Бухгалтер — агент налоговой

Давайте откровенно: бухгалтерский учет в том виде, как это принято в России, не нужен ни владельцу, ни руководителю малого бизнеса. Бухучет в России малому бизнесу нужен только для одного — считать и платить налоги, и при этом, чтобы не «прилетело» от налоговой.

Всем привет, меня зовут Татьяна Никанорова, основатель и руководитель Консалтингового центра Профдело. С 2006 года помогаем малому и среднему бизнесу решать бухгалтерские и юридические вопросы, а также настраивать управленку и анализировать финансы.

В этой заметке я расскажу как легко и просто проконтролировать бухгалтерию:

• как большинство из вас делают это сейчас;
• где слепые пятна;
• как вас могут подставить бухгалтеры и даже проверяющие.
  

Дам пошаговую инструкцию как безболезненно и быстро организовать внутреннюю проверку.

Есть 3 уровня контроля, доступные предпринимателю.

1. Краткосрочный — на дистанции 3–6 месяцев. В текущем режиме вы наблюдаете, что ваш бухгалтер как-то там платит налоги, формирует какие-то платежки в банке, и при этом вам не прилетает требований на уплату налогов. Или прилетает, но вы точно знаете, что так и должно быть, потому что налоги вы сами не захотели платить по каким-то причинам.

2. Среднесрочный — на дистанции 1–1,5 года. Раз в год вы оплачиваете счет на систему сдачи отчетности по ЭДО, и предполагаете, что главбух что-то там сдает. При этом возможно, что главбух даже с вами согласовывает какие-то цифры, только не понятно, правильно это или нет. А налоговая не блокирует ваши счета за несдачу отчетности.

3. Долгосрочный — на дистанции 3–5 лет. Прошло уже много лет, а «полет нормальный», то есть к вам не пришла выездная налоговая проверка, и не прилетело других проблем. Вы смело рекомендуете своего бухгалтера коллегам-предпринимателям со словами «Мы с М. работаем уже 3 года, и никаких проблем». Такое поведение налоговой, а точнее отсутствие нежелательных реакций, часто трактуется предпринимателями как «у меня все окей в бухгалтерии».
   

К сожалению, скорее всего у вас не всё окей, если вы не проходите регулярную профессиональную проверку у специалиста — бухгалтера или аудитора.

Мы провели более 200 аудитов баз 1С в рамках услуги «экспресс-аудит», и только 1 из 20 аудитов получает от нас пометку «В целом очень хорошо, учет качественный». А что же 19 из 20? А там всё печально. Вот три самых ярких момента.

1. «Краснота» в базе 1С

Красная цифра в базе в 99% случаев указывает на техническую ошибку. Бухгалтер провел какую-то операцию с нарушением методологии учета — либо проводки неверные, либо где-то аналитика не «схлопнулась», либо забыл сделать какую-то запись.

Учет в базе 1С придуман таким образом, что если делаешь все верно по методологии, то налоги считаются правильно, и отчетность заполняется корректно.

Сама по себе «краснота» не проблема. Проблема в том, что она с большой степенью вероятности означает ошибку, влекущую недоимку налога, штрафы, пени и ошибки в отчетности. Или большую переплату налогов в бюджет.

2. Сданная отчетность не соответствует базе 1С

Такое часто бывает, когда сначала сдали отчетность кое-как, а потом задним числом в базе всё подровняли. А в отчетности — забыли. Или специально не стали корректировать, побоявшись гнева директора, которому придется рассказать об ошибке и потом доплачивать налоги

А еще такой косяк иногда маскируют уплатой налога «на всякий случай». Бухгалтер рассказывает директору сказки о том, что в налоговой всегда бардак, поэтому нужно держать на всякий случай переплату, чтобы «если что», не было штрафа. В подавляющем большинстве случаев это сигнал о том, что бухгалтер маскирует какие-то косяки в учете.

Часто такая проблема возникает еще и тогда, когда бухгалтер плохо знает 1С. Он что-то делает в базе, но отчетность «сама» не формируется. Бухгалтер не знает как исправить, получает «красноту» (см. пункт первый) и идет делать отчетность в другой программе вручную. Просто вставляет в бланки цифры, которые считает нужными, и сдает. Если по какой-то причине ваш бухгалтер не формирует отчетность в 1С, не выгружает ее оттуда в спецпрограмму, а вручную делает — даю 146%, что там проблемы.

3. Ошибки в учете и в налогах

Большинство бухгалтеров любят работать с услугами, потому что считают это самой легкой отраслью. Если вы почитаете группы бухгалтеров-аутсорсеров, то увидите, что они ненавидят розницу, не любят работать в торговле, терпеть не могут агентские сделки и не рассматривают вакансии в производственных компаниях. Почему? А потому что там проводки сложнее — там нужно чуть чуть подумать. У меня это до сих пор вызывает недоумение, но факт есть факт.

