Как подготовить офис к налоговой проверке?

Налоговая проверка – чаще всего событие непредсказуемое, ведь, в отличии от многих государственных контролирующих органов, налоговая не публикует сводный план проверок.

При этом есть определенные «маячки», которые могут свидетельствовать о том, что в ближайшее время ваша организация войдет в план проверок.

Что же является сигналом о будущей проверке?

Претендентами для проверки на очередной календарный становятся компании, которые соответствуют каким-либо критериям риска совершения налоговых правонарушений (всего их 12), раскрытым в концепции планирования выездных налоговых проверок, которую разработала ФНС для своих служащих.

К ним относятся, например:

1.Низкая налоговая нагрузка. Налоговая нагрузка — это соотношение суммы уплаченных налогов к выручке в пределах 1 года. Если это соотношение ниже среднего уровня по отрасли, то это может вызвать подозрение у проверяющих.

2. Убыточная деятельность на протяжении двух и более лет.

3. Слишком большие суммы вычетов по НДС. Если сумма вычетов по НДС за год превышает 89%, то это может стать поводом для налоговой проверки, так как есть вероятность, что по этой схеме компания уклоняется от уплаты НДС в бюджет.

4. Расходы растут быстрее доходов/доходы падают быстрее, чем расходы/доходы падают, а расходы растут.

5. Средняя заработная плата сотрудников меньше той, что установлена Росстатом по отраслям в регионе.

6. Работа в основном осуществляется через посредников, а не напрямую. Работа с перекупщиками, посредниками без обоснованных экономических причин, привлечение фирм-однодневок, работников-инвалидов и прочее, так как, например, закупка материалов ненапрямуюупоставщика, ачерез нескольких контрагентов, ведет к сильному увеличению рыночной цены.

7. Компанияигнорирует запросы ФНС, не представляетдокументы илипояснения.

Если организация попадает под один из критериев, то автоматически она в определенной зоне риска.

В настоящее время одним из сигналов будущей налоговой проверки является вызов руководителя компании на комиссию рабочей группы в ИФНС, где налоговики будут давить на необходимость добровольно уплатить насчитанные недоплаченные налоги, если же последует отказ, то ждите проверку.

Также о налоговой проверке могут свидетельствовать запросы проверяющих в адрес контрагентов опредоставлении документов овашей компании ипоопределенным сделкам.

Еще одним фактором для включения в план проверок является ведение финансово-хозяйственной деятельности с потенциально неблагонадежным контрагентом, у которого отсутствует:

1) Информацияв ЕГРЮЛ о государственной регистрации контрагента.

2) Документы, подтверждающие полномочий представителя контрагента.

3) Информация офактическом местонахождении контрагента, его складских/ производственных/торговых площадей и т.п.

Если вы понимаете, что риски проведения выездной налоговой проверки высоки, то стоит поторопиться и навести порядок в документах.

Что нужно сделать в первую очередь?

Так как конкретного перечня документов, запрашиваемых проверяющими, нет, то стоит начать с полной ревизии первичной документации:

- проверьте все кассовые документы, правильность оформления приходно-расходных документов;

- особое внимание уделите книге покупок и продаж, счет-фактурам, они должны быть оформлены в соответствии с законодательством, проверьте наличие необходимых реквизитов, печатей и подписей;

- договоры, акты приема-передачи, накладные также должны содержать все необходимые реквизиты, а также должны быть собственноручно подписаны уполномоченным лицом, обязательно проверяйте соответствующие полномочия;

- проверьте наличие документов, подтверждающих право на налоговые льготы в случае использования их компанией.

По работе с контрагентами проверьте наличие:

- устава и учредительных документов компании, свидетельства о регистрации и о постановке на налоговый учет;

- решения о назначении руководителя;

- сданной отчетности за последний отчетный период;

- долгов по исполнительному производству;

- адреса регистрации юр.лица (не является ли он массовым).

Если же вы вели переписку с контрагентом, то ее можно тоже показать налоговикам, но проверьте, чтобы не было «опасных» моментов, отсутствовало описание каких-либо схем, вариантов снижения налоговой нагрузки и т.п.

Фотографии помещений контрагента (склада/торговой точки) тоже будут не лишними, также как и различные протоколы совместных совещаний и подобные документы, свидетельствующие о реальности взаимоотношений сторон.

Не забудьте проверить и внутренние документы организации:

- оригиналы учредительных документов, регистрационных, а также разрешительных (лицензия/аккредитация);

- наличие правоустанавливающих документов на имущество компании;

- документы об избрании, назначении на должность генерального директора и главного бухгалтера;

- трудовые договоры;

- кадровые приказы;

- локальные нормативные акты (например, обосновывающие размеры оплаты труда/премии и т.д.).

Проверьте все компьютеры, скопируйте данные, нежелательные для глаз налоговой, на съемные носители и не храните их в офисе. Не забудьте проверить все электронные переписки, в том числе и у рядовых сотрудников, в случае необходимости также удалите нежелательную информацию.

Подготовка рабочего места для проверяющего.

Постарайтесь обеспечить проверяющего отдельным кабинетом, где не будет ничего лишнего. Главная задача – создать условия для того, чтобы сотрудник налогового органа не гулял по всему офису, пусть все необходимые документы приносит специально назначенный сотрудник. Не допускайте бесконтрольного общения проверяющего с сотрудниками.

Все «лишние» документы и имущество из офиса лучше увезти на время проверки.

Проведите инструктаж для всех сотрудников.

Изначально лучше определить нескольких сотрудников, которые будут взаимодействовать с проверяющим, например, юрист, финансист, бухгалтер. Но инспектор имеет право допрашивать свидетелей. Показания сотрудников не должны быть противоречивыми, должны соответствовать данным, содержащимся в документах.

Разъясните сотрудникам, когда они должны давать показания, а когда они могут от них отказаться. Пусть отвечают очень коротко на вопросы проверяющего, свою осведомленность в делах компании лучше сильно не показывать.

При любой проверке проявляйте сдержанность, уверенность и доброжелательность, а также предлагайте помощь сотрудникам налоговой, ведь таким образом проверка может проходить под вашим контролем, предлагайте нужных подготовленных сотрудников в помощь проверяющим.

Но все же рекомендуем вам подстраховаться и нанять человека, который имеет опыт в сопровождении налоговых проверок, так вы сможете избежать неприятных ситуаций, сбережете свои нервы, а также предотвратите вероятность неблагоприятного результата налоговой проверки.

Автор: Попова Валерия, специалист гражданско-правовой практики адвокатского бюро «Лашин и партнеры»