ФНС утвердила формат электронной транспортной накладной: разбираем, что изменилось

1 октября 2021 года ФНС опубликовала проект Приказа «Об утверждении форматов электронных перевозочных документов». 30 декабря 2021 года подписанный Приказ зарегистрировали и опубликовали. В подписанном проекте Приказа формат электронной транспортной накладной изменился.

Приказ ФНС вступил в силу 10 января 2022 года. Эксперты Edisoft Алексей Квятковский и Вера Каракчиева, разобрали, что изменилось в каждом титуле ЭТрН, и как это повлияет на бизнес-процессы грузоперевозок.

Электронная транспортная накладная состоит из восьми титулов обмена. Изменения коснулись каждого титула, но некоторые — общие для всех.

Оформлять ЭТрН по формату ФНС можно пока что без участия ГИС ЭПД. После запуска системы каждый файл обмена оператор будет передавать в ГИС ЭПД, который будет присваивать идентификатор номера накладной. До начала функционирования ГИС ЭПД уникальный идентификатор принимает значение «Без номера».

Учитывая, что у каждого файла обмена есть код налогового документа, а формат ЭТрН утвержден ФНС, до запуска ГИС сдавать ЭТрН в налоговую можно будет в электронном виде.

Раньше заполнять итоговый размер штрафа было необязательно. Теперь нужно указывать итоговый размер или в валюте РФ или в другой валюте. Дополнительно, но не обязательно можно указать формулу расчета штрафа.

Изменили формат сведений об адресе и координатах — учли запросы бизнеса. В файле обмена можно указывать код ГАР, адрес РФ или адрес за пределами РФ на выбор. Дополнительно можно указать GLN и координаты места — их теперь нужно указывать в градусах, минутах и секундах. Минуты и секунды представлены как десятичные доли с точностью до 13 символов.

Компании могут использовать точные координаты, чтобы усилить прозрачность перевозок. Например, задавать в титуле ГО маршрут следования ТС, использовать данные телеметрических устройств или данные о геолокации с мобильных устройств водителя, чтобы сравнивать план следования авто с фактом.

Раньше файл доверенности нужно было включать в каждый пакет электронных документов, подписанных представителем. По новому Приказу можно указывать сведения об ИС, в которой хранится доверенность — в дальнейшем пригодится для автоматизации при работе с машиночитаемой доверенностью (МЧД).

Добавили идентификатор файла обмена заказа-заявки необязательным атрибутом. Зачем это нужно?

В соответствии с требованиями законодательства заказ-заявка (предварительный договор на перевозку) и основной договор должны оформляться в единой форме — в электронном виде или на бумаге. После перехода на ЭТрН участники обмена смогут на основе электронного заказа-заявки создавать первый титул ЭТрН. Такой подход ускорит процесс оформления ЭТрН — данные из ранее сформированного заказа-заявки перенесутся в ЭТрН автоматически.

Регулятор добавил однозначность к данным — это увеличит прозрачность и упростит мониторинг со стороны ФНС.

• Теперь обязательно нужно указывать номер телефона. Дополнительно можно указать другие номера телефона, факс, несколько адресов электронной почты.
• Сведения о перевозчике теперь нужно заполнять только для ИП и юридических лиц — иностранные и физические лица теперь не могут быть перевозчиками (п. 108 ПП 2126).
• Для ИП и физических лиц (участников перевозки кроме перевозчика) теперь нужно обязательно указывать ИНН, а данные паспорта — не нужно, этот пункт исключили.

Теперь важно указывать:

• способ упаковки и вид тары;
• отметку о товаре, перевозка которого подлежит учету в государственной информационной системе — намек в сторону прослеживаемости перемещения грузов;
• массу брутто и количество паллет. Раньше было достаточно указать либо массу нетто, либо брутто, либо массу брутто с паллетами. Такой подход может вызвать сложности, если понадобится определить вес содержимого, перевозимого в контейнере. Например, будет сложно определить вес сыпучего груза без указания массы брутто с транспортным оборудованием.

Не обязательно указывать:

• сведения о заказчике услуг, связанных с перевозкой груза. Отметка пригодится для перевозки сборных грузов — благодаря ей можно указать, кто является заказчиком перевозки конкретного грузового места.

Убрали:

• сведения о контейнерах — оставили только номер контейнера, остальные данные, скорее всего, перенесут в сопроводительную ведомость.

Пока что нет ясности, всегда ли необходимо заполнять сопроводительную ведомость при перевозке груза в контейнере, или только при снятии контейнера с транспортного средства. В первом случае без информации о весе контейнера или прицепа станет сложно проверять массу брутто и нетто.

Теперь можно указать несколько реквизитов, позволяющих идентифицировать документ, подтверждающий отгрузку товара — удобно для отображения перевозки сборных грузов в одном ТС.

Раздел привели к более удобному виду: теперь достаточно заполнить ИНН, а указывать сведения о водительском удостоверении не обязательно. При этом, если нет ИНН, можно указать данные ВУ.

Регулятор учел просьбу бизнеса и сценарии, при которых участники обмена ЭТрН могут не знать владельца объекта инфраструктуры погрузки — заполнять этот пункт теперь не обязательно.

