Вопросов больше, чем ответов. Попробую хоть немного это исправить.
Зачем вообще нужна электронная подпись?
Электронная подпись — это цифровой аналог вашей собственноручной подписи. С её помощью можно подписывать документы с сотрудниками и контрагентами, отправлять отчётность в налоговую, пользоваться сервисами госорганов и участвовать в электронных торгах. И всё это — из любой точки мира.
Естественно, перед отъездом стоит перевести документооборот с контрагентами и сотрудниками в электронный формат.
Популярные сервисы ЭДО: Диадок, СБИС.
Популярные сервисы КЭДО (кадровый электронный документооборот): Nopaper, HR-link, Контур.КЭДО, СБИС КЭДО.
Лично мне ближе подход ребят из Nopaper, поэтому мы работаем с ними.
Кстати, если с трудовым кодексом всё довольно строго, то документооборот с контрагентами можно смело свести к минимуму.
Например, заменить договор на оферту, которая не требует подписания и освобождает от передачи актов покупателям.
Ещё пример: можно заключить соглашение с контрагентами об обмене только сканами документов (т.е. с факсимильными подписью и печатью). Это облегчит документооборот.
Риск при такой работе: если с контрагентом возникнут разногласия и дело дойдёт до суда — для доказательной базы сканов может быть недостаточно.
Дальше по тексту будем использовать сокращение КЭП (это не капитан-очевидность, а квалифицированная электронная подпись).
Что нельзя делать с КЭП?
Открыть новый расчётный счёт в банке.
Российские банки не открывают счета без личного присутствия. Такие уж правила верификации. При этом, если вы оставили представителя и дали ему нотариальную доверенность — задача становится решаемой. Тут уже всё зависит от правил конкретного банка. Например, Модульбанк не открывает счета по доверенности, а вот Морской Банк не видит в этом проблемы.
Кстати, гораздо проще и быстрее оформить нотариальную доверенность, когда директор ещё в России. Но даже после выезда из страны, её можно подготовить и заверить в российском консульстве. Хотя это займёт больше времени и выйдет дороже.
Купля-продажа доли, вход/выход участника, смена директора.
Для всех этих действий КЭП может не хватить. Лучше иметь представителя в РФ с нотариальной доверенностью.
Сделки с недвижимостью, регистрация транспорта и представительство в суде тоже часто требуют личного присутствия. Тоже доверка и представитель.
Как понять есть у вас КЭП или нет?
Те, кто покинул Россию уже давно, могут думать, что КЭП у них есть. А это не всегда так.
Дело в том, что само понятие КЭП недавно изменилось. Можно сказать, что электронная подпись теперь бывает старого и нового образца.
“Электронная подпись старого образца” полностью соответствует своему названию и хранится в электронном виде. То есть, не нуждается в физическом носителе (токене).
“ЭП нового образца” — наоборот. Не работает без токена.
Случилось это весной прошлого года (конец апреля-май). А значит, можно с уверенностью сказать, что если вы получали подпись до 30 апреля, то вероятнее всего она у вас старая. Продлить её удалённо не получится: придётся приезжать в Россию для выпуска новой (на токене).
Новую ЭП можно получить только в России. А точнее в налоговой, Сбербанке или ВТБ.
Если электронная подпись нового образца и токен у вас есть и срок действия ещё не закончился, то приезжать в Россию не нужно. Её можно будет продлить удалённо, подтвердив пролонгацию действующей электронной подписью. Это можно сделать в Личном кабинете налогоплательщика для юридических лиц.
Что с НДФЛ?
Ставка НДФЛ зависит от статуса налогового резидентства.
Налоговый резидент России платит по ставке 13%. Налоговый нерезидент платит 30%.
Статус меняется, когда человек покинул Россию и пробыл за границей 183 дня в течение года. Он перестанет быть налоговым резидентом ровно на 184-й день, а работодатель обязан начать удерживать НДФЛ по ставке 30%.
Если этого не сделать, и налоговая выявит этот факт, то доначислит сумму всего неуплаченного НДФЛ по ставке 30%. А если работодатель не оплатит НДФЛ или заплатит не полностью, пеней и штрафа не избежать. Он будет 20% от суммы, а если докажут умысел — 40%.
Важный момент: налоговое резидентство привязано к календарному году. Если, например, 183 дня вне РФ наступят в декабре, то налоговый кодекс требует пересчитать ставку НДФЛ за весь период с начала календарного года — может получиться довольно серьёзная сумма.
Как налоговая узнает об отъезде директора/сотрудника?
Пока налоговая не умеет самостоятельно узнавать о том, что человек покинул Россию. Если работодатель не сообщил об отъезде сотрудника, в глазах налоговой он останется налоговым резидентом.
В редких случаях налоговики запрашивают у госорганов данные о пересечении границы конкретным человеком, но только если есть какие-то подозрения: например, разыскивает должников.
А вот массово собирать данные о пересечении границы пока не умеют.
Но я думаю, что скоро научатся. Цифровизация идёт довольно активная, и в течении пары лет вполне могут поставить на рельсы.
Стоит ли сообщать об отъезде сотрудников?
Сообщать ли об отъезде сотрудников каждый работодатель должен сам. А варианты там такие:
1. Делать вид, что сотрудник/директор никуда не уезжал и надеяться, что налоговая не заметит. Если всё-таки заметит — доначислит сумму неуплаченного НДФЛ и может оштрафовать.
2. Договориться с сотрудником о том, что НДФЛ вы будете удерживать по ставке 30%, при этом доп. расходы возьмёте из зарплаты сотрудника. Т.е., фактически, понизить зарплату на сумму, покрывающую разницу в ставке НДФЛ.
Всё-таки, решение уехать сотрудник принимал самостоятельно и работодатель имеет полное право не брать доп. расход на себя. Но тогда, конечно, есть риск потерять сотрудника.
3. Если вам важно сохранить сотрудника — можно платить 30% НДФЛ и предусмотреть повышение заработной платы на аналогичную сумму, чтобы ЗП на руки осталась такой же.
При найме новых сотрудников из-за рубежа (иностранцев или налоговых нерезидентов), лучше сразу подписывать договор ГПХ. Тогда вам не нужно будет удерживать НДФЛ с их выплат. Сотрудник должен будет сам нести ответственность за уплату налога со своего дохода в бюджет той страны, где он находится.
Такой договор ГПХ не переквалифицируют в трудовой, ведь если сотрудник находится за границей, работодатель не может обеспечить ему все трудовые гарантии и условия труда. Если возникнут вопросы, можно сослаться на это письмо Минтруда.
Что с бухгалтерией?
Из-за разницы часовых поясов и проблем со средствами связи общение с бухгалтером или аутсорсом может стать пыткой. Советую заранее обсудить с вашей бухгалтерией, как вы построите взаимодействие с ними, и умеют ли они решать все вопросы удалённо.
Ну а мы работаем в таком формате давно и сделали так, чтобы наших клиентов это не коснулось:
- Для согласования налогов нужно больше времени, поэтому посчитанный налог мы отправляем на согласование заранее.
- Вместо миллиона мессенджеров и почт предлагаем общение с бухгалтером и юристом в режиме одного окна — в приложении Кнопки.
- Для решения срочных вопросов организуем Zoom-конференции. А совсем скоро нам можно будет бесплатно позвонить из любой страны мира.
- Помогаем настроить ЭДО и КЭДО.
- Подписываем документы по доверенности, собираем первичку с контрагентов наших клиентов.
- Если вам нужны «ноги» в Москве, например, для похода в налоговую или представительства в суде — Кнопка поможет и с этим.