Как вести себя, если налоговики пришли в офис

Налоговики не обязаны сообщать заранее о намерении посетить ваш офис. Проверка начинается с даты вынесения решения о её проведении. Такое решение, конечно, должно быть вручено налогоплательщику, но инспекторы могут сделать это и при первом визите в офис.

Итак, в один прекрасный (или не очень) день на пороге вашего офиса (склада, цеха, производственного помещения) появился налоговый инспектор (возможно, не один, а возможно, и в сопровождении полицейских). Что делать руководителю и главному бухгалтеру? Как вести себя сотрудникам?

Решение о проведении выездной налоговой проверки может принять руководитель (или его заместитель) налоговой инспекции, в которой ваша организация состоит на налоговом учёте. То есть инспекторы из другой инспекции прийти к вам с проверкой не могут.

Форма Решения утверждена Приказом ФНС России от 08.05.2015 года № ММВ-7-2/189@. В решении должно быть указано:

• наименование налогоплательщика;
• предмет проверки (какие налоги подлежат проверке);
• периоды, за которые проводится проверка;
• должности, фамилии и инициалы сотрудников, которым поручено её проведение (если в проверке участвуют сотрудники полиции, их данные также должны быть указаны).

По прибытии в офис сотрудники обязаны предъявить свои удостоверения и Решение о проведении проверки. Никакие иные лица (кроме указанных в Решении) не вправе присутствовать при проведении проверки — можете смело их не пускать на предприятие.

Выездная налоговая проверка проводится по месту нахождения налогоплательщика. Желательно обеспечить инспекторов рабочим местом (а лучше изолированным помещением), чтобы они не пересекались со всеми сотрудниками и документами организации, и выделить сотрудника для общения с налоговиками. Необходимо ограничить общение сотрудников компании с проверяющими, а также разговоры о деятельности компании в офисе, в коридорах, столовой, местах для курения и прочих подобных местах.

Если предоставляете инспектору компьютер, лучше создать отдельную учётную запись, чтобы сотрудник налоговой службы не имел доступа к другим данным компьютера, а также закрыть доступ в локальную сеть компании.

Если инспекторы просят предоставить пароль от WiFi для выхода в интернет, предоставить можно только от гостевой локальной сети, если такая имеется, но не от рабочей сети, дающей доступ к другим компьютерам.

Внимательно просмотрите рабочие столы, доски объявлений и прочие источники информации. Все личные записные книжки, ежедневники, блокноты, тетради необходимо на время проверки убрать подальше.

В практике были случаи, когда в качестве доказательств налоговики представляли висевший на доске объявлений список дней рождений, телефонный справочник, приклеенный к монитору стикер с паролем от системы «Банк-клиент», не говоря уже о печатях, ключах от «Банк-клиента» и прочих атрибутах сторонних организаций.

При выездной налоговой проверке инспектор вправе требовать только документы, относящиеся к предмету проверки. То есть при проверке по НДС налоговики не вправе проверять документы по фонду оплаты труда и соответствующим налогам и сборам.

Все документы, передаваемые на проверку инспекторам, необходимо предварительно проверить на предмет их законности, правильности оформления, присутствия всех необходимых реквизитов, подписей, печатей.

Передачу документов необходимо сопроводить подробными описями, чтобы потом не обнаружить после проверки, что какого-либо документа в папке или коробке не хватает, что появился документ, которого не было.

Если документы изымают, инспекторы обязаны оставить налогоплательщику копии этих документов.

Лучше, если документы за предыдущие годы хранятся в другом месте — скажем, в архивной службе. В этом случае при получении требования об их предоставлении у налогоплательщика будет время для их проверки и подготовки к передаче.

Налоговым кодексом не предусмотрено такой обязанности налогоплательщика, как предоставление электронной бухгалтерской базы. Закон обязывает только предоставить документы, касающиеся исчисления налогов. Если налоговики требуют предоставить доступ к базе «1С» (или иной бухгалтерской программе), можете смело им в этом отказать. Лучше, чтобы эта база вообще хранилась на удалённом сервере.

Если вы всё же решили, что скрывать вам нечего, и готовы продемонстрировать проверяющим свою открытость и прозрачность вашей деятельности, предпримите некоторые меры предосторожности:

• создайте на рабочем компьютере новую учётную запись (не давайте пароль от существующей учётной записи);
• сделайте вырезку базы за проверяемый период на отдельный компьютер;
• проверьте, чтобы в программе не было лишних рабочих пометок и комментариев.

Кроме работы с документами проверяющие могут опрашивать сотрудников. Рекомендуется сразу собрать сотрудников и сообщить им, что в вашей организации началась плановая налоговая проверка — отсутствие информации у сотрудников может породить необоснованные страхи и подозрения.

Желательно, чтобы на все вопросы, задаваемые проверяющими по ходу проверки, сотрудники переадресовывали их на руководство и главного бухгалтера.

Если инспекторы решили провести допросы сотрудников в качестве свидетелей, то лучше всего пригласить адвоката.

Во-первых, адвокат предотвратит давление на свидетелей и нарушение закона со стороны инспекторов.

Во-вторых, сотрудники будут чувствовать себя на допросе более спокойно.

Практика применения налогового законодательства столь многогранна и противоречива, что найти какой-то единственно правильный ответ по многим вопросам просто невозможно. Если проверяющие указывают вам в ходе проверки на те или иные нарушения, не бросайтесь развеивать их заблуждения.

Иногда найдя по их мнению серьёзное нарушение, инспекторы не углубляются дальше и ограничиваются им. Возможно, при обжаловании результатов проверки вы сможете убедить вышестоящую инстанцию или суд в правильности ваших действий.

Законом ограничен срок проведения проверки — два месяца с момента вынесения Решения о проведении проверки до момента составления Справки о проведённой проверке. Срок может быть продлён руководителем налогового органа до четырёх месяцев, а в исключительных случаях — до шести месяцев.

Проведение проверки может быть приостановлено руководителем (заместителем) налогового органа для истребования документов у контрагентов и других организаций, получения информации от иностранных государственных органов, перевода документов на русский язык, проведения экспертиз.

В период приостановления проверки налогоплательщику возвращаются все подлинники документов, прекращается работа на территории налогоплательщика, не могут истребоваться документы и допрашиваться свидетели.

Таким образом, если проверка не приостанавливалась, то через два месяца проверяющие могут появиться у вас на пороге только со Справкой о проведённой проверке или Решением о продлении срока её проведения.

Автор: Татьяна Проценко, управляющий партнёр, адвокат юридической компании «Проценко и Партнёры».