{"id":13466,"url":"\/distributions\/13466\/click?bit=1&hash=891d339b00b86120568ea8e4296ded112a42876a976e2fd335004400f35cbd30","title":"\u0427\u0442\u043e \u0441\u043c\u043e\u0442\u0440\u044f\u0442, \u0447\u0438\u0442\u0430\u044e\u0442 \u0438 \u043a\u0443\u0434\u0430 \u0445\u043e\u0434\u044f\u0442 \u0432\u0430\u0448\u0438 \u043a\u043b\u0438\u0435\u043d\u0442\u044b?","buttonText":"\u0423\u0437\u043d\u0430\u0442\u044c","imageUuid":"24bb823c-c595-5fc8-be0f-fba9e89237c2","isPaidAndBannersEnabled":false}

Переход на электронные трудовые книжки: на что обратить внимание

В 2020 году в РФ была внедрена система электронных трудовых книжек (ЭТК). Рассмотрим, что и в какие сроки обязан делать бизнесмен в 2021 году, чтобы выполнить все требования трудового законодательства в этой области.

В чем суть реформы

Работодатели теперь должны сдавать в ПФР информацию о стаже сотрудников по форме СЗВ-ТД (постановление ПФР от 25.12.2019 № 730п). Полученные данные фонд хранит в своей базе и выдает работнику по его запросу в виде формы СТД-ПФР.

Сотрудник имеет право получить выписку о своем трудовом стаже и у самого работодателя по форме СТД-Р. В отличие от СТД-ПФР, форма СТД-Р разработана для работодателей и содержит лишь данные о работе в конкретной компании или у ИП (приказ Минтруда от 20.01.2020 № 23н).

Однако полностью бумажные трудовые книжки (БТК), никуда не исчезли. Все сотрудники должны были до 31.12.2020 выбрать между ЭТК и БТК. Если сотрудник ничего не выбрал, то «по умолчанию» считается, что он решил дальше продолжать использовать БТК (ст. 2 закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

Также могут пользоваться БТК те сотрудники, которые ранее уже имели стаж, но не работали в конце 2020 года. Если такой специалист в 2021 году или позднее заключит новый трудовой договор, то он может использовать БТК при оформлении и дальнейшей работе. Также этот сотрудник может выбрать и ЭТК, как сразу при трудоустройстве, так и в любой день впоследствии.

Таким образом, дата перехода на новый формат для каждого сотрудника, который уже использовал БТК, может быть любой, по его выбору.

Но у специалистов, которые начнут работать в 2021 году или позднее, права на выбор уже нет: после 01.01.2021 года новые БТК не оформляются.

Если сотрудник решил сохранить БТК, то работодатель все равно должен предоставлять по нему обязательный отчет СЗВ-ТД в ПФР.

Дело в том, что работник, который сохранил БТК на начало 2021 года, может в любой момент перейти на ЭТК. Поэтому информация об его стаже тоже должна накапливаться в базе ПФР. Иначе после перехода такой сотрудник окажется в неравном положении со своими коллегами, которые сразу начали использовать ЭТК.

А вот форму СТД-Р по тем сотрудникам, которые пока продолжают использовать БТК, работодатель составлять не обязан.

Плюсы новой системы для работодателей в том, что не нужно тратить средства на закупку БТК и организовывать их хранение. Также теперь будет удобно анализировать данные о профессиональном опыте сотрудников.

Минусы заключаются в дополнительной отчетности в ПФР и в «двойном» документообороте для отдельных сотрудников. Речь идет о тех работниках, которые сохранили старый вариант: по ним работодатель должен и вести БТК, и сдавать отчеты в ПФР.

Как перейти на ЭТК

В 2020 и начале 2021 года работодатели должны пошагово провести ряд мероприятий для внедрения нового формата работы. Рассмотрим порядок перехода:

  • Изменить документы, в которых упоминаются трудовые книжки: положения о персонале, трудовые договора и т.п. Во все указанные акты нужно добавить информацию о передаче сведений в ПФР и выдаче работникам выписок.
  • Оформить усиленную квалифицированную электронную подпись, если работодатель решил предоставлять сотрудникам форму СТД-Р в электронном виде.
  • В течение 2020 года сдавать форму СЗВ-ТД по принятым, уволенным, переведенным сотрудникам, а также по тем, кто решил сохранить БТК или запросил выписку по трудовой деятельности.
  • До 31.10.2020 письменно уведомить всех работников о праве перейти на ЭТК или сохранить бумажный вариант.
  • До 31.12.2020 собрать заявления сотрудников о выборе между ЭТК и БТК.
  • В течение трех рабочих дней после получения заявлений выдать БТК на руки сотрудникам, которые выбрали электронный формат (письмо Минтруда РФ от 13.03.2020 № 14-2/В-260).
  • До 15.02.2021 сдать форму СЗВ-ТД по тем сотрудникам, по которым не предоставлялись сведения в «переходном» 2020 году. Таким образом, в феврале 2021 года у ПФР сформируется полная база данных по всем работникам.

Важно то, что «старые» положения о ведении БТК при этом необходимо сохранить. Дело в том, что вряд ли все сотрудники компании сразу откажутся от привычных БТК. Поэтому нужно предусмотреть оба варианта работы.

Как в 2021 году и далее работать с данными о сотрудниках в новом формате

В 2021 году и далее все работодатели должны выполнять следующие обязанности по электронному обмену информацией о стаже сотрудников:

  • Предоставлять в ПФР отчет СЗВ-ТД:
  • при приеме или увольнении сотрудника — не позднее следующего рабочего дня;
  • при внутреннем переводе, подаче заявления о ведении БТК или запроса на выписку о стаже — до 15 числа следующего месяца.

Отчет СЗВ-ТД нужно сдавать, в том числе, и по тем сотрудникам, которые сохранили БТК. За нарушение сроков и порядка предоставления формы СЗВ-ТД для должностных лиц предусмотрено предупреждение или штраф в сумме от 300 до 500 рублей (п. 2 ст. 15.33.2 КоАП).

  • Предоставлять сотрудникам, перешедшим на ЭТК, сведения о стаже по форме СТД-Р: в день увольнения или в течение трех рабочих дней по заявлению.
  • Если сотрудник решил перейти на ЭТК, то выдать ему БТК в течение трех рабочих дней.

Вывод

С 2020 работодатели обязаны передавать в ПФР сведения о трудовой деятельности сотрудников.

Сотрудник может получить данные о своем трудовом стаже, если обратится в ПФР или к работодателю.

Чтобы избежать штрафов, работодатель должен строго соблюдать все правила предоставления информации о трудовом стаже в ПФР и сотрудникам.

Мы можем ответить на любые вопросы, связанные с кадровым делопроизводством. А если вы хотите гарантированно избежать проблем в этой области — передайте кадровый учет нам на аутсорсинг.

Материал подготовлен:

Бухгалтерское агенство "Простые Решения"

Телефон: +7 499 444 62 10

Email: contacts@simple-desicion.ru

Официальный сайт: https://simple-desicion.ru

0
3 комментария
Владислав Алексеев

Работодатель закупал БТК? Впервые слышу.
Всегда в ларьке газетном покупали трудовую.

Ответить
Развернуть ветку
Простые Решения
Автор

Но сегодняшний день бумажные трудовые выдаются работнику, принятому на работу впервые, самим работодателем (постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225). 

Ответить
Развернуть ветку
Вера Гагарина

По верхам как-то, неспецы писали

Ответить
Развернуть ветку
Читать все 3 комментария
null