Онлайн-кассы: как жить малому бизнесу?

Кассы, кассы, кассы… их заставляют использовать повсеместно. 3 июля 2018 приняли очередные поправки в закон о кассах №54-ФЗ. Что нас ждет? Кто сможет спастись или хотя бы отсрочить решение кассового вопроса?

Рассказывает Светлана Срабионян, главный бухгалтер малых предприятий ООО Контакт

Что поменялось в законе?

Все привыкли, что на полученную в кассу выручку надо пробивать чек – если наличными заплатило физ.лицо-покупатель или подотчетное лицо от имени компании-покупателя. Но теперь закон требует использовать кассу еще в ряде случаев:

1. не только при приеме, но и при выдаче денег за товары, работы, услуги
2. не только при наличных, но и при безналичных платежах
3. а еще добавили про займы для оплаты товаров, работ, услуг и про «иное встречное предоставление» за товары, работы, услуги

С новыми требованиями закона вопросов больше, чем ответов. Следующий пакет вопросов без ответов – по займам:

1. Компания получила займ от физ.лица – сотрудника, учредителя и т.д. – нужно ли выбить чек?
2. Компания вернула займ, который ранее получила от физ.лица – нужен ли чек?
3. Компания выдала физ.лицу займ – как быть с чеком в этом случае?
4. Физ.лицо вернуло компании ранее полученный от нее займ – а что здесь с чеком?
5. Речь идет в законе о займах для оплаты товаров, работ и услуг – как это должно подтверждаться? Прямо в договоре займа обязательно надо прописать, что займ выдается исключительно на эти цели? И изменение целей займа недопустимо? А если выдали займ на одно, а потом цель изменилась – какой датой выбить чек? Нужно доп.соглашение об изменении цели займа? А если займ не на товары и услуги, а скажем, на зарплату и налоги – тогда чек не нужен? И обязательно цель займа надо в договоре прописывать? А если цель в договоре не указана – бить чек или нет?

• Неужели теперь при расчетах через подотчет придется чеки пробивать? И тут возникает сразу три вопроса:

1. Надо ли бить чек, когда выдаешь деньги сотруднику под отчет или принимаешь от него остаток неиспользованных денег?
2. Нужен ли чек, когда подотчетное лицо покупает у компании или физ.лица товары? Может ему теперь за всеми покупками надо ходить с переносной кассой? Должен ли чек пробиваться как дополнение к закупочному акту при покупке у физ.лица? Или при покупке у компании подотчетник тоже должен сделать чек и выдать его в ответ на чек, который даст ему компания-продавец?
3. Надо ли выдавать чек, когда мы продаем компании, но оплачивает она через своего подотчетника наличными или картой (не с расчетного счета на наш счет)? – В данном случае мы получаем выручку, поэтому ответ однозначен: чек нужен, а вот предыдущие вопросы пока остаются открытыми, ждем разъяснения Минфина.

• Что означает «иное встречное предоставление» – отдельный вопрос. Может ли это означать, что взаимное оказание услуг, отгрузка товара за оказанные услуги или передача товара за товар (по сути, бартер) – тоже повод выбить чек?

Официальных комментариев от контролирующих органов по этим вопросам пока нет. Но есть и очевидные моменты.

Компания работает только с юридическими лицами – зачем ей касса?

В общем случае, когда компании или ИП платят друг другу на расчетный счет, никаких чеков бить не надо, все работает как обычно.

Но если от имени компании приходит физ.лицо и платит наличными, со своей карты или даже с корпоративной карты организации – уже надо выдать чек. Так что важно очень внимательно относиться к способам расчета, чтобы не нарушить закон и случайно не пронести деньги мимо кассового аппарата, иначе могут оштрафовать на 10 тыс минимум.

Расчеты с физиками: касса определенно нужна, даже если они платят по безналу

Новая неприятность в законе для тех, кто получает оплату от физических лиц – теперь кассовый чек нужен даже если они платят на расчетный счет, а не в кассу. В целом, расклад такой:

• если клиенты оплатили со своей карты в кассе банка, в банкомате или через онлайн-банк, то кассовый чек надо выдавать уже сейчас
• если же они оплатили в банке наличными по выставленному счету – тогда действует отсрочка до 1 июля 2019 года, а потом все равно касса понадобится. НО надо еще выяснить, как клиент оплатил и иметь возможность в случае чего доказать это проверяющим. Если подтвердить способ оплаты нечем – лучше бить чеки на все поступления от физ.лиц, чтобы защититься от штрафов.

По поводу способа оплаты в некоторых статьях коллеги предлагают определять его по банковской выписке: там цифры в номерах расчетных счетов различаются, когда оплата наличными в банке и через онлайн-банк или с карты в банкомате.

