Как избавиться от бумажных актов и договоров

ЭДО по email — это законно, легко и бесплатно. Мы сами и наши клиенты работаем так уже более трех лет. В статье ничего не продаю, зато отдаю полностью все секреты.

Сердце кровью обливается, когда я вижу как наш продвинутый, суперсовременный IT&Digital в 2023 году мучается, пытаясь отправить друг другу — Боженьки! — бумажные документы вдогонку чему-то. Сделка уже совершилась и даже закрылась. Все уже довольны или, наоборот, недовольны. Но бумажки кочуют следом, а их еще нужно правильно оформить.

Профдело работает без бумаг уже года четыре.

Всем привет, меня зовут Татьяна Никанорова, основатель и руководитель Консалтингового центра Профдело. С 2006 года помогаем малому и среднему бизнесу решать бухгалтерские и юридические вопросы, а также настраивать управленку и анализировать финансы.

Содержание:

Введение в электронный документооборот

Сейчас немного побуду кэпом. Запомните первую аббревиатуру — ЭДО. Электронный документооборот — это когда вы в принципе ничего не делаете на бумаге. Вариант получить документ, распечатать, подписать, отсканировать и отправить — это не электронный документооборот — здесь у вас бумажка все равно встроилась в бизнес-процесс.

Электронный документооборот обычно бывает трех видов.

  • Первый — по емейлу.
  • Второй — в онлайн-сервисах. Это тоже очень интересная штука, но она требует денег, в отличие от емейла, который условно бесплатен.
  • И есть электронный документооборот через спецоператора. Вы наверняка слышали: Диадок, СБИС, 1С:ЭДО и другие.

То, что вы привыкли называть словом «ЭДО» — обычно делают через спецоператора. Но это не единственный приемлемый вариант, есть более удобные.

Вторая аббревиатура — это ЭЦП, электронно-цифровая подпись, заменяющая вашу собственноручную.

Она бывает трех видов:

  • простая — емейл, смс-коды, пара логин-пароль;
  • усиленная, но неквалифицированная — выдают как спецоператоры, так и онлайн-сервисы;

  • усиленная квалифицированная – подпись, которой ваши бухгалтеры отправляют отчетность в налоговую.

О технической составляющей этих подписей можно почитать на сайте налоговой.

Дальше мы ведем речь о простой электронной подписи или ПЭП.

Почему ЭДО по e-mail — это законно

Законность ЭДО по емейлу придает 63-ФЗ «об электронных подписях», пункт 2 статьи 6:

2. Информация в электронной форме, подписанная простой электронной подписью или неквалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях... (перечисляются случаи по закону)... или соглашением между участниками электронного взаимодействия.

Это означает, что для того, чтобы система заработала, две стороны сделки должны заключить между собой договор (соглашение), где признают легитимность простой подписи.

Обращу ваше внимание, что аналогичное требование распространяется и на неквалифицированные подписи, а такой подписью является та, что выдается при заведении ЛК ФНС или аккаунта на Госуслугах.

Помимо вышесказанного, на практике ПЭП не является изгоем. Её признает Минцифры: раз письмо и два письмо. В этих письмах четко написано, что ПЭП — абсолютно легальный способ подписания документов. И что емейл, в том числе, может являться простой подписью при соблюдении определенных условий.

ЭДО по емейл признается ФНС — ловите письмо ФНС, оно хоть и не является нормативно-правовым актом, то есть строго обязательным к применению, но позицию ФНС выражает довольно четко аж с 2021 года.

Признается простая подпись и судами. По ссылке обширная подборка судебной практики.

Как работает простая электронная подпись на практике

В случае с емейл, ПЭП — это комбинация логин + пароль от вашего емейла. Если какой-то документ подписали простой электронной подписью в виде емейла — это значит, что завершилась транзакция по отправке электронного письма с одного адреса емейл на другой.

Важно: если вам по емейлу закинули скан акта с печатью и подписью — это не ПЭП и не ЭДО!

