ЭДО по email — это законно, легко и бесплатно. Мы сами и наши клиенты работаем так уже более трех лет. В статье ничего не продаю, зато отдаю полностью все секреты.
Сердце кровью обливается, когда я вижу как наш продвинутый, суперсовременный IT&Digital в 2023 году мучается, пытаясь отправить друг другу — Боженьки! — бумажные документы вдогонку чему-то. Сделка уже совершилась и даже закрылась. Все уже довольны или, наоборот, недовольны. Но бумажки кочуют следом, а их еще нужно правильно оформить.
Профдело работает без бумаг уже года четыре.
Всем привет, меня зовут Татьяна Никанорова, основатель и руководитель Консалтингового центра Профдело. С 2006 года помогаем малому и среднему бизнесу решать бухгалтерские и юридические вопросы, а также настраивать управленку и анализировать финансы.
Содержание:
Введение в электронный документооборот
Сейчас немного побуду кэпом. Запомните первую аббревиатуру — ЭДО. Электронный документооборот — это когда вы в принципе ничего не делаете на бумаге. Вариант получить документ, распечатать, подписать, отсканировать и отправить — это не электронный документооборот — здесь у вас бумажка все равно встроилась в бизнес-процесс.
Электронный документооборот обычно бывает трех видов.
- Первый — по емейлу.
- Второй — в онлайн-сервисах. Это тоже очень интересная штука, но она требует денег, в отличие от емейла, который условно бесплатен.
И есть электронный документооборот через спецоператора. Вы наверняка слышали: Диадок, СБИС, 1С:ЭДО и другие.
То, что вы привыкли называть словом «ЭДО» — обычно делают через спецоператора. Но это не единственный приемлемый вариант, есть более удобные.
Вторая аббревиатура — это ЭЦП, электронно-цифровая подпись, заменяющая вашу собственноручную.
Она бывает трех видов:
- простая — емейл, смс-коды, пара логин-пароль;
усиленная, но неквалифицированная — выдают как спецоператоры, так и онлайн-сервисы;
усиленная квалифицированная – подпись, которой ваши бухгалтеры отправляют отчетность в налоговую.
О технической составляющей этих подписей можно почитать на сайте налоговой.
Дальше мы ведем речь о простой электронной подписи или ПЭП.
Почему ЭДО по e-mail — это законно
Законность ЭДО по емейлу придает 63-ФЗ «об электронных подписях», пункт 2 статьи 6:
2. Информация в электронной форме, подписанная простой электронной подписью или неквалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях... (перечисляются случаи по закону)... или соглашением между участниками электронного взаимодействия.
Это означает, что для того, чтобы система заработала, две стороны сделки должны заключить между собой договор (соглашение), где признают легитимность простой подписи.
Обращу ваше внимание, что аналогичное требование распространяется и на неквалифицированные подписи, а такой подписью является та, что выдается при заведении ЛК ФНС или аккаунта на Госуслугах.
Помимо вышесказанного, на практике ПЭП не является изгоем. Её признает Минцифры: раз письмо и два письмо. В этих письмах четко написано, что ПЭП — абсолютно легальный способ подписания документов. И что емейл, в том числе, может являться простой подписью при соблюдении определенных условий.
ЭДО по емейл признается ФНС — ловите письмо ФНС, оно хоть и не является нормативно-правовым актом, то есть строго обязательным к применению, но позицию ФНС выражает довольно четко аж с 2021 года.
Признается простая подпись и судами. По ссылке обширная подборка судебной практики.
Как работает простая электронная подпись на практике
В случае с емейл, ПЭП — это комбинация логин + пароль от вашего емейла. Если какой-то документ подписали простой электронной подписью в виде емейла — это значит, что завершилась транзакция по отправке электронного письма с одного адреса емейл на другой.
Важно: если вам по емейлу закинули скан акта с печатью и подписью — это не ПЭП и не ЭДО!
Скан по емейлу — это образ, фото документа. Когда речь идет о простой электронной подписи — ПЭП — то подписанием документа является не подписание бумажки, а нажатие кнопки «Отправить» и окончание задержки, которую можно настроить во многих почтовых программах. Закончилась задержка, если она была включена — транзакция совершилась, а письмо ушло.
