Как избавиться от бумажных актов и договоров

ЭДО по email — это законно, легко и бесплатно. Мы сами и наши клиенты работаем так уже более трех лет. В статье ничего не продаю, зато отдаю полностью все секреты.

Сердце кровью обливается, когда я вижу как наш продвинутый, суперсовременный IT&Digital в 2023 году мучается, пытаясь отправить друг другу — Боженьки! — бумажные документы вдогонку чему-то. Сделка уже совершилась и даже закрылась. Все уже довольны или, наоборот, недовольны. Но бумажки кочуют следом, а их еще нужно правильно оформить.

Профдело работает без бумаг уже года четыре.

Всем привет, меня зовут Татьяна Никанорова, основатель и руководитель Консалтингового центра Профдело. С 2006 года помогаем малому и среднему бизнесу решать бухгалтерские и юридические вопросы, а также настраивать управленку и анализировать финансы.

Содержание:

Введение в электронный документооборот

Почему ЭДО по e-mail — это законно

Как работает простая электронная подпись на практике

— Правило 1. ПЭП должна содержаться в самом электронном документе

— Правило 2. ПЭП применяется по правилам оператора почтовой системы

Какими документами можно обмениваться по e-mail

Пошаговая схема реализации ЭДО по емейл

Алгоритм подписания по емейл

Нужно ли хранить отправленные письма

Сейчас немного побуду кэпом. Запомните первую аббревиатуру — ЭДО. Электронный документооборот — это когда вы в принципе ничего не делаете на бумаге. Вариант получить документ, распечатать, подписать, отсканировать и отправить — это не электронный документооборот — здесь у вас бумажка все равно встроилась в бизнес-процесс.

Электронный документооборот обычно бывает трех видов.

• Первый — по емейлу.
• Второй — в онлайн-сервисах. Это тоже очень интересная штука, но она требует денег, в отличие от емейла, который условно бесплатен.
  

• И есть электронный документооборот через спецоператора. Вы наверняка слышали: Диадок, СБИС, 1С:ЭДО и другие.

То, что вы привыкли называть словом «ЭДО» — обычно делают через спецоператора. Но это не единственный приемлемый вариант, есть более удобные.

Вторая аббревиатура — это ЭЦП, электронно-цифровая подпись, заменяющая вашу собственноручную.

Она бывает трех видов:

• простая — емейл, смс-коды, пара логин-пароль;

• усиленная, но неквалифицированная — выдают как спецоператоры, так и онлайн-сервисы;

• усиленная квалифицированная – подпись, которой ваши бухгалтеры отправляют отчетность в налоговую.

О технической составляющей этих подписей можно почитать на сайте налоговой.

Дальше мы ведем речь о простой электронной подписи или ПЭП.

Законность ЭДО по емейлу придает 63-ФЗ «об электронных подписях», пункт 2 статьи 6:

Это означает, что для того, чтобы система заработала, две стороны сделки должны заключить между собой договор (соглашение), где признают легитимность простой подписи.

Обращу ваше внимание, что аналогичное требование распространяется и на неквалифицированные подписи, а такой подписью является та, что выдается при заведении ЛК ФНС или аккаунта на Госуслугах.

Помимо вышесказанного, на практике ПЭП не является изгоем. Её признает Минцифры: раз письмо и два письмо. В этих письмах четко написано, что ПЭП — абсолютно легальный способ подписания документов. И что емейл, в том числе, может являться простой подписью при соблюдении определенных условий.

ЭДО по емейл признается ФНС — ловите письмо ФНС, оно хоть и не является нормативно-правовым актом, то есть строго обязательным к применению, но позицию ФНС выражает довольно четко аж с 2021 года.

Признается простая подпись и судами. По ссылке обширная подборка судебной практики.

В случае с емейл, ПЭП — это комбинация логин + пароль от вашего емейла. Если какой-то документ подписали простой электронной подписью в виде емейла — это значит, что завершилась транзакция по отправке электронного письма с одного адреса емейл на другой.

Скан по емейлу — это образ, фото документа. Когда речь идет о простой электронной подписи — ПЭП — то подписанием документа является не подписание бумажки, а нажатие кнопки «Отправить» и окончание задержки, которую можно настроить во многих почтовых программах. Закончилась задержка, если она была включена — транзакция совершилась, а письмо ушло.

Для того, чтобы работать через ПЭП по емейл, существует два правила. Применяться может любое из них или оба одновременно.

Когда ваш контрагент открывает электронный документ, он в нем должен увидеть эту подпись. В емейл это поля «От кого» и «Кому». И в «От кого» мы видим отправителя.

