{"id":7297,"title":"\u0417\u0430\u043a\u0430\u0442\u0438\u043b\u0438 \u0432\u0435\u0447\u0435\u0440\u0438\u043d\u043a\u0443 vc.ru. \u0420\u0430\u0441\u0441\u043a\u0430\u0437\u044b\u0432\u0430\u0435\u043c \u0438 \u043f\u043e\u043a\u0430\u0437\u044b\u0432\u0430\u0435\u043c, \u043a\u0430\u043a \u044d\u0442\u043e \u0431\u044b\u043b\u043e","url":"\/redirect?component=advertising&id=7297&url=https:\/\/vc.ru\/promo\/300923-proveli-vecherinku-vc-ru-i-sdelali-ofis-uyutney-s-pomoshchyu-novogo-servisa-ot-ozon&placeBit=1&hash=1786c9dcf11a3b054c8e53004e27074664313ed4055e24064ede059ebc186db8","isPaidAndBannersEnabled":false}

Как Directum участвует в эксперименте Минтруда по кадровому ЭДО

Так сложилось, что кадровая сфера, как и трудовые отношения, сопровождается огромным количеством документов. Каждое событие (приём, перевод, командировка, отпуск и пр.) требует документального сопровождения. И это закон. Иначе — штраф. Реальные деньги. Поскольку события эти касаются абсолютно всех работников, масштабы бумажного кадрового документооборота поражают воображение.

Но

Вместе с тем электронная подпись, появившаяся еще 10 лет назад, сегодня используется примерно везде: в банках (смс-коды в банковских приложениях), при сдаче налоговой отчетности, в сделках по продаже-покупке недвижимости. На фоне всей этой цифровизации заполненные от руки заявления на отгул выглядят минимум неуместно и даже анахронично. Почему бы не применять те же цифровые принципы в трудовых отношениях, если они доказали свою работоспособность в многомиллионных сделках?

Кадровый электронный документооборот (или КЭДО) поможет разгрузить работодателей от бумажной волокиты и высокой трудоемкости кадрового делопроизводства. Экономия может достигать отметки в 70-90% — а это заставляет бизнес задуматься.

Государство разрешило и даже возглавило движение

Всё началось в 2017 году, когда вышел указ Президента РФ № 203 о стратегии развития информационного общества до 2030 года. В список приоритетных задач тогда включили внедрение электронного документооборота в России.

Первые пилотные эксперименты прошли под эгидой Минтруда в 2017-2018 годах, реализовывались на площадках крупных работодателей: ОАО «РЖД», АО «Газпромбанк», ПАО «Автоваз», ПАО «Росбанк», ПАО «Мечел», АО «Северсталь Менеджмент», ПАО «Ростелеком» и др. Затем в СМИ появились новости о грядущем кадровом электронном документообороте и экспериментах федерального масштаба. В 2019 году Минфин заявил, что планирует опробовать инструменты и механизмы, которые бы позволили обходиться без бумаг и даже печатных копий. Следующим шагом стал 122-ФЗ «О проведении эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой».

О чем эксперимент Минтруда

Инициатива Минтруда направлена на отработку механизмов использования в трудовых отношениях электронных документов без дублирования на бумаге с последующим изменением законодательства РФ. Эксперимент стартовал в апреле прошлого года в разгар пандемии и продолжается по сей день. Завершить его планируют уже в ноябре 2021-го.

Работодатели и работники участвуют в эксперименте добровольно. Организации сами выбирают, какие документы включать в эксперимент и какие виды электронной подписи (ЭП) использовать. В отношении некоторых наиболее чувствительных документов (трудовой договор и пр.) требования по ЭП жестче.

Главное — государство оценивает, насколько жизнеспособны цифровые кадровые процессы и документооборот в российских условиях и как нужно адаптировать трудовое законодательство, чтобы учесть все нюансы электронного взаимодействия работников и работодателей.

