{"id":13650,"url":"\/distributions\/13650\/click?bit=1&hash=b4a44ea9299acb416ac92e110a87e80acc960de1a8f124e06d52ec1ea62c252a","title":"\u041a\u0430\u043a \u043f\u043e\u0441\u0442\u0440\u043e\u0438\u0442\u044c \u0438\u0434\u0435\u0430\u043b\u044c\u043d\u044b\u0439 \u0434\u043e\u043c \u043a\u0430\u043a \u0432 Sims","buttonText":"","imageUuid":"","isPaidAndBannersEnabled":false}
Право
ГЭНДАЛЬФ

Кто виноват в утере документов (первичных) в организации

Недавно к нам обратились с таким вопросом и поделились историей. В компанию пришла налоговая проверка, ситуация стрессовая, но все в пределах нормы. Начали проверять первичку, по некоторым сделкам документов нет. Бухгалтер утверждает, что ему ничего не передавали, вызвонили менеджера, который вел эту сделку. Тот в свою очередь перерыл весь кабинет, а нужных бумаг нет. Начинается паника.

Звонят контрагенту, тот уверяет, что документы передавал, но не менеджеру, а его помощнику, и к нему тоже ничего не возвращалось. В воздухе повис вопрос, поскольку помощников у менеджеров отродясь тут не было.

Не будем долго томить и расскажем, в чем было дело. В период следки в фирме проходил практику студент. Он и выполнял роль «помощника». За две недели летней практики, он умудрился принять документы по нескольким сделкам так, что найти их больше невозможно. Компания получила штраф и обратилась к нам за консультацией. Делимся с вами нашими разъяснениями и отвечаем на вопрос: как выйти из подобной ситуации с минимальными последствиями.

Кого и на сколько оштрафуют за отсутствие первички – комментарий юриста

Сперва о штрафах. Если нарушение выявили в рамках одного периода, в котором проходит проверка, штраф составит 10 000 рублей. Если в прошлых периодах – 30 000 рублей.

Третий вариант: если отсутствие документа привело к занижению налоговой базы, штраф составит 20% от суммы каждого неуплаченного налога, но не менее 40 000 рублей.

Кого конкретно наказать в данной ситуации решает суд. Налоговая передает материалы проверки, а судебный орган выносит решение на основании ч. 1 ст. 23.1, ст. 15.11 КоАП РФ.

Решение зависит от ситуации, однако чаще всего вина за утерю документов возлагается на главного бухгалтера или бухгалтера с правами главного. Обычно суд ссылается на п. 24 постановления Пленума Верховного суда от 24.10.2006 № 18.

Но в ряде случаев могут наказать и руководителя:

· в организации вообще не было главного бухгалтера (постановление Верховного суда от 09.06.2005 № 77-ад06-2);

· учет и расчет налогов вела специализированная организация (п. 26 постановления Пленума Верховного суда от 24.10.2006 № 18);

· причина нарушения – письменное распоряжение руководителя, с которым главный бухгалтер был не согласен (п. 25 постановления Пленума Верховного суда от 24.10.2006 № 18).

Как смягчить последствия утери первичных документов

Сперва возьмите за традицию проводить проверки самостоятельно. Лучше делать это в два этапа: раз в месяц и раз в квартал.

Если какой-то документ потерялся, и вы это выявили, действуйте следующим образом:

1. Узнайте у контрагента, вернул ли он первичку. В большинстве случаев документы будут у него. Чтобы минимизировать такую проблему, включайте пункт о возврате первичных документов в договоры.

2. Если контрагент не при чем, сотрудник, который проводил проверку, должен написать служебную записку о пропаже. Руководитель на основании записки сбирает комиссию для внутреннего расследования. Все это документируется.

Соблюсти процедуру очень важно, поскольку, если в период работы комиссии налоговая инспекция потребует документы, которые утеряны, организация сможет попросить увеличить срок представления документов (п. 3 ст. 93 НК РФ). Распоряжение о создании комиссии будет документальным обоснованием такой просьбы.

Есть ли способ избежать всего этого ?

*дальше идет рекламный врез. Можем себе позволить. Не интересно – не читайте.

Конечно есть, чтобы контролировать возврат и наличие первичных документов, ГЭНАДЛЬФ разработал программу «Скан-Архив». Это полностью совместимое с «1С» решение, которое позволяет в несколько кликов проверить наличие документа по любой сделке, получить скан-образ или электронный документ.

0
Комментарии
Читать все 0 комментариев
null