В этот момент самые продвинутые люди скажут мне: «Татьяна, вы же наверняка знаете, а если не знаете, то мы вам расскажем о том, что адрес электронной почты очень легко подменить». Согласна. Адрес электронной почты можно подменить для отображения в почтовых программах. В этой ситуации вступают в работу служебные заголовки.

Смотрим служебные заголовки, сверяем адрес с отображаемым. Совпало? — все отлично, письмо скорее всего подлинное.

Если вдруг кто-то не знает как посмотреть служебные заголовки, вот тут есть обширная инструкция для разных почтовых сервисов и почтовых клиентов.

Это правило выполняется для емейл, потому что мы применяем электронную почту согласно условиям почтовых операторов. Независимо от того, кто где хостит свою почту, у каждой почты есть оператор, по чьим правилам идет обмен письмами.

Если вы не взламывали почтового оператора и не совершали нарушения правил, то и это правило для вас соблюдается.

Подписывать ПЭП и отправлять по емейлу можно практически всё. Давайте перечислим, что именно:

1. Договоры.
2. Акты выполненных работ / оказанных услуг.
   

3. Счета.

4. Дополнительные соглашения к договору — их оформляют для изменения условий договора.

5. Техническое задание — это обычно приложение к договору.

6. Уведомление контрагенту. О чем угодно: о смене реквизитов, о смене ответственного за проект лица, о расторжении договора.

7. Возражения на акт выполненных работ или оказанных услуг.

   Например, заказали SEO. Если не то ребятки сделали — направляем им возражения на акт в письменном виде по емейлу. Но не просто по емейлу, а через простую электронную подпись, которая — емейл.

8. Претензия контрагенту — если вам кто-то не платит, можно послать ему претензию.

И даже если вы на ОСНО, и вашим клиентам нужно выставлять документы через системы, поддерживающие УКЭП, вы всё равно можете использовать ЭДО по емейлу для работы с вашими подрядчиками: ИП, самозанятыми. И это будет здорово.

Самый большой вопрос у бухгалтеров вызывает акт. Потому что акт — это документ для налоговой, подтверждающий расходы для системы УСН «Доходы минус расходы». При внедрении ЭДО по емейлу бухгалтер будет нервничать: «Как так, мне нужно подтвердить расходы, а у меня нет оригинала акта!»

Если вы правильно используете ПЭП, то оригинал акта у вас и будет тем самым документом, который придет к вам по емейл. А как правильно сохранить такой акт, я рассказываю вот в этом коротком видео на 6 минут.

Как же сделать всю ту красоту, о которой я вам рассказала.

Самое главное — грамотно подготовить договор или оферту. Я определила семь пунктов, которые обязательно должны быть в договоре

Шаг 1. Прописываем в договоре легитимность (законность) подписания документов простой электронной подписью. Не «по емейл», а именно простой электронной подписью. Без этой фразы ничего не заработает.

Шаг 2. Определяем, что простой электронной подписью считается емейл. Не СМС, не push, не что-то еще, не онлайн-сервис, а именно емейл.

Шаг 3. Фиксируем юридически значимые емейлы в договоре. В договоре можно прописать пять емейлов, но есть нюанс. А можно только один. Я бы так сказала: если вы работаете самостоятельно и у вас нет в штате юриста или группы юристов, которые могут вам обеспечить вот это всё, лучше фиксируйте по одному юридически значимому емейлу.

В договоре в разделе «Реквизиты»:

Шаг 4. Проверяем, что акт оказанных услуг или выполненных работ включен в тот перечень, который подписывается простой электронной подписью. Вернитесь на шаг 1 и проверьте формулировки — какой документ выставляет ваша бухгалтерия и что написано в договоре. В идеале названия должны совпадать.

Вариантов названий акта я видела тьму:

— акт на оказание услуг
— акт оказанных услуг
— акт выполненных работ
— акт выполненных услуг
— акт приема-передачи работ
— акт приемки-передачи работ
и т. д.

В моей формулировке написано просто «акт», потому что моя бухгалтерия делает документ с называние просто «Акт». А ваша что делает?

Шаг 5. Пишем, что допники — дополнительные соглашения, ТЗ — технические задания, переписка по договору также подписываются ПЭП, чтобы они были юридически значимыми. Формулировку уже дала в первом шаге.

Шаг 6. В договоре пишем, что договор составлен в электронной форме, а не как у многих обычно написано «в двух экземплярах, по одному для каждой из сторон». В чем здесь может быть проблема? Скорее всего, обойдется без проблем, но, будет не очень хорошо, если вы станете первопроходцем, у которого из-за этого возникнут проблемы.

