Бенджамин Франклин очень точно сказал: «Управляй своим бизнесом, или он будет управлять тобой». И перед тем, как запускать любой проект или его отдельную стадию, конкретную сделку или даже формировать штат компании, просчитываются риски и издержки. Косвенные расходы – одна из немалых статей, которая может достигать до 50% непредвиденных расходов проекта или сделки.
Есть такое понятие, как 4W паттерна решений. Авторы данного подхода – Каран Гиротра и Сергей Нетесин, - выделили отдельные аспекты для изменения бизнес-модели. Смысл данного подхода заключается в том, что изменяя один из аспектов 4W паттерна решений, изменяется и вся бизнес-модель. Порядок очередности принятия решений, очередность реализации принятых решений – вот еще один фактор банкротства или, напротив, успеха всего проекта или сделки. Выбор времени и последовательность решений определяют очень многое.
Хеджирование решений – это возможность компенсировать риски одних решений за счет других. Точно так же, как создаются инвестиционные портфели, резервные фонды, которые при правильном формировании компенсируют финансовые потери, и компания может принимать решения так, чтобы сократить суммарный риск всей бизнес-модели.
Возьмем в качестве простого примера бизнес по производству и продаже одежды. Предприниматель должен решить, какой ассортимент одежды предложить, какую ткань использовать на пошив, кто его целевая аудитория, каким должен быть дизайн и качество, где разместить производство, где разместить шоурум, какой выбрать способ продажи, в каких количествах изготавливать продукт, какой вид рекламы выбрать, какой механизм ценообразования использовать, как быть с сезонностью продаж.
Что первично – выбор точки производства или выбор точки реализации товара? Заключение договоров на поставку материалов, договора на точку продажи товара или наем сотрудников для пошива одежды? Запуск сайта и рекламной кампании для пошива на заказ, или первоначальный пошив с арендой склада для хранения готовой продукции?
Если у предпринимателя много лишних денег, то он может позволить себе любые ошибки. Но если задача состоит в эффективности запуска проекта и корректном финансовом расчете, то именно юридические возможности помогут эффективно распределить финансы, время и сделать проект продуманным.
Распределение сделок во времени и их система построения в верной очередности – один из залогов успешного и эффективного построения бизнес-процесса и управления финансами, рисками и обязательствами. Принцип их действия можно рассмотреть на конкретном примере по открытию магазина.
На подготовку документов для регистрации компании нужно около 5 рабочих дней. Для регистрации компании в налоговой нужно еще 5 рабочих дней. Но после этого требуется время на изготовление набора печатей, открытие расчетного счета в банке, подключение эквайринга, установление кассы или подключение онлайн-кассы, и на иные операции. Этот процесс без наличия достаточного штата, знаний, опыта и отработанного механизма занимает не менее месяца. Это время простоя бизнес-процесса на этапе запуска всего проекта. Но обслуживать уже зарегистрированную компанию надо – должно быть в аренде помещение (или чего уж недоговаривать – оплачивать юридический адрес), оплачивать телефонную линию, оплачивать расчетный счет, простаивающего без доходов, оплачивать бухгалтера, который будет сдавать отчетность, пусть и нулевую. Это все расходы и обязательства сразу после получения свидетельства ОГРН из налоговой.
Но вопрос с запуском самого бизнес-процесса все еще стоит. Для реализации товара необходимо само помещение – торговый зал. И аренда помещения для реализации товара очень часто становится большим камнем преткновения. В какой момент заключать договор аренды, если на поиск помещения могут уйти месяцы, а на сопровождение деятельности только что зарегистрированной компании необходимы затраты? Именно непродуманность стратегии и системы заключения договоров приведут к убыткам.
Если юридическое лицо еще не создано, то затрат по обслуживанию компании и ее простоя попросту нет. Предприниматель находит помещение, готов заключить договор аренды или сделать иную его бронь. Договор согласовали с юристами, обе стороны сделки достигли всех необходимых договоренностей, но заключать договор, как с арендатором, не с кем – юридическое лицо еще не зарегистрировано.
В такой ситуации заключается соглашение о намерениях, в котором собственник помещения и, например, учредитель или один из учредителей, указывают, что в конкретный срок будет зарегистрировано юридическое лицо, которое станет арендатором данного помещения. И собственник помещения (арендодатель) обязуется заключить такой договор аренды с данным юридическим лицом. За нарушение данных договоренностей обычно устанавливается достаточно высокая неустойка и прописывается размер прямых убытков в случае уклонения от аренды. Ведь срыв сделки является очень большим конфликтом, тем более, если он не обоснован.