Появилась возможность сценария с отгрузкой со стороннего склада. Например, если производство находится в одном городе, а склад — в другом, подписывать титул может тот, кто осуществляет погрузку со склада.

Доверенность при этом необязательна, но если она есть, можно использовать бумажную, электронную или машиночитаемую доверенность. Мы наблюдаем за проектом и сообщим новости.

Перевозчик теперь не заполняет сведения об акте взвешивания — это делает грузоотправитель, но может добавить отметку в отношении акта взвешивания.

Добавили отметку об электронном уведомлении перевозчика о переадресовке — в перспективе государство разработает и формализует формат. Сведения о лице, от которого получено указание, указывать не нужно, их придется указать в сведениях о новом грузополучателе.

Указание на переадресовку в перспективе позволит достичь большей автоматизации и лучше контролировать инициаторов переадресовки. Это снизит риски мошенничества или пропажи груза, когда доверчивый водитель передает груз мошенникам.

• Вместо контактов нового грузополучателя теперь нужно указывать данные лица, от которого получено указание на переадресовку. Мы предполагаем, что это ошибка, и ждем пояснений ведомства. Дело в том, что в сведениях о новом грузополучателе должны быть контактные данные. При переадресовке может не быть нового грузополучателя, а, значит, данные лица, от которого получено указание о переадресовке, указать будет невозможно.
• Для ИП и физических лиц теперь нужно указывать ИНН, данные паспорта — исключили.
• Сведения о коммерческих и иных актах, в том числе о погрузке или выгрузке груза, об актах взвешивания указывать не нужно, так как возможны сценарии с частичной приемкой и отказом в приемке с последующей переадресацией или возвратом.

Регулятор упростил заполнение файла обмена: теперь достаточно указать сведения о замене водителя и/или ТС и указать причину. Место замены, категорию ВУ и номер СТС указывать не нужно.

Раньше нужно было обязательно указывать сведения о приеме груза грузополучателем. Сейчас — только при содержании операции: прием груза. Если принятого товара нет, то и заполнять не нужно.

• Убрали метод определения груза — не всегда его масса определяется на приемке, поэтому пункт был лишним.
• Исключили данные, связанные с лицом, управомоченным на получение груза. Если оно не совпадает с грузополучателем, указанным в информации грузоотправителя, то подразумевается переадресовка.
• Исключили способ упаковки, вид тары, габариты груза и сведения о контейнере, но добавили необязательный атрибут — объем груза.

Сценарий приемки стал проще. Раньше в разделе «Оговорки и замечания перевозчика при выдаче груза» использовали три поля — в отношении массы груза, количества грузовых мест и состояния груза. Сейчас оставили одно поле о состоянии груза: если потребуется, замечания по количеству грузовых мест и массе можно оставить здесь.

• Стоимость перевозки с налогом теперь указывать не нужно. Если потребуется ее рассчитать, можно использовать данные о налоговой ставке и стоимости перевозки без налога — эти поля остались
• Теперь можно указать сведения о перевозчике: коды ОКПО, структурное подразделение, наименование и банковские реквизиты.
• В реквизитах сторон документа для иностранного юридического лица теперь нужно указать его идентификатор, для физического лица — данные документа, удостоверяющего личность.

Аналогично предыдущему файлу обмена можно указать дополнительные сведения о грузоотправителе: коды ОКПО, структурное подразделение, наименование, банковские реквизиты.

Предварительно полный отказ от бумажных ТН стартует с 1 января 2023 года. До этого момента создавать и передавать ЭТрН можно добровольно, чтобы наладить и отточить бизнес-процессы.

Что для этого потребуется:

Получить сертификат УКЭП. Напоминаем, что с 1 января 2022 года действуют новые правила получения сертификата УКЭП согласно 476 ФЗ от 27.12.2019 (ред. от 30.12.2021):

• Для ИП и представителей юрлиц, действующих без доверенности, с 1 января 2022 года сертификат УКЭП издает только УЦ ФНС.
• Представители юрлиц, действующие по доверенности, могут получить сертификат УКЭП в коммерческом аккредитованном УЦ, при этом:

• сертификаты УКЭП, выданные по старому образцу (в сертификате указана информация и о ФЛ и о ЮЛ), действуют до 31.12.2022, даже если срок сертификата превышает 31.12.2022;
• представители, действующие по доверенности, могут применять УКЭП физлица с машиночитаемой доверенностью (МЧД) с 1 марта 2022 года, но не все системы будут готовы поддерживать МЧД сразу. Этот способ станет основным с 1 января 2023 года.

Заключить договор с оператором ЭДО. В перспективе оператор должен будет числиться в специальном реестре Минтранса. Обмениваться ЭТрН через операторов, не включенного в реестр, будет нельзя. Пока что государство не разработало нормативно-правовую базу, которая будет регулировать процесс включения операторов в реестр.

Выбрать способ обмена с оператором: через облако или интеграцию с учетной системой. Не все операторы работают с ЭТрН. Если вы уже используете решения для ЭДО, узнайте у оператора, во-первых, о включении в реестр Минтранса, а, во-вторых, о возможности интеграции. Интеграция позволит работать с ЭТрН в интерфейсе своей учетной системы.

Заключить соглашение об обмене электронными документами. Участникам перевозки понадобится заключить соглашения об электронном документообороте, которые будут определять сценарии обмена ЭТрН.