Если вы предприниматель, и у вас есть хотя-бы один работник – у вас обязана быть трудовая документация. Даже если работник не «официальный».
Почему?
Её отсутствие может стоить для ООО от 30 до 70 т.р. на компанию (в зависимости от такого как привлечёт к ответственности ГИТ по п. 1 или 4 ст. 5.27 КоАП) + от 1 до 20 т.р. на директора.
При этом даже мелкие ошибки в ней будут стоить примерно столько же.
Меня зовут Олег Янов, я юрист по трудовому праву. И я дам вам несколько советов, как этого избежать.
Главная проблема трудовой документации в том, что составить её самостоятельно без ошибок практически невозможно.
По долгу моей профессии и специализации я часто общаюсь с инспекторами Государственной инспекции труда, а также обучаюсь у своих коллег. И с каждым днем убеждаюсь все больше: компания без ошибок в трудовой документации это чёрный лебедь. То есть вероятность встретить такую компанию ничтожна мала.
Шансы привести трудовую документацию (далее ТД) в порядок значительно повышаются при обращении к юристу. Однако без узкой практики в этой сфере мои коллеги могут не учитывать всех тонкостей сферы, сами того не осознавая. Более того, им приходится проделывать огромную работу которая в результате стоит клиенту слишком дорого, либо выполняется слишком долго.
Я убежден, что каждый юрист должен иметь навыки для решению любой юридической проблемы. Просто для этого нужно больше времени и сил, что не всегда разумно и целесообразно.
Таким образом, даже если вы обращались к юристу, скорее всего, в вашей трудовой документации есть ошибки. А значит, вероятность нарваться на штраф остается высокой.
Ситуация усугубляется еще и тем, что много лет государство никак не помогало предпринимателям в этом вопросе.
Штрафовать всегда пожалуйста, но сделать правила игры более прозрачными и понятными – нет. В целом, так у нас во многих сферах, верно?
Однако в королевстве есть и позитивные тенденции.
В соответствии с новым подходом к проверкам Роструд принял перечень так называемых «проверочных листов». Это документы, обязательные при проведении плановых проверок всеми инспекторами.
Раньше вам могли задавать любые вопросы и ставить в тупик. Теперь вас могут спросить только по проверочному листу, и только те вопросы которые в нём есть. А сами проверочные листы находятся, как любой правовой документ, в открытом доступе.
При этом эти вопросы не примерные. Только эти вопросы и именно в таких формулировках вам могут задать при проверке. Прямо как экзаменационные билеты перед сессией!
Поэтому держите два бесплатных и достаточно быстрых способа провести самопроверку своей трудовой документации.
Во первых, ТД можно проверить с помощью сервиса Онлайнинспекция.рф, который построен на проверочных листах.
А во вторых, с помощью самих проверочных листов, утверждённых Приказом РОСТРУДА ОТ 10.11.2017 N 655 – первые 107 и Приказом Федеральной службы по труду и занятости от 11.04.2018 года № 201 «О внесении изменений в приказ Федеральной службы по труду и занятости от 10.11.2017 г. №655».
Сервис Онлайнинспекция.Рф – официальный государственный ресурс. В нем есть множество полезных для работодателя разделов. Например, хороший объём приличных шаблонов документов. С ними вероятность получить штраф за неправильный документ уже может снизиться. Но нас интересует кнопка «пройти проверку» на главной странице в виде огромной жёлтой кнопки по центру экрана.
Нажимая на желтую кнопку, вы попадаете на страницу с разделами и конкретными ситуациями, по которым можно пройти проверку. Выбираете нужный, и приступаете к ответу на небольшой тест примерно из 10 вопросов.
При этом, вам не нужно вбивать настоящее наименование своей фирмы: никаких юридических последствий самопроверка не несёт.
Система проверяет ваши ответы, и если в них есть признаки нарушения – предоставляет рекомендации по исправлению их правовое обоснование, а также показывает ответственность за нарушение.
Обратной стороной сервиса является его объёмность. В нём сотни таких маленьких тестов.
То, что хорошо подходит для проверки нескольких конкретных вопросов, будет сложным в отношении полной проверки всего комплекса отношений и документов в вашей организации.
Это особенно актуально в ситуации, когда вы не можете сформулировать сам вопрос так, как его формулирует законодатель.
Ведь скорее всего, вы не владеете профессиональной терминологией.
Если еще чуть углубиться: то, чем вы занимаетесь, называется квалификация. Она состоит из двух частей – фактическая и юридическая. В юридической мы находим к отобранным фактам жизни применимое право, а фактическая как раз заключается в том, чтобы эти факты выбрать.
Простым языком: сервис даёт вам возможность оценить заложенные в него фактические обстоятельства, но не гарантирует, что обычный человек правильно определит эти обстоятельства.
