Сколько надо хранить зарплатные документы сотрудников?

HR и бухгалтерия постоянно оформляют сотрудникам разные документы – по запросу или по требованиям закона. Чаще, речь идет о финансовых справках. А что с ними делать затем работодателю? Разберем на примере трех распространенных: расчетный лист, 2-НДФЛ и табель учета рабочего времени.

Надо хранить

Прежде всего, согласно ст. 62 ТК РФ, работодатель обязан предоставлять по запросу сотрудника в течение 3 дней информацию и документы, связанные с его работой. В свою очередь, компания также должна обеспечить сохранность всех документов: бумажных и электронных – независимо от способа их создания и вида носителя. Это прямо требует ст. 5 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Причем срок хранения не зависит от вида – бумажного или цифрового документа.

Расчетные листы

Если в трудовом, коллективном договоре или локальным актом предусмотрено направление работникам расчетных листков по e-mail, что, на наш взгляд, не является нарушением, то хранить расчетные листы необходимо 6 лет. Если в форме листа есть строка «подпись работника» и указана обязанность ответственного лица (скажем, бухгалтера) распечатывать и хранить документы, держать их в архиве также надо шесть лет.

Таким образом, если работник обратился с заявлением о предоставлении расчетных листов, то надо предоставить ему листы за последние 6 лет, при наличии указанного требования в заявлении. Если работник просит предоставить за более поздний срок, вы вправе отказать.

2НДФЛ

Работодатель является налоговым агентом в отношении работников, с учетом ст. 24 НК РФ. Налоговые агенты выдают физлицам справки о полученных доходах и удержанных суммах налога, согласно ст. 230 НК РФ.

К обязанностям налогоплательщика также относится обеспечение хранить в течение 5 лет данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для расчета и уплаты налогов, в т.ч. документов, подтверждающих получение доходов, расходы, удержание налогов. Причем реестры сведений о доходах физлиц, представляемых налоговыми агентами, образующиеся в процессе деятельности, подлежат хранению в течение 5 лет .

Таким образом, на основании заявления работодатель обязан выдать справки о доходах и суммах налога только за последние 5 лет. За более ранние периоды выдавать документы необязательно

Учет рабочего времени

Табель учета рабочего времени необходимо хранить 5 лет. Исключение – табель, в котором указаны работники с вредными и опасными условиями труда: он хранится 75 лет, если делопроизводство по нему закончено до 1 января 2003 г., и 50 лет, если после указанной даты. Срок считается с 1 января, следующего за годом, в котором табель окончен делопроизводством

Глубина проверки

Основной вопрос с т.з. контроля и рисков – санкции к работодателю. Дело в том, что ограничений по периоду, который может быть изучить ГИТ, в законе нет. Инспекция вправе потребовать документы за любой период, провести опрос работников и должностных лиц, потребовать письменные объяснения. Глубина проверки не ограничивается сроком хранения документов.

Более того, закон не ограничивает период, который охватывает проверка. Это подтверждается тем, что в распоряжении Инспекции, которое вручается компании, нет указания на проверяемый период, согласно Приложению №1 к Приказу Минэкономразвития России от 30.04.2009 №141. Т.е. ГИТ может потребовать документы за любой период в пределах сроков их хранения. Например, табели, журналы учета рабочего времени (кроме вредных и опасных условий), справки о состоянии и мерах по улучшению охраны труда, документы об обучении по охране труда должны храниться 5 лет. Затем их надо уничтожать. Таким образом, в случае отсутствия документов из-за истечения сроков хранения привлечь работодателя к ответственности нельзя.

Но глубина не ограничивается сроками хранения документов по трудовым отношениям и кадровому обеспечению, которые нужны в соответствии с целями проверки. Если документов нет, инспектор может провести другие мероприятия, например опрос, письменные объяснения.

0
Комментарии
-3 комментариев
Раскрывать всегда