У вас договор в электронной форме, в электронном виде. Какие два экземпляра? О чем вообще речь? Это что, два разных договора? Не заставляйте другую сторону, бухгалтеров и суды домысливать, что вы имели в виду. В электронной форме — значит в электронной, так и пишите. Это абсолютно нормально.

Шаг 7. Он хоть и последний, но наиважнейший. Обязательно пишем, что стороны обязуются сохранять конфиденциальность доступов к простой электронной подписи. Это условие обязательно для включения в договор, об этом написано в 63-ФЗ «Закон об электронной подписи». Если вы не напишете эту фразу, то есть немалый шанс, что переписку по емейлу и обмен актами могут признать нелегитимными. Добавьте фразу — и все будет хорошо.

Итак, вы все нужное предусмотрели в договоре или в оферте. Как же отправить акт вашему контрагенту? Алгоритм приведен на картинке.

А я вам расскажу историю как отправит документы, например, фрилансер.

Допустим, есть у меня подрядчик — самозанятый, который занимается настройкой контекстной рекламы. Когда-то мы с фрилансером заключили договор, в который добавлена правильная формулировка. И вот он сидит: ага, мне нужно отправить акт.

Этап 1. Делает акт: в ворде, екселе, в любой другой программе. Но лучше — в PDF. Сделал, сохранил на рабочий стол.

Этап 2. Открывает почтовую программу или заходит в web-интерфейс. Если требуется, вводит логин и пароль.

Этап 3. Выбирает «Создать новое письмо». В качестве получателя пишет юридический значимый емейл моей компании.

В теле письма набирает:

Приаттачил акт.

Этап 4. В конце тела письма написал «С уважением, Константин Иванов», если автоматом не подставилось.

Этап 5. Нажал «Отправить». Убедился что письмо ушло — нашел его в отправленных. Все. Точка. Конец.

Писать, да и читать инструкцию дольше, чем отправить такое письмо. Может на схеме это выглядит как-то громоздко, но на самом деле это элементарно просто. Сел, отправил, получил. Да, есть небольшая подготовочка: сначала в договоре предусмотрел описанные выше семь пунктов — и отправляй себе акты по емейлу, вообще не вопрос.

Архив переписки нужно хранить 4 года, как и доступы к почте. Почему?

Подписанием является транзакция. Запись об этой транзакции сохраняется в вашей почтовой программе — для вас она отображается в программе, а у почтового оператора хранится на его серверах: запись есть. Если вдруг вы забудете и не сможете восстановить логин/пароль к почте — считайте, что у вас нет оригинала документа. Страшно это? Ну, положа руку на сердце, малый бизнес проверяют настолько редко, что может и прокатит — шансов на это много. Но вы будете в зоне риска.

Многие столкнулись с подобным в 2022 году зимой-весной. При всех известных событиях достаточно большое количество иностранных сервисов — Google и так далее — перестали принимать платежи с российских карт и с российских аккаунтов.

Старые аккаунты были действительны только до момента, когда истекал платеж. Оплата подписки истекла — все, кирдык, все грохнулось. Это, конечно, неприятная история, поэтому лучше почту хостить в надежных местах у традиционных — читай «российских» — почтовых хостеров. Мне за рекламу не платят, поэтому называть их не буду. Вы прекрасно понимаете, о ком речь.

Напоследок, очень хочу сказать всем, кто это читает и дочитал. Ребят, вы все такие продвинутые — юзаете ChatGPT и Midjourney, сравниваете между собой разные AI. Заведите себе нормальное современное ЭДО на все случаи жизни и не нужно больше обмениваться бумажками, сидя где-нибудь в солнечной Турции или знойном Бали.

Хочу сказать большое спасибо Михаилу Шакину, гуру зарубежного SEO, уговорившего меня на запись интервью-вебинара, который в свою очередь теперь стал жемчужиной в моей коллекции вебинаров. По его материалам написана эта статья. Актуально — смотрите полную версию на канале Михаила по ссылке в предыдущем предложении.

Мои предыдущие 5 постов:

• Контролируемые иностранные компании (КИК) : как не попасть на штраф 2 050 000 рублей
• Хочу бухгалтера, дешево и качественно, готов пожертвовать скоростью. Почему так не бывает?
  
• Две правки в договоре, которые сделают вашу работу проще и сэкономят время и деньги
  
• В чём вести управленческий учет
  
• Почему существует 40% шанс, что в этом году вы разоритесь
  

Есть вопросы по организации ЭДО? Расскажем в рамках стандартной консультации.

#договоры #эдо #договор #профдело #документооборот #акт