Почему Directum подключился к инициативе по КЭДО

В Directum работает более 600 человек, многие из них — удаленно. Все внутренние коммуникации и взаимодействие в Directum уже давно велись в электронном виде. При этом кадровый документооборот стоял «бумажным особняком» и выступал исключением. В финале электронных процессов согласования и оформления документы распечатывались и подписывались вручную. Поскольку законодательно не было прямого разрешения на электронный кадровый документооборот с классическими работниками (не дистанционными), компания не брала на себя лишние риски.

Мы занимаемся цифровизацией бизнес-процессов и документооборота более 30 лет. Среди клиентов компании организации самого разного масштаба, а многие цифровые решения изначально обкатывались в самой компании до того, как имплантироваться в процессы заказчиков. Компания всегда следила за законодательными изменениями и приветствует то, что современный тренд на цифровизацию наконец добрался и до кадровой сферы.

Участвуя в эксперименте Минтруда, Directum, с одной стороны, развивает свои «кадровые» ИТ-продукты, а с другой — отказывается от бумаги во внутренних процессах. Из 600 сотрудников компании (а это офисы Ижевска, Москвы и Уфы) согласились участвовать 99%. При том, что отказов от сотрудников не было, т.е. оставались только те, кто не cмог определиться.

Как запускали КЭДО

Поскольку все кадровые процессы уже велись в системе, запуск не занял много времени. Немного адаптировали процессы приема, перевода, увольнения, согласования и переноса отпуска — во все добавили электронное подписание, а также этапы ознакомления работников с документами.

С юридической стороны потребовалось подготовить необходимые документы (согласие сотрудников, внутренний регламент об электронном взаимодействии). А для информирования работников использовали корпоративный блог и внутренние рассылки.

Какие кадровые документы перевели в электронный вид

В рамках эксперимента в Directum внедряли кадровые электронные документы массово. В первую очередь в цифровой вид переводили документы с минимальным сроком хранения, которые оформляются чаще всего:

● уведомление о наступлении очередного оплачиваемого отпуска;
● заявление о предоставлении отпуска;
● заявление о переносе отпуска;
● заявление на включение в график отпусков;
● приказ о переносе отпуска;
● график отпусков; заявление на увольнение;
● приказ об увольнении; приказ о приеме на работу;
● заявление на смену должности;
● приказ о смене должности;
● приказ по основной деятельности;
● локальный нормативный акт;
● заявление на передачу реквизитов карты для перевода заработной платы.

Трудовые договоры решили на этом этапе не включать в эксперимент.

Сейчас компания планирует внедрять усиленные неквалифицированные подписи (УНЭП) для работников и таким образом охватить цифровизацией весь спектр кадровых документов и процессов. УНЭПы будут использоваться для подписания критичных видов документов, связанных с работой (трудовых договоров и пр.

С какими трудностями столкнулись

Если с системой у компании сложностей не было, то с человеческим фактором – возникали. Например, сотрудники не всегда выполняли задания на ознакомление с документами. Поэтому команда проекта добавила в систему напоминания. У некоторых работников осталась привычка распечатывать документы, несмотря на изменение процесса.

Предложения по законодательству

Обратную связь об участии в эксперименте, описание сложностей и свои предложения компания Directum передала в виде отчетов в Минтруд. Это обязательная часть пилота — отправить свою анкету должен каждый участник. Информация от представителей бизнеса поможет чиновникам и рабочей группе доработать трудовое законодательство, чтобы работодателям были понятны механизмы перехода на КЭДО, а сотрудникам было удобно работать с новой системой.

Например, среди прочего компания Directum предложила ведомству:

● сохранить за работниками право подписывать кадровые документы простой ЭП;

● разрешить безбумажный переход на электронное взаимодействие, т.е. позволить подписывать все локальные нормативные акты в электронном виде;

● регламентировать включение в эксперимент дистанционных работников;

● допустить отправку электронных документов работникам в том числе и в нерабочее время и др.

Государственный эксперимент продлен до 15 ноября 2021 года. Участники эксперимента ожидают, что к этому времени будут утверждены изменения в законодательстве.