Скан по емейлу — это образ, фото документа. Когда речь идет о простой электронной подписи — ПЭП — то подписанием документа является не подписание бумажки, а нажатие кнопки «Отправить» и окончание задержки, которую можно настроить во многих почтовых программах. Закончилась задержка, если она была включена — транзакция совершилась, а письмо ушло.

Завершение транзакции «отправка письма» и есть подписание ПЭП, где ПЭП — это комбинация логин + пароль.

Для того, чтобы работать через ПЭП по емейл, существует два правила. Применяться может любое из них или оба одновременно.

Правило 1. ПЭП должна содержаться в самом электронном документе

Когда ваш контрагент открывает электронный документ, он в нем должен увидеть эту подпись. В емейл это поля «От кого» и «Кому». И в «От кого» мы видим отправителя.

В этот момент самые продвинутые люди скажут мне: «Татьяна, вы же наверняка знаете, а если не знаете, то мы вам расскажем о том, что адрес электронной почты очень легко подменить». Согласна. Адрес электронной почты можно подменить для отображения в почтовых программах. В этой ситуации вступают в работу служебные заголовки.

Смотрим служебные заголовки, сверяем адрес с отображаемым. Совпало? — все отлично, письмо скорее всего подлинное.

Если вдруг кто-то не знает как посмотреть служебные заголовки, вот тут есть обширная инструкция для разных почтовых сервисов и почтовых клиентов.

Правило 2. Ключ ПЭП применяется по правилам оператора почтовой системы

Это правило выполняется для емейл, потому что мы применяем электронную почту согласно условиям почтовых операторов. Независимо от того, кто где хостит свою почту, у каждой почты есть оператор, по чьим правилам идет обмен письмами.

Если вы не взламывали почтового оператора и не совершали нарушения правил, то и это правило для вас соблюдается.

Какими документами можно обмениваться по e-mail

Подписывать ПЭП и отправлять по емейлу можно практически всё. Давайте перечислим, что именно:

  1. Договоры.
  2. Акты выполненных работ / оказанных услуг.
  3. Счета.

  4. Дополнительные соглашения к договору — их оформляют для изменения условий договора.

  5. Техническое задание — это обычно приложение к договору.
  6. Уведомление контрагенту. О чем угодно: о смене реквизитов, о смене ответственного за проект лица, о расторжении договора.

  7. Возражения на акт выполненных работ или оказанных услуг.

    Например, заказали SEO. Если не то ребятки сделали — направляем им возражения на акт в письменном виде по емейлу. Но не просто по емейлу, а через простую электронную подпись, которая — емейл.

  8. Претензия контрагенту — если вам кто-то не платит, можно послать ему претензию.

В перечне нет только одного документа — счета-фактуры. Если вы работаете на традиционной системе налогообложения или на УСН по агентскому договору и клиентам выставляете счета-фактуры, то их надо подписывать усиленной квалифицированной подписью. Однако с 2016 года все, кому надо, уже имеют УКЭП, потому что декларация по НДС сдается строго электронно и никак иначе.

И даже если вы на ОСНО, и вашим клиентам нужно выставлять документы через системы, поддерживающие УКЭП, вы всё равно можете использовать ЭДО по емейлу для работы с вашими подрядчиками: ИП, самозанятыми. И это будет здорово.

Самый большой вопрос у бухгалтеров вызывает акт. Потому что акт — это документ для налоговой, подтверждающий расходы для системы УСН «Доходы минус расходы». При внедрении ЭДО по емейлу бухгалтер будет нервничать: «Как так, мне нужно подтвердить расходы, а у меня нет оригинала акта!»

Если вы правильно используете ПЭП, то оригинал акта у вас и будет тем самым документом, который придет к вам по емейл. А как правильно сохранить такой акт, я рассказываю вот в этом коротком видео на 6 минут.

Пошаговая схема реализации ЭДО по емейл

Как же сделать всю ту красоту, о которой я вам рассказала.

Самое главное — грамотно подготовить договор или оферту. Я определила семь пунктов, которые обязательно должны быть в договоре

Шаг 1. Прописываем в договоре легитимность (законность) подписания документов простой электронной подписью. Не «по емейл», а именно простой электронной подписью. Без этой фразы ничего не заработает.

