Как самозанятому перейти на простой ЭДО

Для обмена юридически значимыми электронными документами не обязательно получать квалифицированную электронную подпись (КЭП). Сергей Казаков, руководитель Удостоверяющего центра Контура рассказал, как работает простой ЭДО, и почему самозанятым удобно использовать именно его.

При простом электронном документообороте стороны подписывают документы неквалифицированными электронными подписями (НЭП). Чтобы такие документы имели юридическую силу, перед началом работы стороны заключают специальное соглашение. В нем они признают, что документы, подписанные НЭП, считаются юридически значимыми.

Обычно сервисы электронного документооборота используют квалифицированную электронную подпись (КЭП). С одной стороны использовать КЭП в документообороте проще. Она придает документам юридическую значимость без каких-либо условий. И заключать соглашения перед началом документооборота не нужно.

Также у юрлиц — основных пользователей таких сервисов — чаще всего уже есть КЭП и они привыкли с ней работать. Например, с ее помощью они сдают отчетность и участвуют в торгах.

А вот самозанятые отчетность не сдают. И КЭП им если и понадобится, то скорее всего только для документооборота с заказчиками. И для многих это не настолько веская причина получить подпись. Для выпуска КЭП нужно лично прийти в офис удостоверяющего центра (УЦ). Также за получение подписи нужно заплатить: в среднем около 1-3 тыс. рублей. И действовать эта подпись будет ограниченное время, чаще всего год. После окончания срока действия, нужно получить новую подпись: нужно снова заплатить и, возможно, понадобиться вновь приехать в УЦ. Не все самозанятые готовы тратить время и деньги только на то, чтобы быстрее обмениваться документами с заказчиками.

Именно поэтому использовать НЭП для них практичнее. Так, в некоторых сервисах за выпуск НЭП не нужно платить. А выпустить ее можно удаленно, для этого нужно только подтвердить личность.

В документообороте с контрагентами есть два вида документов, которые можно подписать только квалифицированной подписью — счета-фактуры и универсальные передаточные документы (УПД).

Все остальные документы можно подписать НЭП, например:

• договоры,
• технические задания,
• дополнительные соглашения к договору,
• акты приемки,
• приказы и положения.

Организовать все самостоятельно не получится. Для перехода на простой ЭДО нужно использовать специальный сервис, например, Контур.Сайн.

Во время регистрации в таком сервисе пользователь заключает соглашение об использовании НЭП. Все документы, которые он в нем подпишет, будут иметь юридическую силу. При проверке налоговой документы можно распечатать — на них будет отметка о подписании электронной подписью. А по запросу суда сервисы могут предоставить и протоколы подписания. По ним можно отследить кто и когда подписал определенный документ.

После регистрации и идентификации пользователь получает НЭП для работы в сервисе и может создать и подписать первый документ.

Настроить электронный документооборот с юрлицами обычно не сложно. Такой способ обмена документами выгоден в первую очередь им. ЭДО позволяет юрлицам сэкономить время и деньги на подготовку, распечатку и пересылку бумажных документов. Поэтому чаще именно юрлица инициируют переход на ЭДО.

Самозанятому остается убедить заказчика использовать именно простой ЭДО и работать в определенном сервисе. Какие доводы можно использовать:

• Это не потребует дополнительных затрат. Сервисы не берут плату за регистрацию и выпуск НЭП. В большинстве из них платить нужно только за отправку документа. Если договор создает самозанятый, он за него и платит.
• В сервисе можно работать с другими самозанятыми и даже физлицами. Если компания сотрудничает с фрилансерами, ей будет удобно вести весь документооборот с ними в одном месте.

С физлицами сложнее. Многих сначала нужно убедить заключить договор. Важно объяснить, что этот документ защищает обе стороны и обезопасит не только исполнителя, но и клиента. Если в процессе сотрудничества возникнут разногласия, решить их будет проще.

А заключить договор онлайн быстрее. Так, клиенту не придется ехать на встречу, только чтобы поставить подпись на бумаге. А если вы находитесь в разных городах — пересылать договор по почте.