Другой механизм – заключается договор аренды между собственником помещения с одним из учредителей будущей компании с возможностью передачи прав и помещения по такому договору другому лицу – в будущем зарегистрированной компании. Но не в порядке субаренды, а в порядке цессии – это уступка права (требования). Это оформляется обычной переменой лиц в обязательстве. Смысл этих операций в замене – вместо учредителя в договоре арендатором становится юридическое лицо. Но таковое условие обязательно должно быть в договоре. Если в договоре будет запрет на данную операцию, то своей цели можно не достичь и потерпеть убытки в виде уплаченных денег в качестве аренды или предоплаты.
Таким образом, вы, как предприниматель, не понесли расходов на обслуживание только что зарегистрированной компании и не оплачивали время ее простоя, но при этом спокойно выбрали помещение и забронировали его под свой проект без лишних финансовых затрат, и, что важно, не подписываясь на досрочные обязательства.
Но арендная плата всегда была, есть и будет тонким моментом. Очень редки случаи, когда собственник помещения пойдет на простой в ожидании регистрации компании или для достижения предпринимателем иных целей. Даже если в соглашении предусмотрены штрафы за отказ от сделки или нарушение сроков регистрации компании, указанные в таком соглашении. Но и такие ситуации можно правильно обыграть. Как ни странно, но для арендодателя деньги – это второстепенный показатель. Первичный – это наличие постоянного и надежного арендатора.
Если арендатору все равно придется нести некие финансовые издержки за бронь помещения, то вопрос лишь в их размерах. Адрес этого же помещения можно использовать в качестве юридического адреса компании, не платя за отдельный адрес и не внося изменений в документы. Затраты в дальнейшем можно возместить за счет компании, через которую будет осуществляться деятельность магазина. Эти затраты возмещаются либо по соглашению между учредителями, если оно было составлено и подписано, как затраты на создание бизнеса, либо как прямые затраты, например, при передаче прав по договору аренды. Как возместить такие затраты на создание бизнеса, мы разбираем в главе о партнерских отношениях. Через соглашение между учредителями и учредительный договор это сделать очень удобно и выгодно.
В данном материале намеренно называется адрес компании юридическим адресом, чтобы не было недопонимания. Хотя такого понятия в законодательстве уже несколько лет нет. Понятие юридического адреса заменено на адрес места нахождения компании.
Если для компенсации затрат указать стоимость уплаченной цены аренды в качестве цены цессии (договора уступки права требования), то возникает налог на доход физического лица (если договор был заключен с учредителем) в размере 13% НДФЛ. Если заложить 13% НДФЛ в стоимость цессии для дальнейшего его удержания и уплаты в бюджет, то это потеря компанией 13% денег, по сути, необоснованно, так как это не цена уступки, а простое возмещение затрат. Я сразу отмечу, что серые схемы и противозаконные механизмы мы не рассматриваем. Налоговый орган может закрыть эту книгу – в ней ничего подобного нет.
Так как целью является не уплата вознаграждения, а возмещение затрат, то именно это необходимо прописать в договоре при замене арендатора. Возмещение затрат не является доходом и налогом не облагается.
Для реализации товара необходимы поставщики самих товаров. Договоры с поставщиками имеют определенную специфику, их экспертиза у юристов тоже занимает около 5 рабочих дней. Поиск поставщиков и согласование с ними определенных условий так же занимает некоторое время. Чтобы бизнес и аренда помещения не простаивали, этим вопросом необходимо озаботиться досрочно.
Договор с поставщиком может быть подписан под условием срока поставки, под условием первичной даты начала постоянных поставок, по письменной заявке на поставку или по определенному графику. Каждый предприниматель по-своему строит логистику поставки и соответствующие сроки. Если поставку товара можно делать по заявке, то это самый удобный способ для контроля срока при запуске магазина. Вы можете подобрать поставщиков, заключить с ними договоры на поставку по заявкам, предварительные договоры или договоры поставки с возможностью перемены лиц в обязательстве, как в примере с арендой помещения. После этого отложите подписанные договоры и занимайтесь поиском необходимого помещения. Такие договоры не обязывают выкупать товар в определенном объеме и в определенные сроки, что не влечет за собой незапланированные или преждевременные финансовые затраты. Можно эффективно использовать время, подстраховаться от возможных сбоев и быть абсолютно готовым к открытию магазина с точки зрения наличия самого товара к реализации.
Сложнее обстоит ситуация с поставщиками, в условиях договоров которых имеется обязательство по выкупу товара в определенном объеме за конкретный период времени. Но можно установить отсрочку, привязав ее к сроку запуска других аспектов проекта.
Логистика по доставке товаров требует отдельного внимания. Доставка товара может осуществляться за счет самого поставщика, за счет магазина или с привлечением транспортных компаний. В случае с доставкой поставщиком у собственника магазина не возникает необходимости в решении задачи с поставкой, как и с выделением на это дополнительных ресурсов. В случае использования собственного транспорта главным будет вопрос хранения и обслуживания транспортных средств, обеспечение рабочих мест и все связанные с этим решением издержки. А привлекая транспортную компанию, условия договора можно согласовать заранее, при этом осуществлять доставку товара посредством направления и согласования заявок по e-mail. Как это правильно сделать – рассмотрим отдельно.