Завершение транзакции «отправка письма» и есть подписание ПЭП, где ПЭП — это комбинация логин + пароль.
Для того, чтобы работать через ПЭП по емейл, существует два правила. Применяться может любое из них или оба одновременно.
Правило 1. ПЭП должна содержаться в самом электронном документе
Когда ваш контрагент открывает электронный документ, он в нем должен увидеть эту подпись. В емейл это поля «От кого» и «Кому». И в «От кого» мы видим отправителя.
В этот момент самые продвинутые люди скажут мне: «Татьяна, вы же наверняка знаете, а если не знаете, то мы вам расскажем о том, что адрес электронной почты очень легко подменить». Согласна. Адрес электронной почты можно подменить для отображения в почтовых программах. В этой ситуации вступают в работу служебные заголовки.
Смотрим служебные заголовки, сверяем адрес с отображаемым. Совпало? — все отлично, письмо скорее всего подлинное.
Если вдруг кто-то не знает как посмотреть служебные заголовки, вот тут есть обширная инструкция для разных почтовых сервисов и почтовых клиентов.
Правило 2. Ключ ПЭП применяется по правилам оператора почтовой системы
Это правило выполняется для емейл, потому что мы применяем электронную почту согласно условиям почтовых операторов. Независимо от того, кто где хостит свою почту, у каждой почты есть оператор, по чьим правилам идет обмен письмами.
Если вы не взламывали почтового оператора и не совершали нарушения правил, то и это правило для вас соблюдается.
Какими документами можно обмениваться по e-mail
Подписывать ПЭП и отправлять по емейлу можно практически всё. Давайте перечислим, что именно:
- Договоры.
- Акты выполненных работ / оказанных услуг.
Счета.
Дополнительные соглашения к договору — их оформляют для изменения условий договора.
- Техническое задание — это обычно приложение к договору.
Уведомление контрагенту. О чем угодно: о смене реквизитов, о смене ответственного за проект лица, о расторжении договора.
Возражения на акт выполненных работ или оказанных услуг.
Например, заказали SEO. Если не то ребятки сделали — направляем им возражения на акт в письменном виде по емейлу. Но не просто по емейлу, а через простую электронную подпись, которая — емейл.
Претензия контрагенту — если вам кто-то не платит, можно послать ему претензию.
В перечне нет только одного документа — счета-фактуры. Если вы работаете на традиционной системе налогообложения или на УСН по агентскому договору и клиентам выставляете счета-фактуры, то их надо подписывать усиленной квалифицированной подписью. Однако с 2016 года все, кому надо, уже имеют УКЭП, потому что декларация по НДС сдается строго электронно и никак иначе.
И даже если вы на ОСНО, и вашим клиентам нужно выставлять документы через системы, поддерживающие УКЭП, вы всё равно можете использовать ЭДО по емейлу для работы с вашими подрядчиками: ИП, самозанятыми. И это будет здорово.
Самый большой вопрос у бухгалтеров вызывает акт. Потому что акт — это документ для налоговой, подтверждающий расходы для системы УСН «Доходы минус расходы». При внедрении ЭДО по емейлу бухгалтер будет нервничать: «Как так, мне нужно подтвердить расходы, а у меня нет оригинала акта!»
Если вы правильно используете ПЭП, то оригинал акта у вас и будет тем самым документом, который придет к вам по емейл. А как правильно сохранить такой акт, я рассказываю вот в этом коротком видео на 6 минут.
Пошаговая схема реализации ЭДО по емейл
Как же сделать всю ту красоту, о которой я вам рассказала.
Самое главное — грамотно подготовить договор или оферту. Я определила семь пунктов, которые обязательно должны быть в договоре
Шаг 1. Прописываем в договоре легитимность (законность) подписания документов простой электронной подписью. Не «по емейл», а именно простой электронной подписью. Без этой фразы ничего не заработает.