Еще как вариант можно просить покупателей физ-лиц, чтобы они предоставляли те квитанции, которые получили при оплате через кассу банка – в них должно быть написано, что человек наличные внес, не картой заплатил.

Кому и в каких случаях дали отсрочку до 1 июля 2019 года на расчеты с физ.лицами?

• получение от физ.лиц оплаты за товары и услуги на расчетный счет, если человек платил в банке наличными (как указано выше)
• прием платы за жилое помещение и коммунальные услуги, включая взносы на капитальный ремонт
• предоставление займов для оплаты товаров, работ, услуг (судя по формулировке, на возвращаемые займы надо бить чек, а только на выдачу действует отсрочка, но ждем официальных разъяснений)

В некоторых случаях отсрочка зависит от наличия или отсутствия работников с трудовыми договорами. Тип договора принципиален. Так, если есть сотрудники, но они все работают по гражданско-правовым договорам, а по трудовым никого нет – тогда отсрочка работает. Случаи, когда сотрудники с трудовыми договорами имеют значение для отсрочки применения касс, помечены в таблице ниже «с работниками*»и «без работников*».

Но важно помнить: если трудовых договоров не было и вдруг заключили – в течение 30 календарных дней надо успеть зарегистрировать кассу, иначе оштрафуют.

Кто может кассу не использовать совсем?

• ИП на патенте во всех видах деятельности, кроме розницы, общепита и исключений по видам деятельности, которым дали отсрочку до 01.07.2019 (см. в таблице выше 15 видов деятельности). Другими словами, могут совсем не использовать кассу ИП на патенте, которые занимаются, например, ремонтом мебели, жилья, остеклением балконов, разработкой компьютерных программ, фотоателье, прачечные и химчистки, репетиторы, переводчики и др.

Но они в любом случае должны выдавать документ, подтверждающий проведенные расчеты (будь то БСО, товарный чек или иной подобный документ, главное чтобы были основные реквизиты продавца, покупателя, товара (что подали, сколько штук, по какой цене), дата расчетов, номер документа и т.д.).

• Организации и ИП по видам деятельности:
• продажа бумажных газет и журналов
• продажа ценных бумаг
• школьные столовые
• разносная торговля (кроме технически сложных товаров и тех, которые подлежат обязательной маркировке), в т.ч. в поездах и самолетах
• торговля в киосках мороженым, а также торговля в розлив безалкогольными напитками, молоком и питьевой водой
• торговля из автоцистерн квасом, молоком, растительным маслом, живой рыбой, керосином, сезонная торговля вразвал овощами, в том числе картофелем, фруктами и бахчевыми культурами;
• прием от населения стеклопосуды и утильсырья, за исключением металлолома, драгоценных металлов и драгоценных камней;
• ремонт и окраска обуви;изготовление и ремонт металлической галантереи и ключей;
• присмотр и уход за детьми, больными, престарелыми и инвалидами;
• реализация изготовителем изделий народных художественных промыслов;
• вспашка огородов и распиловка дров;
• услуги носильщиков на железнодорожных вокзалах, автовокзалах, аэровокзалах, в аэропортах, морских, речных портах;
• сдача индивидуальным предпринимателем в аренду (наем) жилых помещений, принадлежащих этому индивидуальному предпринимателю на праве собственности.

Когда и в какой форме направлять кассовый чек?

Чек надо сделать не позднее следующего рабочего дня после проведения расчета, но не позднее момента передачи товара. Т.е. если оплату получили в выходной – то в ближайший рабочий день надо сделать чек даже если товар будете передавать через неделю, но если в этот же выходной передаете товар – чек нужен сразу, ждать понедельника нельзя.

Чек надо выдать одним из способов:

• в электронном виде отправить на эл.почту
• на бумаге при передаче товара или при первом непосредственном взаимодействии при расчете за услуги

Бумажный и электронный чеки имеют равную силу

Что еще нужно знать о кассах?

На каждый адрес должна быть отдельная касса. Нельзя в нескольких торговых точках использовать одну и ту же кассу.

Смена в кассе не может длиться более 24 часов, надо закрывать вовремя одну смену и открывать другую.

Если допустили ошибку при создании чека – надо сделать чек коррекции.

Как можно избежать штрафов?

Как только заметили ошибку – надо сделать чеки коррекции и как можно быстрее уведомить налоговую с указанием реквизитов этих чеков. Если удастся успеть исправить ошибки и сообщить о них до того, как налоговая сама об этом узнает – штрафа не будет.

Таким образом, изменений в области применения касс много, не все из них приятные, множество вопросов, не конкретизированных законом. Поэтому важно очень внимательно относиться к этой проблеме, следить за изменениями в законах, за пояснениями контролирующих органов, чтобы не нахватать лишних штрафов.

#налоги #стартап #бизнес #приёмная #онлайн-кассы