Для размещения и хранения товара потребуется склад. Договор на ответственное хранение или аренду склада с точки зрения бизнес-процесса надо просчитать во времени, по финансовым показателям и обязательствам. Если склад находится в ином месте, нежели магазин, логистику придется просчитать отдельно.
К сожалению, хранение и поставка неразрывно связаны между собой с позиции перемещения товара и его реализации. И договор аренды склада действует в независимости от того, есть товар для хранения или нет. Надо оплачивать аренду склада по графику платежей, который устанавливается с момента передачи помещения по акту. Отложить условие об оплате за аренду склада можно. Для этого надо привязать условия оплаты к дате подписания акта приема-передачи помещения.
Например, начисление арендной платы осуществляется с даты подписания сторонами акта приема-передачи помещения. И за первый месяц аренды рассчитывается пропорционально фактическому времени аренды склада исходя из ставки ежемесячной арендной платы. И до тех пор, пока акт не подписан, арендная плата не начисляется и не оплачивается. Этот механизм наиболее эффективен при бронировании склада и при оптимизации затрат, финансовых вложений. Этот же механизм можно использовать при аренде помещения.
Заказ и изготовление рекламной или информационной вывески занимает время. Конечно, магазин или любой другой бизнес правильнее открывать уже с вывеской о его названии и режиме работы. И самым правильным всегда будет простой маркетинговый ход – при расстановке товара на полках, при заселении в офис, при открытии шоурума уже можно разместить вывеску, не открыв проект для посещения людей. Это делается, чтобы людям примелькалось название и у них возник интересен, чтобы они ожидали открытия. Поэтому такую вывеску стоит заказать заранее. Расходы на ее изготовление возмещаются по алгоритму, описанному для применения к возмещению затрат по арендной плате за помещение. Но разрешение на размещение вывески должно быть прописано в договоре аренды. Но если помещение для проекта находится на первом этаже жилого дома, то процедура усложняется получением согласия жильцов такого дома.
Это небольшой пример, как за счет простых возможностей можно оптимизировать финансовые издержки. Очередность заключения сделок и этапы запуска проекта прямо влияют на издержки и риски. Их стоит взвешивать и оценивать с финансовой точки зрения.
По данной шкале можно разложить любой проект, любую сделку. Можно для этого использовать обычные столбики с указанием задач и времени, ресурсов на их реализацию. Можно использовать шкалу времени, на которой разложить весь проект и сделку. Так будут доступны много рисков и пробелов. Такой подход применения правовых инструментов позволит сократить косвенные издержки при построении и реализации бизнес-плана и конкретной сделки.
Таким же образом можно оптимизировать любой проект или сделку. С учетом временных факторов, налоговых обязательств и финансовых потоков.
Точно такой же алгоритм необходимо прописывать при закрытии проекта. За расторжение сделок часто прописываются штрафы, так как это может привести к кассовому разрыву, срыву планов, процессов. В этом случае расчет должен быть не только на калькуляторе. За счет юридических механизмов можно многократно сократить издержки.
Недавно мы сопровождали проект по закрытию ресторана в Москве. И ситуация у владельцев бизнеса была настолько накалена, что они были готовы просто повесить замок на дверь и вывозить имущество, оплатив все издержки поставщикам, арендодателю и сотрудникам. Нам удалось уговорить бизнесменов посмотреть на ситуацию иначе. Через пробелы в договорах, недочеты с поставщиками и погрешностях в арендованном помещении мы смогли выйти из сумасшедших потенциальных убытков, и даже безболезненно расстаться с сотрудниками.
Именно через стратегический подход и знание возможностей, которые дает наше законодательство, можно очень многое изменить и грамотно структурировать, не потеряв в деньгах и избавиться от лишних обязательств, которые так норовят переложить контрагенты на предпринимателей. Любые изменения в бизнес-модели компании важно сопровождать грамотными бумагами. Именно к ним обращаются все стороны сделки и суд, когда разбирают сложившуюся конфликтную ситуацию. Поэтому эти документы должны играть на вас и в вашу пользу.
(с) Внимание.
Все авторские права на данный материал принадлежат ООО "Юридическая группа К.О.Р.Д.". Копирование, распространение материала, как в части, так и полностью, допускается только с письменного разрешения правообладателя - ООО "Юридическая группа К.О.Р.Д.". О последствиях нарушения авторских правчитайте в нашем отдельном материале. Вы можете связаться с нами любым удобным для Вас способом - контакты.
Все части цикла читайте на сайте Юридической группы K.O.R.D.