Договор, приложения, изменения к нему, а также претензии, уведомления, акты и иные документы, для которых договором предусмотрена письменная форма, могут подписываться простой электронной подписью.
Шаг 2. Определяем, что простой электронной подписью считается емейл. Не СМС, не push, не что-то еще, не онлайн-сервис, а именно емейл.
Такой подписью может выступать электронная почта каждой из Сторон, указанная в договоре. Каждая Сторона обязана самостоятельно обеспечивать безопасность доступа к своей электронной почте.
Шаг 3. Фиксируем юридически значимые емейлы в договоре. В договоре можно прописать пять емейлов, но есть нюанс. А можно только один. Я бы так сказала: если вы работаете самостоятельно и у вас нет в штате юриста или группы юристов, которые могут вам обеспечить вот это всё, лучше фиксируйте по одному юридически значимому емейлу.
В договоре в разделе «Реквизиты»:
— юридически значимый e-mail Заказчика: [email protected]
— юридически значимый e-mail Исполнителя: [email protected]
Шаг 4. Проверяем, что акт оказанных услуг или выполненных работ включен в тот перечень, который подписывается простой электронной подписью. Вернитесь на шаг 1 и проверьте формулировки — какой документ выставляет ваша бухгалтерия и что написано в договоре. В идеале названия должны совпадать.
Вариантов названий акта я видела тьму:
— акт на оказание услуг
— акт оказанных услуг
— акт выполненных работ
— акт выполненных услуг
— акт приема-передачи работ
— акт приемки-передачи работ
и т. д.
В моей формулировке написано просто «акт», потому что моя бухгалтерия делает документ с называние просто «Акт». А ваша что делает?
Шаг 5. Пишем, что допники — дополнительные соглашения, ТЗ — технические задания, переписка по договору также подписываются ПЭП, чтобы они были юридически значимыми. Формулировку уже дала в первом шаге.
Шаг 6. В договоре пишем, что договор составлен в электронной форме, а не как у многих обычно написано «в двух экземплярах, по одному для каждой из сторон». В чем здесь может быть проблема? Скорее всего, обойдется без проблем, но, будет не очень хорошо, если вы станете первопроходцем, у которого из-за этого возникнут проблемы.
У вас договор в электронной форме, в электронном виде. Какие два экземпляра? О чем вообще речь? Это что, два разных договора? Не заставляйте другую сторону, бухгалтеров и суды домысливать, что вы имели в виду. В электронной форме — значит в электронной, так и пишите. Это абсолютно нормально.
Договор составлен в электронной форме.
Шаг 7. Он хоть и последний, но наиважнейший. Обязательно пишем, что стороны обязуются сохранять конфиденциальность доступов к простой электронной подписи. Это условие обязательно для включения в договор, об этом написано в 63-ФЗ «Закон об электронной подписи». Если вы не напишете эту фразу, то есть немалый шанс, что переписку по емейлу и обмен актами могут признать нелегитимными. Добавьте фразу — и все будет хорошо.
Каждая Сторона обязана самостоятельно обеспечивать конфиденциальность и безопасность доступа к своей электронной почте.
Алгоритм подписания по емейл
Итак, вы все нужное предусмотрели в договоре или в оферте. Как же отправить акт вашему контрагенту? Алгоритм приведен на картинке.
А я вам расскажу историю как отправит документы, например, фрилансер.
Допустим, есть у меня подрядчик — самозанятый, который занимается настройкой контекстной рекламы. Когда-то мы с фрилансером заключили договор, в который добавлена правильная формулировка. И вот он сидит: ага, мне нужно отправить акт.
Этап 1. Делает акт: в ворде, екселе, в любой другой программе. Но лучше — в PDF. Сделал, сохранил на рабочий стол.
Этап 2. Открывает почтовую программу или заходит в web-интерфейс. Если требуется, вводит логин и пароль.
Этап 3. Выбирает «Создать новое письмо». В качестве получателя пишет юридический значимый емейл моей компании.
В теле письма набирает:
«Добрый день, Татьяна! Направляю вам акт оказанных услуг за август месяц».
Приаттачил акт.
