Менеджеры vs Юристы. Боль работы с договорами

Это менеджеры медленно работают или просто договоры безобразные? Исследование.

Часто в компаниях роли распределяются следующим образом:

• юристы — готовят шаблон договора и инструкцию к его использованию;
• менеджеры — используют готовый шаблон, чтобы компания зарабатывала или тратила деньги.

Такая конфигурация выглядит правильно для бизнеса. Одни дают инструмент, другие его используют.

На практике заключение договора по шаблону превращается в схватку тех и других с переменным подключением сотрудников контрагента. Как итог —

• процесс затягивается до бесконечности;
• сотрудники тратят лишнее время;
• проекты запускаются с опозданием или без договора;
• бизнес теряет деньги.

Если начать разбираться в причинах, то мнения распределяются примерно так:

• юристы — мы дали им все, что необходимо, а они не могут нормально заполнить несколько полей;
• менеджеры — 43 поля — это несколько полей?! Хотелось бы, во-первых, побольше полей, во-вторых, побольше инструкций и как можно больше одинаковых шаблонов. В принципе, домой и так не планируем идти.

Так в чем же истинная причина? Давайте искать узкие места. Как положено — пойдем со стороны пользователя продукта и посмотрим, через что проходит менеджер для заключения договора.

За время работы в компании скапливаются шаблоны договоров:

• их очень много, в них сложно ориентироваться;
• у них непонятные называния файлов, неочевидная внутренняя нумерация или логика применения;
• часть из них сделана под единичные и особые случаи.

Разобраться в этом сложно и долго. В результате:

• менеджеры выбирают не те шаблоны, тратят часы на их заполнение, после чего всё это отправляется в помойку. Нужно переделывать;
• когда понятно, что разобраться самостоятельно не получится, самое время порадовать юристов визитом или цепочкой сообщений в телеге. Юристам именно этого обычно не хватает (так и говорят: "только этого мне не хватало");
• хитрые менеджеры сохраняют одну нужную форму у себя и строят свою последующую работу до увольнения только на ней. Это удобно и опасно. Для бизнеса плохо.

Американец Скотт Элчисон запустил подкаст, помогающий уснуть, — в нём он читает пользовательские соглашения.

Юристы пишут сложно, это факт. Большинство просто не умеют по-другому — в универе не учат, судебные решения, законы и договоры — все тяжеленные. Другие пишут тяжело специально, считают, что юридический — язык избранных.

Особенно хорошо получаются предложения на полстраницы, густой канцелярит, ненужные термины — качественная стена текста.

Например:

Работа с документом вязнет менеджеры тратят больше времени на чтение и попытку понять текст.

Прочитать договор — это полдела. Заполнить его — квест, который проходят не все менеджеры. В арсенале юристов:

• неочевидные поля для заполнения;
• сделать мельчайшие условия переменными;
• разбросать поля для заполнения по всему договору;
• и вишенка на торте — когда при заполнении одного поля или выборе одного варианта нужно вручную изменить зависимый текст и в других частях документа.

Менеджеры тратят неоправданно много времени на заполнение договора. Но они не знают главного правила — заполнить правильно невозможно.

Менеджеры заполняют договор как могут и направляют на согласование: внутреннее и внешнее. И здесь начинается игра повышенной сложности:

• всегда появляются новые требования или свободные для заполнения поля написаны слишком понятным текстом, который юристам нужно усложнить;
• контрагент тоже не понимает, что написано в договоре;
• нужно согласовать формулировки сначала с одними юристами, а потом с другими. Если не удаётся, то посадить их в одной комнате и дать разобраться;
• финализировать документ;
• найти финальную версию для подписания;
• подписать, предварительно объяснив, как это сделать.

Если менеджеры проходят через все 4 шага с описанными проблемами, то оценить их уровень интеллектуального развития сложно.

Дело в том, что документы лежат в основе бизнеса. Они — во всех процессах, на них строится любое внешнее и внутреннее взаимодействие. Скорость и качество работы с ними напрямую влияет на процессы компании и бизнес.

Договоры, которые согласуются месяцами; внутренние документы, которые не понимают сотрудники, — это не норма 2021 года. Это проблема.

Но эту проблему можно решить и продвинутые компании их решают. Команда Симплоера провела исследование по лигал-дизайну и оптимизации документооборота в России:

• собрали основные проблемы с документами;
• решения, которые использует бизнес для улчешения UX договоров и оптиимизации документооборота;
• рассказали, как должны выглядеть и работать документы в 21 веке и зачем тут лигал-дизайн.

Исследование по лигал-дизайну можно бесплатно скачать тут. Дать обратную связь тут.

Авторы: Виталий Кашин, Антон Вашкевич (Симплоер)

#legaldesign #документооборот #оптимизация