А так как для их определения нужна юридическая квалификация, получается замкнутый круг:
1. Чтобы определить важные факты, вам нужно знать, что считает важным право;
2. Но чтобы посмотреть на право, вам нужно выбрать факты, с точки зрения которых вы будете на него смотреть.
Получается так, что рекомендации вам даются, но разобраться с ними вы в большинстве случаев не можете. Двигаемся дальше.
Поговорим о самих проверочных листах.
Проверочные листы это основа сайта Онлайнинспекция.рф, и многие вопросы перекочевали туда практически без изменений. Но в сервисе они раскиданы совершенно иначе, а при проверке инспектор будет опираться на оригинальную компоновку листов.
Листов на текущий момент 133, скорее всего их количество будет только расти.
Некоторые из листов относятся к каждому работодателю, например № 1 - по проверке порядка оформления приема на работу, № 7 - по проверке соблюдения общих требований по установлению и выплате заработной платы№ 32 - по обеспечению режима труда и отдыха работников в соответствии с нормами трудового права, некоторые могут иметь значение при найме особых категорий сотрудников например несовершеннолетних, иностранцев, инвалидов беременных (№8 - 11).
Некоторые зависят от деятельности которую вы осуществляете. К примеру медицинская организация – 107, производство цемента – 96, химчистка – 84.
Таким образом хорошая новость в том, что вам не нужно проверяться на основании всех 133 листов. Казалось бы, достаточно выбрать те которые к вам относятся.
И здесь поджидает первая проблема, которая снижает эффективность самопроверки: не всегда понятно, что относится к вам, а что нет.
Например № 27 - по проведению обязательных предварительных и периодических медицинских осмотров. Знаете ли вы кто из ваших сотрудников обязан проходить медосмотры, и есть ли у вас такие вообще или нет?
Возможна ошибка на предыдущем уровне, когда вы посчитали, что таких работников у вас вовсе нет и даже не стали проверять себя по этому листу.
Или лист № 31 - по созданию и функционированию системы управления охраной труда. Многие работодатели думают, что это к ним не относится: маленькие, или не производство, а услуги… А из самого опросника это вовсе не понятно.
Чтобы максимально нивелировать эту проблему, я и рекомендую идти путём исключения того что к вам точно не относится. А оставшиеся листы – проработать все до единого. Если есть сомнения, то лучше перестраховаться и рассмотреть вопрос подробнее.
Чтобы максимально нивелировать эту проблему, я и рекомендую идти путём исключения того что к вам точно не относится. А оставшиеся листы – проработать все до единого. Если есть сомнения, то лучше перестраховаться и рассмотреть вопрос подробнее.
В самих опросных листах есть следующие столбцы: вопрос, правовое обоснование вопроса, да, нет, не относится.
Зачастую вам необходимо отвечать да. Если отвечаете нет, то скорее всего, это проблема и вы что-то нарушаете. Что именно – можно посмотреть в нормативном акте, которым установлено это требование. А вот как это исправить из текста акта понятно не всегда.
В целом, у проверочных листов есть единственный недостаток в аспекте самопроверки – они ничего нового сами по себе не устанавливают. Они только отсекают лишнее и систематизируют уже существующее.
Можно сравнить это с экзаменационными вопросами – у всех была методичка и все темы всегда всем известны, но подготовку к экзамену это не облегчает.
Надо признать, что и когда известны экзаменационные, вопросы не все студенты получают отличные оценки. И одно дело, когда это всего лишь оценка. Другое, когда от этого зависит будущее вашего дела, а иногда и лично ваше, как в случае с ИП.
Появление этого сервиса и системы проверочных листов - огромный шаг вперёд.
Вдвоём они могу эффективно помочь организовать бесплатную самопроверку. Там, где раньше не было ничего, появилось нечто вполне приличное и полезное.
Однако никакие сервисы сегодня не могут заменить профильного специалиста.
Только он сможет провести всю процедуру от начала и до конца – определить, какие факты в вашей деятельности имеют значение для закона, квалифицировать их применив к ним правильные нормы права.
А когда найдёт нарушения – показать степень риска каждого из них, и предложить наилучшие варианты решения нарушений.
Если у вас есть вопросы по трудовой документации, увольнению работников или проверке трудовой инспекции – пишите в комментариях. Помогу, чем смогу.
Как человек, который уйму времени своей жизни отдала работе в кадрах, - ответственно заявляю, что статья ни о чем. И содержим много фактических ошибок: все называть лень, но специалист, прочитавший статью, увидит их сразу: прям глаза режут. А еще сквозь всю статью сквозит нужда: ну обратитесь ко мне, пожалуйста, ну очень нужно, ну вы без меня не справитель. Ну пожалуйста. ИМХО - выглядит это отвратительно :)