Что станет электронным в 2021 году. Цифровой паспорт, документооборот и другие нововведения

В 2021 году документы юридических лиц и наёмных специалистов постепенно будут переходить в электронный вид: это паспорта, трудовые, чеки, отчетность. В условиях пандемии как никогда высок спрос на ЭДО – так, у нас в SimbirSoft не менее 70 клиентов и подрядчиков поддерживают электронный документооборот. Рассмотрим плюсы и минусы ЭДО, а также 5 ключевых изменений для бизнеса в этом году.

Онлайн-запись на прием к врачу, подача всевозможных заявлений в государственные органы, постановка в очередь в детский сад – эти плюсы цифровизации знакомы практически каждому человеку. А под влиянием COVID-19 электронный документооборот (ЭДО) прочно вошел в процессы крупных компаний и малого бизнеса.

В этой статье мы перечислим основные преимущества электронных документов для бизнеса и сотрудников и выделим главные нововведения 2021 года.

В России документы для физических лиц чаще всего представлены в бумажном виде, при этом многие государственные услуги доступны онлайн — на одноименном сайте. В числе его функций — возможность создать ИП, оплатить штрафы ГИБДД, подать налоговую декларацию, оформить временную регистрацию или загранпаспорт и многое-многое другое.

Плюсы получения госуслуг онлайн:

- большое количество госуслуг в режиме «одного окна»;

- скорость обслуживания;

- возможность безналичной оплаты;

- статус обработки заявления можно узнать не выходя из дома.

Среди недостатков электронного документооборота для физических лиц — отсутствие некоторых услуг онлайн и то, что для получения услуг на портале нужно предварительно зарегистрироваться и подтвердить личность.

• Электронные трудовые книжки

С 1 января 2021 года работникам, поступающим впервые на работу, будут оформлять только электронные трудовые книжки. Кроме того, уже сейчас контролирующие органы при проведении проверок всё чаще запрашивают документы в электронном виде и не работают с бумажными. Поэтому переход на электронный документооборот в кадровой сфере — это уже необходимость, а не вопрос будущего.

• Цифровые паспорта

Пилотный проект по внедрению электронных паспортов в Москве запустят до 1 декабря 2021 года, по оценкам МВД России. Документ представляет собой пластиковую карту, размером с банковскую, и содержит электронный носитель информации с данными бумажного паспорта. В МВД подчеркнули, что электронный паспорт будет отличаться от обычного более высокой степенью защищенности, практичностью и износостойкостью, а при утере появится возможность его быстрой блокировки.

В финансовых организациях, государственных органах, страховых компаниях и прочих структурах электронный документооборот позволяет ускорить и автоматизировать любые операции с документами. Рассмотрим основные преимущества:

• Повышение эффективности бизнеса, возможность уделять больше внимания тем задачам и процессам, которые создают дополнительную ценность для клиентов.
• Сокращение расходов на покупку бумаги, канцелярских принадлежностей, заправку и обслуживание принтеров, оплату почтовых и курьерских услуг.
  
• Полное соответствие требованиям законодательства, разрешающего хранить и вести всю "первичку" как в бумажном, так и в электронном формате. Заверенный ЭЦП электронный документ имеет такую же юридическую силу, как и бумажный.
  
• Прозрачность работы, ответственность сотрудников. Автоматизация бухгалтерского учета построена таким образом, что каждый работник несет ответственность за свои действия. Все манипуляции с онлайн-документами фиксируются. Недобросовестные партнеры не смогут сказать, что документы не были присланы или потерялись.
  
• Быстрый поиск и хранение документов. В среднем бухгалтер на поиск бумажных документов тратит до 1 часа в сутки, кроме того, для хранения документов в архивах нужны значительные площади. В ЭДО поиск необходимого документа занимает секунды.
  
• Более быстрое взаимодействие с контролирующими органами. Благодаря тому, что человеческий фактор сведен к нулю, в онлайн-отчетности меньше вероятность ошибок. ЭДО позволяет отправлять документы онлайн и узнавать их статус почти мгновенно, что снижает риски штрафов за просрочку.
  
• Взаимодействие с контрагентами из других регионов. Случается так, что партнеры по бизнесу, клиенты или поставщики находятся в разных городах, и ЭДО помогает быстро передавать как бухгалтерские, так и юридические документы и расширять базу поставщиков или клиентов.
  

Однако, каждая система обмена документами имеет те или иные недостатки. Например, при электронном документообороте нужно обучить персонал, оплатить и зарегистрировать электронную цифровую подпись (ЭЦП), продумать риски, связанные с защитой данных и возможными техническими сбоями. Также зачастую отмечают следующие минусы:

- невозможность использовать электронные документы, если партнеры не перешли на ЭДО;

- недоверие многих контрагентов и покупателей к документам, подписанным ЭЦП;

- сложность технических требований при интеграции с учетной системой.

Ключевые нововведения касаются бухгалтерской отчетности, документооборота в госзакупках и торговли товарами, подлежащими маркировке:

• С 1 января 2021 года все юридические лица должны сдавать бухгалтерскую отчетность в электронном виде, это правило касается и малого бизнеса. Так, если в 2020 году малые предприятия имели послабление от государства и могли сдавать бухотчётность в бумажном виде (пункт 4 статьи 2 444-ФЗ от 28 ноября 2018 года), то с 2021 года они должны отправлять её экземпляр только в электронном виде. Такие же требования предъявляются к статистической отчетности по Федеральному закону от 30.12.2020 № 500-ФЗ.
• С 1 января 2021 года без нанесения соответствующих кодов нельзя торговать одеждой, бельем и некоторым другим текстилем, подпадающим под действие маркировки. Теперь это требование закона. Передача данных в систему маркировки таких товаров будет проходить через электронный документооборот.
• Если вы продаете товары на иностранный рынок, то знаете о системе tax free — это возможность вернуть НДС за товары, приобретенные на территории России и вывезенные за границу стран ЕАЭС. С 1 января 2021 года действует система электронных чеков системы tax free. Также будет налажен электронный документооборот между участниками, что позволит быстрее проводить возмещение.
• В системе госзакупок ЭДО станет обязательным с 1 апреля 2021 года. До этого момента участники торгов могут выбирать способ обмена документами — электронный или бумажный. Ожидается, что ЭДО позволит ускорить передачу договоров и актов, упростить заполнение форм за счет частичной автоматизации этого процесса, отслеживать изменение статуса документов онлайн.
• С 1 января 2021 года для автомобильных перевозок вступают в силу новые правила: электронные перевозочные документы приравниваются к бумажным. Постановление Правительства РФ № 2200 от 21 декабря 2020 года вводит такие понятия, как: «электронные перевозочные документы», «электронная транспортная накладная», «электронный заказ-наряд» и «электронная сопроводительная ведомость».