Проблемы наступают тогда, когда бухгалтер приходит работать в IT, думая что это те самые «услуги», а там на него сыплются:

• агентские сделки;
• эквайринги;
  
• расчеты с фрилансерами и самозанятыми;
  
• платежи за рубеж;
  
• работа с иностранными заказчиками, ВЭД;
  
• НДС, который «налог на гугл» — да, он снова к нам вернулся!
  

Небольшой перечень возможных косяков:

• путают комиссионера и комитента;

• забывают, что по агентскому договору посредник не может работать за свой счет;
  

• теряются при получении рассрочки от Яндекса;
• уверены, что Яндекс.Касса сама пробивает чеки и это фискальная касса;
  
• считают таймпэд конечным клиентом;
  
• забывают убрать взнос в ФСС с оплат по договорам ГПХ (до 2023 года);
  
• забывают уплатить НДС с платежей за иностранные онлайн-сервисы;
  
• забывают уплатить НДС с оплат за услуги иностранных ИП (белорусских или казахстанских, например);
  
• отражают в расходах на УСН «доходы – расходы» то, что нельзя, например маркетинговые услуги, услуги копирайтеров.
  

Хотите больше конкретики — читайте Кейс о том, как за полдня мы уберегли клиента от налоговых потерь на почти 2 000 000 р.

У налоговой есть свои критерии проверки.

• Не заплатил налог — это видно в дедлайн в лицевом счете, и прилетает требование об уплате налога.

• Не сдал декларацию — сразу после дедлайна прилетают и требование, и блокировка счета.

Но налоговая в обычном режиме не проверяет базы 1С малого бизнеса, и не может видеть в них косяки до поры до времени.

Косяки вскрываются при случайных ситуациях.

При встречной проверке

Проверяют вашего контрагента. У вас запрашивают регистры бухучета и документы. Если предоставить регистры с ошибкой, данные не сойдутся, налоговая насторожится и будут проблемы.

Обычно в таких ситуациях главбухи «линяют» либо в момент получения требования, либо в момент когда прилетает проблема. Предлоги увольнения самые невинные: выгорела, не развиваюсь, заболела бабушка, предложили работу лучше. Главбух спокойно увольняется, предприниматель неспешно ищет нового, а тем временем приходят штрафы за неотправленные квитанции на требования и вызовы из налоговой. Проблемы нарастают.

При убытке

В самом убытке нет ничего страшного — это обычная ситуация. Более того, полученный убыток может помочь сэкономить на налогах, если в учете всё верно. Но есть маленькое «но» — налоговая имеет право проверить все документы, которые привели к формированию убытка, а это по сути все доходы и расходы — аналог выездной проверки, но только онлайн, и не за три года, а за один.

Если налоговая политика была выбрана неверно, или директор требует агрессивной оптимизации, ни один бухгалтер не подпишется под проверкой. Поэтому бухгалтеры не любят показывать налоговой убытки. А также, если бухгалтер не уверен в качестве учета — он тоже не захочет проходить проверку убчтка. Если вы считаете, что ваша компания «белая и пушистая», а бухгалтер боится показать убыток и требует «заплатить хоть 1 рубль» — это маркер проблем в учете.

При смене бухгалтера

Ваш бухгалтер по каким-то причинам уволился, вы нашли нового. И вот новенький вам сообщает «радостную» новость, что в учете всё плохо, и требуется восстановление за три полных года плюс текущий.

Этот критерий не совсем однозначный, так как я знаю бухкомпании, которые специально промышляют «восстановлением учета». Они открыто говорят, что не берут на обслуживание без восстановления, а на восстановлении «срубают нехило бабла». Этичность данного поведения вызывает у меня огромные сомнения, и бросает тень на всё бухсообщество. К сожалению, на сегодняшний день нет методов борьбы с недобросовестными бухкомпаниями, и я не знаю как вам понять, разводят вас или нет, если вы сами — не бухгалтер.

Мы в Профдело для себя однажды решили, что этичность нам важнее. Поэтому мы никогда не очерняем предшественника и не выставляем счета на восстановление «автоматом». Мы принимаем компании на ведение, и, если видим критичные ошибки в прошлом, тогда обсуждаем с владельцем — чем это чревато в цифрах, сколько стоит восстановление и каковы шансы что это обнаружат.

Тем не менее, при смене бухгалтера часто можно получить в наследство некачественный учет, и тогда действительно потребуется восстановление. Восстановление — это дорого. Это, по сути, заплатить снова за то же самое, только сразу за 3 года и по более высокой ставке. Часто восстановление требуется там, где руководитель экономил на квалификации бухгалтера.

Решение простое — регулярно приглашать профессионалов проверять свой бухучет.