Что сейчас происходит с законодательством

С 1 января вступил в силу ФЗ-407, регулирующий дистанционную работу. Он значительно упростил взаимодействие работодателей и удаленных работников, позволяя использовать любые виды электронных подписей, а это значительное благо и большой шаг, который ждали компании.

Directum ожидает распространения положений об электронном взаимодействии на стационарных работников. Почему бы не дать возможность всем сотрудникам обмениваться с работодателем электронными документами? Считаем, что уравнивание этих возможностей для всех работников — вопрос ближайшего времени.

Глобально компания Directum видит две основные проблемы кадровой цифровизации, которые не решены на законодательном уровне. Обе они связаны с длительным хранением документов. Первая — это устаревание цифровых носителей и программного обеспечения. Смена технологий происходит очень быстро, понадобится контролировать состояние самих устройств и проверять, воспроизводятся ли документы. Вторая проблема — признание юридической силы документов после того, как истечет срок действия сертификата электронной подписи (КЭП).

Мы ждем, что будут урегулированы вопросы хранения электронных документов вообще, и кадровых в частности. В этой области остается много белых пятен, пока нам приходится ориентироваться на международную практику хранения и некоторые положения российского законодательства.

{ "author_name": "Directum-цифровизация бизнеса", "author_type": "self", "tags": [], "comments": 0, "likes": 2, "favorites": 4, "is_advertisement": false, "subsite_label": "legal", "id": 296413, "is_wide": true, "is_ugc": true, "date": "Wed, 22 Sep 2021 13:18:23 +0300", "is_special": false }
0
0 комментариев
Популярные
По порядку
Читать все 0 комментариев
Роботы-курьеры «Яндекса» начнут доставлять посылки «Почты России» в Москве Статьи редакции

Пока заказать доставку можно через приложение «Почты России» на Android в некоторых районах города.

Рынок кикшеринга в России вырос на 200-230% за год, до 12 млрд рублей — исследование Статьи редакции

Но есть и проблемы: производители не успевают делать достаточно самокатов, компетентных сотрудников не хватает, а в СМИ кикшеринг «демонизируют».

Региональные аэропорты предупредили о возможной приостановке полётов из-за новых правил безопасности Статьи редакции

Чтобы соответствовать новым требованиям, аэропорты должны вложить 3-4 млрд рублей, а затраты могут не окупиться.

Какие визуалы выбрать для рекламной кампании в социальных сетях?

Вы готовите рекламную кампанию для социальных сетей. Обязательный элемент практически любого плейсмента (места размещения рекламы) – визуал, который увидит целевая аудитория. Давайте разберемся, как отличить плохие рекламные макеты от хороших, насколько они должны быть креативны и когда точно нужно вносить в них правки.

Почта России запустила доставку из отделений роботами Яндекса

Почта России первой из почтово-логистических компаний начала доставлять посылки с помощью беспилотных роботов-доставщиков Яндекса. Проект реализован при поддержке Фонда «Сколково». На первом этапе 36 роверов будут осуществлять доставку из 27 отделений в Москве. Воспользоваться услугой можно будет через приложение Почты на Android, на старте…

Какие акции посоветовать новичку: российские или американские
XPeng анонсировала электромобиль со складными несущими винтами — он способен не только ездить, но и летать Статьи редакции

Китайский производитель планирует начать серийное производство в 2024 году.

HT Aero
7 причин начать пользоваться Bright Data Proxy Manager:
Путин поручил запретить работу ресторанов и кафе по ночам во всей России Статьи редакции

И рекомендовал обеспечить два выходных для сотрудников, проходящих вакцинацию.

«Самый человечный нечеловек»: как мы развиваем голосового помощника Олега в колл-центре, чтобы он не был похож на других

Сегодня в колл-центрах девяти из десяти самых популярных российских банков по телефону отвечают голосовые помощники. Но не все клиенты ими довольны — нередко в соцсетях можно увидеть жалобы на телефонных роботов, которые должны помогать решать клиентские вопросы, но не всегда это делают.

Улыбнитесь, вас снимают: как биометрия меняет жизнь банковских клиентов
null