Этап 4. В конце тела письма написал «С уважением, Константин Иванов», если автоматом не подставилось.
Этап 5. Нажал «Отправить». Убедился что письмо ушло — нашел его в отправленных. Все. Точка. Конец.
Писать, да и читать инструкцию дольше, чем отправить такое письмо. Может на схеме это выглядит как-то громоздко, но на самом деле это элементарно просто. Сел, отправил, получил. Да, есть небольшая подготовочка: сначала в договоре предусмотрел описанные выше семь пунктов — и отправляй себе акты по емейлу, вообще не вопрос.
Нужно ли хранить отправленные письма
Архив переписки нужно хранить 4 года, как и доступы к почте. Почему?
Подписанием является транзакция. Запись об этой транзакции сохраняется в вашей почтовой программе — для вас она отображается в программе, а у почтового оператора хранится на его серверах: запись есть. Если вдруг вы забудете и не сможете восстановить логин/пароль к почте — считайте, что у вас нет оригинала документа. Страшно это? Ну, положа руку на сердце, малый бизнес проверяют настолько редко, что может и прокатит — шансов на это много. Но вы будете в зоне риска.
Многие столкнулись с подобным в 2022 году зимой-весной. При всех известных событиях достаточно большое количество иностранных сервисов — Google и так далее — перестали принимать платежи с российских карт и с российских аккаунтов.
Старые аккаунты были действительны только до момента, когда истекал платеж. Оплата подписки истекла — все, кирдык, все грохнулось. Это, конечно, неприятная история, поэтому лучше почту хостить в надежных местах у традиционных — читай «российских» — почтовых хостеров. Мне за рекламу не платят, поэтому называть их не буду. Вы прекрасно понимаете, о ком речь.
Напоследок, очень хочу сказать всем, кто это читает и дочитал. Ребят, вы все такие продвинутые — юзаете ChatGPT и Midjourney, сравниваете между собой разные AI. Заведите себе нормальное современное ЭДО на все случаи жизни и не нужно больше обмениваться бумажками, сидя где-нибудь в солнечной Турции или знойном Бали.
Хочу сказать большое спасибо Михаилу Шакину, гуру зарубежного SEO, уговорившего меня на запись интервью-вебинара, который в свою очередь теперь стал жемчужиной в моей коллекции вебинаров. По его материалам написана эта статья. Актуально — смотрите полную версию на канале Михаила по ссылке в предыдущем предложении.
Если статья была для вас полезной, подписывайтесь на мой блог, оставляйте комментарии. Чтобы не пропустить новые статьи, следите за анонсами в моем Телеграме.
Мои предыдущие 5 постов:
- Контролируемые иностранные компании (КИК) : как не попасть на штраф 2 050 000 рублей
- Хочу бухгалтера, дешево и качественно, готов пожертвовать скоростью. Почему так не бывает?
- Две правки в договоре, которые сделают вашу работу проще и сэкономят время и деньги
- В чём вести управленческий учет
- Почему существует 40% шанс, что в этом году вы разоритесь
Есть вопросы по организации ЭДО? Расскажем в рамках стандартной консультации.
Электронная почта в общем случае, т.е. без принятия специальных мер и без использования специальных технических средств, не является средством гарантированной и обеспеченной доставки корреспонденции. Поэтому автор материала заблуждается в том, что всё вот так вот просто.
Андрей, а можно больше аргументов? Ну каких то ссылок на НПА? Какого то разбора письма ФНС, где вы покажете где ФНС заблуждается?
Или судебную практику последних лет, где несмотря на прямое разрешение в гк рф, говорится, что договор подписать по емейлу нельзя?
Я писал о том, что электронная почта не является средством гарантированной и обеспеченной доставки корреспонденции.
Гарантированной — это значит, что нельзя дать гарантию доставки Вашего письма получателю или наоборот. Сбой может произойти на любой стадии доставки письма получателю: на стороне MUA отправителя, его же MSA, на любом из промежуточных релеев и на MSA и MUA получателя. Таким образом, мы получаем первое препятствие: если кто-либо из участников описанной Вами схемы не получит от своего визави некоего важного письма, то в парадигме «отсутствие ответа или возражения подразумевает согласие стороны» это будет означать принятие этим участником каких-либо условий сделки. В просторечии мы получим ситуацию «без меня меня женили».