Как называется тот, кто может качественно проверить бухгалтерию:

• Главный бухгалтер или бухгалтер по налогам. Специалист, который каждый день работает «руками» с бухгалтерией и в 1С.

Вам не подойдут:

• Аудитор, если он не работает последние 3 года главным бухгалтером. Аудитор заточен на другие проверки — на обязательный аудит, который, к сожалению, не дает нужную картину и стоит в 10 раз дороже.

• Налоговый консультант, если он не работает последние 3 года главным бухгалтером. Налоговый консультант знает всё о налогах, может проконсультировать вас по выбору систем налогообложения или как платить в той или иной ситуации. Но он не знает, как это отражается в 1С, и не видит проблемы в цифрах, глядя в базу 1С.

Какие варианты проверок существуют:

1. Экспресс-аудит базы 1С. Делают аутсорсинговые компании, но некоторые недобросовестно запугивают заказчика, «разводя» его на восстановление учета.

2. Проверка состояния лицевого счета в ФНС. Я погуглила и не нашла других компаний, которые бы делали такую проверку как отдельную услугу. Действительно, такая проверка очень сложна в исполнении — нужно иметь очень цепкий ум и легко ориентироваться в запутанных табличках ФНС. Это умеют не более 5% всех главбухов, 90% из которых банально не хотят этим заниматься.

Когда проверять

• Раз в год перед закрытием года — в ноябре или в феврале;

• Перед увольнением главбуха;
  

• Перед окончанием испытательного срока нового бухгалтера.

Как проходит экспресс-аудит базы 1С — пошаговая инструкция

• Вы предоставляете базу 1С — архивную копию или доступ к онлайн-базе в режиме «только для чтения».
• При заказе проверки состояния лицевого счета вы предоставляете также сверки и выписки из лицевого счета по списку проверяющего.
  

• Проверяющий изучает базу (и лицевой счет, если заказывали), находит ошибки и спорные моменты и фиксирует их в отчете.

• Вы получаете отчет — он должен быть написан понятно и с цифрами. Не просто «ужас-ужасный-вас-скоро-посадят» и куча незнакомых терминов. А очень четко и доступно — что не так, как должно быть и сколько денег в рублях здесь можно потерять. И, главное, как это исправить. По нашим рекомендациям главбух может внести необходимые изменения или предпринять действия. А можем сделать и мы сами — но, естественно, по отдельному договору.

• В идеале должна быть возможность напрямую поговорить с проверяющим и голосом спросить непонятные вам моменты.

Если хотите пример такого отчета — напишите нам в корпоративную телегу https://t.me/profdelobot с фразой «Хочу пример отчета на экспресс-аудит», мы вам отправим образец. Посмотрите, как это должно выглядеть.

Сколько стоит такая проверка

Побуду немного кэпом, но у всех по-разному. Одно известно точно — это не делают бесплатно. Если вам предлагают «бесплатный экспресс-аудит» — это будет что-то поверхностное, рекламное, возможно собранное автоматически. Вы, как представители IT и DIGITAL, точно знаете, как делаются «бесплатные» аудиты сайтов — рекламные завлекалочки для клиентов «не в теме».

Цена такого аудита не может быть меньше 10 000 ₽ за проверку базы (обычно от 15 000 до 30 000) и 15 000 ₽ за сверку с налоговой (могут брать от 15 000 до 50 000).

1. 95% проведенных нами аудитов показали критичные проблемы в бухгалтерии, которые приведут к большим штрафам.

2. Квалификации предпринимателя недостаточно, чтобы проверить своего бухгалтера, если предприниматель сам не является бухгалтером.

3. Скорее всего у вас не всё окей, если вы не проводите регулярную профессиональную проверку учета.

4. Бухгалтеры часто увольняются, когда «запахло жареным», при этом прямо о проблемах не говорят.

5. Бухгалтеры на самом деле не любят нести ответственность за «грехи» и распоряжения руководства.

6. Если бухгалтер убеждает «не показывать убыток» — у вас проблемы.
7. Если бухгалтер убеждает заплатить побольше «на всякий случай» — у вас проблемы.
8. Восстановление учета — это очень дорого.

9. Некоторые бухфирмы недобросовестно «разводят» клиентов на восстановление учета.

10. Я не нашла на бухрынке никого, кроме нас, кто бы оказывал услугу «проверка состояния учета в налоговой» — это сложно и всем лень.

11. Экспресс-аудит стоит несравнимо меньше, чем ликвидация возможных проблем.

Есть желание пройти экспресс-аудит? Для предварительной консультации пишите нам в телеграм.

Другие наши статьи на VC:

21 новшество по налогам для предпринимателя — 2023

Самые частые жалобы клиентов на финансистов

Что делать если банк приостановил операции по счету: пошаговая инструкция

#налоги #бухгалтерскийучет #предпринимательство #предприниматель #бухгалтер #бухгалтерия