Договор, приложения, изменения к нему, а также претензии, уведомления, акты и иные документы, для которых договором предусмотрена письменная форма, могут подписываться простой электронной подписью.

цитата из договора

Шаг 2. Определяем, что простой электронной подписью считается емейл. Не СМС, не push, не что-то еще, не онлайн-сервис, а именно емейл.

Такой подписью может выступать электронная почта каждой из Сторон, указанная в договоре. Каждая Сторона обязана самостоятельно обеспечивать безопасность доступа к своей электронной почте.

цитата из договора

Шаг 3. Фиксируем юридически значимые емейлы в договоре. В договоре можно прописать пять емейлов, но есть нюанс. А можно только один. Я бы так сказала: если вы работаете самостоятельно и у вас нет в штате юриста или группы юристов, которые могут вам обеспечить вот это всё, лучше фиксируйте по одному юридически значимому емейлу.

В договоре в разделе «Реквизиты»:

— юридически значимый e-mail Заказчика: [email protected]

— юридически значимый e-mail Исполнителя: [email protected]

цитата из договора

Шаг 4. Проверяем, что акт оказанных услуг или выполненных работ включен в тот перечень, который подписывается простой электронной подписью. Вернитесь на шаг 1 и проверьте формулировки — какой документ выставляет ваша бухгалтерия и что написано в договоре. В идеале названия должны совпадать.

Вариантов названий акта я видела тьму:

— акт на оказание услуг
— акт оказанных услуг
— акт выполненных работ
— акт выполненных услуг
— акт приема-передачи работ
— акт приемки-передачи работ
и т. д.

В моей формулировке написано просто «акт», потому что моя бухгалтерия делает документ с называние просто «Акт». А ваша что делает?

Шаг 5. Пишем, что допники — дополнительные соглашения, ТЗ — технические задания, переписка по договору также подписываются ПЭП, чтобы они были юридически значимыми. Формулировку уже дала в первом шаге.

Шаг 6. В договоре пишем, что договор составлен в электронной форме, а не как у многих обычно написано «в двух экземплярах, по одному для каждой из сторон». В чем здесь может быть проблема? Скорее всего, обойдется без проблем, но, будет не очень хорошо, если вы станете первопроходцем, у которого из-за этого возникнут проблемы.

У вас договор в электронной форме, в электронном виде. Какие два экземпляра? О чем вообще речь? Это что, два разных договора? Не заставляйте другую сторону, бухгалтеров и суды домысливать, что вы имели в виду. В электронной форме — значит в электронной, так и пишите. Это абсолютно нормально.

Договор составлен в электронной форме.

цитата из договора

Шаг 7. Он хоть и последний, но наиважнейший. Обязательно пишем, что стороны обязуются сохранять конфиденциальность доступов к простой электронной подписи. Это условие обязательно для включения в договор, об этом написано в 63-ФЗ «Закон об электронной подписи». Если вы не напишете эту фразу, то есть немалый шанс, что переписку по емейлу и обмен актами могут признать нелегитимными. Добавьте фразу — и все будет хорошо.

Каждая Сторона обязана самостоятельно обеспечивать конфиденциальность и безопасность доступа к своей электронной почте.

цитата из договора

Алгоритм подписания по емейл

Итак, вы все нужное предусмотрели в договоре или в оферте. Как же отправить акт вашему контрагенту? Алгоритм приведен на картинке.

А я вам расскажу историю как отправит документы, например, фрилансер.

Допустим, есть у меня подрядчик — самозанятый, который занимается настройкой контекстной рекламы. Когда-то мы с фрилансером заключили договор, в который добавлена правильная формулировка. И вот он сидит: ага, мне нужно отправить акт.

Этап 1. Делает акт: в ворде, екселе, в любой другой программе. Но лучше — в PDF. Сделал, сохранил на рабочий стол.

Этап 2. Открывает почтовую программу или заходит в web-интерфейс. Если требуется, вводит логин и пароль.

Этап 3. Выбирает «Создать новое письмо». В качестве получателя пишет юридический значимый емейл моей компании.

В теле письма набирает:

«Добрый день, Татьяна! Направляю вам акт оказанных услуг за август месяц».