Обеспеченной — это значит, что нельзя дать гарантию прочтения Вашей корреспонденции авторизованным, аутентифицированным и даже просто идентифицированным лицом. Иными словами, нельзя убедиться в том, что Ваше письмо прочитал, а далее ответил именно тот человек, который уполномочен принимать решения от имени Вашего контрагента. Нельзя и исключить ситуацию, когда недобросовестный контрагент заявит, что его почту (особенно с паролем password123456) взломали, и что там кто подписал, ему неведомо, а то, что Вы приняли на веру подписанное — это Ваши и исключительно Ваши проблемы.
Андрей, условие, которое обычно прописывают в договорах на оказание услуг звучит так:
Моментом оказания услуги является момент направления акта оказанных услуг. У Заказчика есть 5 рабочих ней для направления мотивированных возражений на акт. При отсутствии возражений в указанный срок услуги считаются принятыми без возражений (а акт подписанным).
Это условие действует еще с момента подписания бумажных актов. Действует и при направлении акта по ЭДО. В этом плане ЭДО по емейлу не внесло никаких новшеств.
Поэтому, да, если заказчик не хочет подписывать акт, он должен написать возражения. Продолбал срок - сам себе злобный буратина, и неважно как организовано подписание актов.
Я писала эту статью для тех, кто имеет хотя бы базовые понимания о документообороте в айти и диджитал. Подобное условие - стандарт отрасли.
Направление акта Почтой России также не дает гарантий доставки. Тем не менее это вполне законный способ.
» Моментом оказания услуги является момент направления акта оказанных услуг. У Заказчика есть 5 рабочих ней для направления мотивированных возражений на акт. При отсутствии возражений в указанный срок услуги считаются принятыми без возражений (а акт подписанным).
Верно, это классический обычай делового (по сути, даже гражданского) оборота. Но что Вы будете делать, если контрагент заявит, что не получал никаких актов (т.е. с его стороны это будет выглядеть как то, что никакого акта не было вообще), а следовательно, и не имел возможности направить на этот документ мотивированные возражения — если они есть?
» Направление акта Почтой России также не дает гарантий доставки. Тем не менее это вполне законный способ.
Как и направление акта любой другой службой — курьерской, эспедиторской, да хоть фельдегерской. Действия таких структур регламентированы, документируются и могут быть доказаны. И все эти способы законны, потому что имеют важное свойство — прослеживаемость (однако к т.н. «простым письмам» в терминологии той же «Почты России» это не относится).
Для электронной почты понятие (свойство) «прослеживаемость» также существует, но в гораздо меньшей степени и полагаться на существующие технические возможности можно лишь весьма условно. Достаточно сказать, что для электронных писем не существует хоть сколько-нибудь обязательного уникального идентификатора. Да, есть служебный заголовок Message-ID, но а) правила его формирования, как и степень уникализации специфичны для конкретных почтовых систем; б) его может вообще не быть в письме и в) никто не отклонит письмо без такого заголовка.
Законодательство не требует использовать "гарантированный" или "прослеживаемый" способ направления актов.
Исполнение направления акта способом, указанным в договоре, достаточно, при наличии соответствующих доказательств.
В ряде случаев можно отвязать момент оказания услуги от момента направления акта, и тогда акт станет лишь формальным документом для бухгалтерии клиента.
» Законодательство не требует использовать "гарантированный" или "прослеживаемый" способ направления актов.
Однако проявление должной осмотрительности и предусмотрительности никто не отменял — в бизнесе это вообще один из столпов.
» Исполнение направления акта способом, указанным в договоре, достаточно, при наличии соответствующих доказательств.
Вот направили Вы контрагенту акт или любой другой документ с использованием описанной «технологии» — хотя нет, лучше сказать «метода». А контрагент утверждает, что ничего не получал. Как будете доказывать факт направления документа?