Десять способов сэкономить 50 тысяч рублей на штрафах от трудовой инспекции

Рекомендации от владельца компании «Директор» и автора книги «Спаси свой бизнес».

Для многих предпринимателей поводы для штрафов от трудовой инспекции становятся настоящим сюрпризом.

Если вы будете соблюдать описанные ниже правила, то вы можете спать спокойно, ведь в среднем штрафы за их нарушение составляют 50 тысяч рублей.

С 2015 года ужесточили ответственность за отсутствие трудового договора. Поймите — в принципе, ничего страшного для вас в трудовом договоре нет. Скорее, даже наоборот.

Чаще всего трудовые договоры не заключает совсем малый бизнес, опасаясь, что придется платить очень много налогов из-за указанной в нем зарплаты.

Однако трудовой договор — это прежде всего ваша безопасность. Конечно же, размер налогов зависит от размера зарплаты, но это всего лишь один пункт в договоре, и этот момент можно безопасно оптимизировать.

За отсутствие трудового договора вы будете оштрафованы.

Эти условия указаны в статье 57 Трудового кодекса РФ:

1. место работы;

2. трудовая функция (должность, профессия);

3. дата начала работы;

4. условия оплаты труда;

5. условия труда на рабочем месте;

6. условие об обязательном социальном страховании.

Это минимальный общий перечень. Он может быть дополнен в зависимости от ситуации. Подробнее можете посмотреть в этой же статье Трудового кодекса РФ.

Просто формально за отсутствие любого из пунктов вас могут оштрафовать, и не важно, что это никому вреда не принесло.

Должностные инструкции должны быть максимально полными. Это ваш «запасной парашют». Если вы увидите, что расстаться по-хорошему все-таки не получится, то сможете фиксировать нарушения должностных инструкций.

Для этого инструкции должны быть максимально конкретными, направленными на достижение конкретного конечного результата.

Например, менеджер по продажам должен делать 50 исходящих звонков в день с конкретного телефона (чтобы можно было отследить количество), должен высылать минимум 30 коммерческих предложений в день строго до 15:00. Если сотрудник изначально согласился на такое (а раз подписал договор, то согласился), значит, вы имеете право с него требовать, а за невыполнение — брать объяснительные записки и налагать дисциплинарные взыскания до тех пор, пока их не накопится достаточно для увольнения.

Если нет подписи работника, то с него нечего и требовать. Если нет подписи, что работник получил экземпляр трудового договора, то вас оштрафуют!

Обязательно пропишите в договоре:

• должностные обязанности, потому что если они не прописаны, то должны быть приняты и утверждены должностные инструкции по каждой должности в соответствии со штатным расписанием;
• условия оплаты труда (оклад, проценты, за что платятся проценты), потому что если они не прописаны, то должно быть принято и утверждено положение об оплате труда работников;
• премии и прочее материальное стимулирование, потому что если они не прописаны, то должно быть принято положение о премировании и материальном стимулировании работников.

Некоторые работодатели накладывают денежные штрафы на работников за те или иные проступки (например, за опоздание). Однако Трудовой кодекс позволяет налагать на работника только три вида дисциплинарных взысканий:

• замечание;
• выговор;
• увольнение.

Поэтому если вы пропишете в договоре, что работник будет оштрафован деньгами, и этот договор попадет к трудовому инспектору, оштрафованы будете уже вы.

Порядок ведения трудовых книжек установлен Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 года № 225 «О трудовых книжках». Также у вас должны быть:

• · приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
• книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Формы книг установлены Постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 10.10.2003 г. № 69.

Сам факт отсутствия этих документов – основание для наложения штрафа.

Какую минимальную зарплату можно указать в трудовом договоре? Главный ориентир – это МРОТ. Его точный размер указан в Федеральном законе от 19.06.2000 года «О минимальном размере оплаты труда».

Так, с 1 января 2015 года МРОТ составляет 5 965 рублей.

Однако, помимо общероссийского МРОТ, есть еще региональные соглашения между администрациями регионов и профсоюзами, которыми минимальный размер оплаты труда может быть повышен!

Так, например, в Санкт-Петербурге МРОТ на 2016 год составляет 17 000 рублей. Так что размер МРОТ необходимо отслеживать ежегодно. Ориентироваться нужно на региональные соглашения.

Если в ваших трудовых договорах зарплата будет ниже МРОТ, это станет основанием для наложения штрафа.

В соответствии со статьей 136 Трудового кодекса, работодатель должен выдавать зарплату минимум дважды в месяц – не реже чем каждые полмесяца. Соответственно, если вы выдаете зарплату раз в месяц – это нарушение. Если вы выдаете зарплату реально два раза в месяц, но оформляете одну расчетно-платежную ведомость, то это будет расценено как выдача зарплаты один раз в месяц.

Эти условия никак нельзя изменить соглашением между работником и работодателем. Попытки были, но Роструд запрещает (письмо Роструда от 01.03.2007 года № 472-6-0). Если у вас одна расчетно-платежная ведомость в месяц, либо будет доказано, что зарплата выплачивалась раз в месяц, это станет основанием для наложения штрафа.

Почему я пишу «просто сделайте»? Потому что практического толка в них очень мало, большинство их и не делает, однако за сам факт отсутствия этих документов вас оштрафуют.

К общим документам относятся:

• правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189 ТК РФ);
• положение об оплате труда;
• положение о персональных данных работников (ст. 86 ТК РФ);
• штатное расписание;
• график отпусков (ст. 123 ТК РФ).

К персональным документам на каждого работника относятся:

• трудовой договор;
• приказ о приеме на работу;
• приказ о прекращении трудового договора;
• личная карточка работника;
• трудовая книжка;
• приказ о предоставлении отпуска;
• табель учета рабочего времени.

Формы большинства вышеуказанных документов установлены Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 г. №1, остальные делаете самостоятельно.

Сам факт отсутствия любого из этих документов является основанием для наложения штрафа.

О времени начала отпуска работник должен быть извещен под роспись не позднее чем за две недели до его начала (ст. 123 ТК РФ). Извещение нужно сохранить.

По соглашению между работником и работодателем ежегодный оплачиваемый отпуск может быть разделен на части, при этом хотя бы одна из частей этого отпуска должна быть не менее 14-ти календарных дней (ст. 125 ТК РФ).

Отсутствие подписанных извещений либо наличие извещений, датированных позднее чем за две недели до дня начала отпуска, является основанием для наложения штрафа.

Не забывайте, что при приеме на работу, помимо трудового договора, обязательно должен быть приказ о приеме. Также и при увольнении – обязательно должен быть приказ о расторжении трудового договора. Об отпуске тоже должен быть приказ. За отсутствие этих документов на вас могут наложить штраф.

Хочу посоветовать сайт, очень классный, я удивился, как госорганы начали развиваться: онлайнинспекция.рф. Это сайт Федеральной службы по труду и занятости. На нем можно самостоятельно проверить себя на наличие «слабых мест» в разделе «Электронный инспектор».

Если вы начинающий предприниматель, еще много полезного можете найти в моей книге "Спаси свой бизнес"

Всем успехов!