Лучший способ согласовать договор внутри компании

У семи нянек дитя без глазу. К сожалению, иногда это выражение применимо и к договору, который недостаточно тщательно проверили на этапе согласования. Один руководитель отдела поставил подпись, торопясь по своим делам, другой сделал точно также, в результате все понадеялись на кого-то еще, а невыгодные условия, прописанные в договоре, привели к существенным потерям для компании. Ксения Амдур, советник уголовно-правовой и общей практики Alliance Legal CG порассуждала о том, как избежать подобной ситуации.

Классическая схема распределения зон ответственности между разными отделами компании в ходе согласования договора предполагает отнесение определенного раздела документа к компетенции соответствующего сотрудника или отдела. В конечном итоге каждый ответственный за согласование сотрудник изучает только «свою» часть и визирует именно ее. Такой подход представляется логичным и обоснованным, но его полноценная реализация возможна только при грамотном юридическом сопровождении.

По моему мнению, договор будет работать на компанию, а не против нее, только тогда, когда его итоговые условия, в том числе и финансовые, проработаны и согласованы юристами. На практике это означает, что заинтересованный в совершении сделки отдел или конкретный сотрудник, например, PR-менеджер, принимает на себя ответственность за формулировку предмета договора, будь то поставка, аренда помещения, оборудования, лизинг и так далее. Он же обозначает принципиальные условия исполнения такой сделки, важные для надлежащей работы его отдела. В самых распространенных договорах – поставки, подряда, оказания услуг – это касается сроков и качества, но могут быть и другие моменты. Далее договор отправляется на согласование в другие отделы, каждый из которых смотрит и дает добро относительно «своей» части договора.

Здесь может возникнуть следующий нюанс: например, административно-хозяйственному отделу не интересна закупка PR-менеджером нового баннера для рекламы, а отделу производства – приобретение офисных принадлежностей, но поставить свою визу на договоре должен каждый отдел компании. Поэтому фактически согласование договора незаинтересованными в совершении сделки отделами носит уведомительный характер. Поставив свою визу на рекламном договоре, начальник отдела производства будет просто знать о совершении сделки, но какие-либо значимые последствия для него не наступят ни в результате исполнения договора, ни в случае нарушения его условий.

Очевидно, что такой подход не может быть применен ни к финансовому директору, ни к юридической службе, которые должны нести ответственность за конечный вариант всех условий договора. Так, финансовый директор не может ограничиться проверкой «своей» финансовой части и посмотреть только на раздел «Стоимость и порядок расчетов», «Ответственность сторон», а юрист – не может не проанализировать конечную совокупность всех условий.

Данный список не имеет ограничений и должен быть разработан именно в тандеме финансистов и юристов с учетом сферы деятельности компании и специфики ее работы. Отталкиваясь от чек-листа, финансовый директор не пропустит значимые условия договора, даже если они не касаются напрямую его зоны ответственности. И, безусловно, последним, кто проверяет и одобряет результат в виде готового договора, является юридическая служба. Ведь именно она при необходимости будет отстаивать интересы своей компании в суде, опираясь на все тот же совместно одобренный договор.