере, кто должен подписывать договоры, какие шаблоны использовать для каких ситуаций, этапы аудита, отчетности и прочее.

Когда договор заключен, лучше всего начать с того, чтобы еще раз расставить все точки над i, организовав отдельную стартовую встречу. Как будет работать договор и его ключевые условия, как стороны будут выполнять свои обязательства, технические и организационные аспекты - все это желательно обсудить на такого рода встречах до момента реализации работ или поставки материалов. Всегда лучше иметь четкое взаимопонимание в самом начале, чем тратить время, деньги и другие ресурсы на последующих этапах, если возникнут какие-то неопределенности и препятствия.

В практике международных нефтегазовых проектов, например, которые реализует компания Royal Dutch Shell, такие установочные совещания занимают два-три дня, при этом только один день выделяется на обсуждение вопросов безопасности труда и экологии.

Как уже было отмечено выше, управление договорами можно разделить на два отдельных этапа: до подписания (pre-award) и процесс самой реализации договора (post-award). На этапе post-award успешно управлять договором без регулярного контроля в течение всего срока действия сложно и, честно говоря, наверное, невозможно. Такой контроль может включать в себя, например, проверку выполнения сторонами своих обязательств, прогресса, графика, согласование нарядов на изменения или дополнительных соглашений, если таковые имеются. Регулярно проводя такие проверки, вы сможете своевременно определить текущие и потенциальные проблемы и риски, а значит предпринять все необходимые действия в нужный момент.

Когда наступает дата истечения срока действия договора или же он был расторгнут, желательно выполнить определенные действия по, так называемому, "закрытию" договора. Обе стороны должны быть уверены в том, что все обязательства, включая финансовые, на указанную дату выполнены и никакие другие дополнительные требования друг к другу у сторон не могут возникнуть в дальнейшем. В подтверждение чего некоторые компании завершая крупные договоры дополнительно подписывают соответствующие акты, где прописывается, что договор закрыт и никаких дальнейших прав или претензий в будущем у сторон по нему (договору) не возникнет. Если же в договоре есть гарантийный срок или гарантийные обязательства, предусмотренные после выполнения основных работ или оказания услуг, то лучше, если процедура закрытия будет проведена по истечении этого срока. Не забывайте также предоставлять обратную связь другой стороне по договору, анализировать сотрудничество и делать выводы на будущее.

#договоры #менеджмент #управление #предпринимательство

Станислав Федоров.