Приаттачил акт.

Этап 4. В конце тела письма написал «С уважением, Константин Иванов», если автоматом не подставилось.

Этап 5. Нажал «Отправить». Убедился что письмо ушло — нашел его в отправленных. Все. Точка. Конец.

Писать, да и читать инструкцию дольше, чем отправить такое письмо. Может на схеме это выглядит как-то громоздко, но на самом деле это элементарно просто. Сел, отправил, получил. Да, есть небольшая подготовочка: сначала в договоре предусмотрел описанные выше семь пунктов — и отправляй себе акты по емейлу, вообще не вопрос.

Нужно ли хранить отправленные письма

Архив переписки нужно хранить 4 года, как и доступы к почте. Почему?

Подписанием является транзакция. Запись об этой транзакции сохраняется в вашей почтовой программе — для вас она отображается в программе, а у почтового оператора хранится на его серверах: запись есть. Если вдруг вы забудете и не сможете восстановить логин/пароль к почте — считайте, что у вас нет оригинала документа. Страшно это? Ну, положа руку на сердце, малый бизнес проверяют настолько редко, что может и прокатит — шансов на это много. Но вы будете в зоне риска.

Многие столкнулись с подобным в 2022 году зимой-весной. При всех известных событиях достаточно большое количество иностранных сервисов — Google и так далее — перестали принимать платежи с российских карт и с российских аккаунтов.

Старые аккаунты были действительны только до момента, когда истекал платеж. Оплата подписки истекла — все, кирдык, все грохнулось. Это, конечно, неприятная история, поэтому лучше почту хостить в надежных местах у традиционных — читай «российских» — почтовых хостеров. Мне за рекламу не платят, поэтому называть их не буду. Вы прекрасно понимаете, о ком речь.

Напоследок, очень хочу сказать всем, кто это читает и дочитал. Ребят, вы все такие продвинутые — юзаете ChatGPT и Midjourney, сравниваете между собой разные AI. Заведите себе нормальное современное ЭДО на все случаи жизни и не нужно больше обмениваться бумажками, сидя где-нибудь в солнечной Турции или знойном Бали.

Хочу сказать большое спасибо Михаилу Шакину, гуру зарубежного SEO, уговорившего меня на запись интервью-вебинара, который в свою очередь теперь стал жемчужиной в моей коллекции вебинаров. По его материалам написана эта статья. Актуально — смотрите полную версию на канале Михаила по ссылке в предыдущем предложении.

Если статья была для вас полезной, подписывайтесь на мой блог, оставляйте комментарии. Чтобы не пропустить новые статьи, следите за анонсами в моем Телеграме.

Мои предыдущие 5 постов:

Есть вопросы по организации ЭДО? Расскажем в рамках стандартной консультации.

0
79 комментариев
Написать комментарий...
Vadim K

Из статьи не понятно, что будет являться подписью второй стороны по договору. Вот сделали мы договор, подписали, отправили. Но это же не значит что вторая сторона автоматически согласна. И второй вопрос - а в самом документе нужны ли печати и подписи в таком случае. Или просто штамп что документ подписан ПЭП? Как будет выглядеть такой документ? Будет ли такой документ легитимным например при предоставлении в банк? Можно ли по такой системе работать в зарубежными контрагентами? Вопросов много не раскрытых.

Ответить
Развернуть ветку
Татьяна Никанорова
Автор

Вадим, если раскрыть все вопросы сразу, можно написать диссертацию :) но я с радостью постараюсь ответить в комментариях.

Вы совершенно правы, говоря о том, что отправление документа одной стороной не означает согласие другой стороны.

Для актов вопрос решается просто, мы обычно прописываем срок для направления возражений, а по его истечении услуга считается оказанной.

Для договора можно предусмотреть в тексте самого договора что является подписание. Например, отправка электронного документа. Или сканированного образа. Выберите тот вариант , который вам удобнее и комфортнее.

Ответить
Развернуть ветку
Anti Anti

Допустим, возражения направлены. Как возражающая сторона докажет, что они получены другой стороной?

Ответить
Развернуть ветку
76 комментариев
Раскрывать всегда