У вас много самозанятых? Проверьте свой бизнес

Возможно, скоро к вам придет налоговая

Привет, это Консоль.Про. Мы помогаем компаниям сотрудничать с исполнителями: автоматизируем подписание договоров и заданий, проводим оплаты, формируем чеки и акты, чтобы всё было удобно и по закону.

Когда у компании становится много самозанятых, налоговая начинает ей интересоваться: устраивать проверки, вызывать на допросы исполнителей и сотрудников компании, звонить самозанятым. А когда находит нарушения, то переквалифицирует правоотношения в трудовые и выписывает штрафы до 200 000 ₽.

Если у вас много самозанятых, эта статья поможет вам проверить свой бизнес и защититься от возможных штрафов.

Иногда налоговая переквалифицирует отношения с самозанятыми из гражданско-правовых в трудовые — так закон защищает исполнителей. За переквалификацию грозят штрафы и доначисление налогов и страховых взносов.

Компания не имеет права прикрывать трудовые отношения с человеком договором ГПХ и не давать ему социальных гарантий — отпуска, больничного. За уклонение от заключения трудового договора компании грозит штраф до 200 000 ₽ за каждый случай нарушения.

В построении отношений с исполнителями есть ошибки, которые повышают риск переквалификации и ведут компанию к штрафу. Одной ошибки обычно недостаточно для переквалификации, но если их несколько, могут быть проблемы.

Сейчас расскажем, какие моменты в своем бизнесе проверить, чтобы избежать проблем.

Некоторые формулировки могут навести налоговую на мысль, что компания прикрывает трудовые отношения договором ГПХ. Например, «работник» там, где должен быть «исполнитель», или «график» вместо «сроков оказания услуг».

Если налоговая увидит эти формулировки в объявлениях о поиске самозанятых, как минимум может быть внеплановая проверка, а как максимум — переквалификация с выплатой НДФЛ, взносов за исполнителя и штрафа.

Чего не должно быть в объявлениях:

1. Трудовых терминов, например «работа», «зарплата», «сотрудник», «премии».

Вместо этого должно быть «сотрудничество», «исполнитель», «стоимость услуг».

2. Указания должности, например «маркетолог», «юрист», «курьер», «дизайнер».

Вместо этого стоит написать «исполнитель для оказания услуг», «курьерские услуги», «маркетинговые услуги», «юридические услуги».

3. Указания графика и места работы: «с 9 до 18 в офисе на Тульской».

Вместо этого: «периоды оказания услуг», «временные слоты».

Антипример вакансии для самозанятых:

Тут и трудовые термины: «опыт работы», «полная занятость», «удаленная работа», «подработка сменами», «бонусы», — и указание графика с местом работы и должности.

Помимо этого в описании не прописан объем услуг, не определена единица услуги и ее стоимость.

Самозанятые — люди, которых приглашают не в штат, а под конкретную задачу или на проект. Поэтому у них не может быть должности и графика работы, и они не должны подчиняться внутренним регламентам компании.

Увидев вакансию с трудовыми терминами, налоговая подумает, что компания хочет прикрыть трудовые правоотношения гражданско-правовым. А за это грозят штрафы и доначисление налогов и страховых взносов за каждого исполнителя.

Что должно быть в объявлениях:

1. Описание услуг, для которых ищете исполнителя: «маркетинговые услуги», «юридические услуги», «услуги по написанию статей или дизайну сайтов».
2. Описание конечного результата.
3. Размер предполагаемого вознаграждения за конкретный объем оказываемых услуг. Например: «1 500 ₽ за написание 1 статьи на сайте заказчика».
4. Сроки оказания услуг или временные слоты, в которые исполнитель будет оказывать услуги. Сроки и временные слоты нужно согласовывать с самозанятым.

Пример объявления, за которое не прилетит от ФНС:

Больше примеров безопасных формулировок есть в статье «Как писать, чтобы не огрести от налоговой. В статьях, вакансиях и договорах».

Чем больше у компании самозанятых, тем важнее составлять правильные, безрисковые договоры. А еще лучше эти договоры шаблонизировать, чтобы не составлять новый договор для каждого самозанятого.

Если к вам придет ФНС и захочет проверить документы, трудовые термины в договорах будут для нее доказательством, что правоотношения с самозанятыми имеют трудовой, а не гражданско-правовой характер.

А значит, вас можно оштрафовать на сумму до 200 000 ₽.

Чего не должно быть в договорах

1. Трудовых терминов, например «работа», «зарплата», «оклад».
2. Графика работы.
3. Места оказания услуг, если для этого нет основания.
4. Обязанности компании компенсировать что-то самозанятому, например бензин, проезд, еду и т. д.
5. Требования подчиняться внутренним регламентам компании.
6. Обязанности компании безвозмездно предоставить что-то исполнителю, например униформу или ноутбук.
7. Штрафов, как в трудовом договоре. Например, за мат или опоздания.
8. Запрета на сотрудничество с другими заказчиками.
9. Запрета на привлечение субисполнителей для оказания услуг по договору.

Чтобы не ошибиться, воспользуйтесь шаблоном договора, который составили юристы Консоль.Про и который мы сами используем для оформления отношений с самозанятыми.

Что должно быть в договорах

1. Подробное описание услуг. Лучше всего описывать так, чтобы после прочтения у исполнителя не оставалось вопросов, какие услуги он должен оказать и в каком объеме.

Например: «Услуги по переводу текста на английский язык про чебурашку, 3 листа, 12 шрифтом, за 3 календарных дня».

2. Указание способа коммуникации заказчика и исполнителя в период оказания услуг. Если хотите предоставить исполнителю возможность задавать вопросы, это нужно прописать в договоре.

Обычно в договорах прописываются адреса электронных почт или домены, с которых контрагенты могут писать, плюс мессенджеры.

Например: «Получать дополнительную информацию по вопросам оказания услуг исполнитель может в мессенджере Telegram».

3. Подробное описание результата выполнения задачи. Чтобы исполнитель точно понимал, что от него требуют.

Например: «Результатом оказания услуги является одна созданная обучающая презентация объемом не более 20 слайдов, согласованная с заказчиком в мессенджере Telegram».

4. Стоимость каждой услуги. Если при подписании договора вы не знаете, сколько услуг исполнитель окажет в итоге, и не можете рассчитать итоговую сумму, напишите в договоре предварительную, а в акте — окончательную стоимость всех оказанных услуг.

Например, в задании укажите: «Стоимость одного переведенного на английский язык текста: 1 000 ₽. А в акте конкретизируйте, какой объем услуг самозанятый фактически оказал: «Количество услуг: 3. Окончательная стоимость: 3 000 ₽».

5. Право самозанятого привлекать для исполнения договора третьих лиц. Это нужно, чтобы показать, что вам важен не процесс взаимодействия с исполнителем, а результат оказания услуг.

Для налоговой это значит, что вы привлекаете самозанятого для оказания услуг, а не пытайтесь прикрыть трудовые правоотношения.

Например: «Исполнитель вправе привлекать к оказанию услуг третьих лиц — субисполнителей, с письменного согласия заказчика».

Если вы привлекаете исполнителя для оказания периодических услуг, рекомендуем оформлять к договору задания — это показатель сдельности. При сдельном сотрудничестве размер вознаграждения полностью зависит от объема оказанных услуг. Это отличает сотрудничество с самозанятыми от трудовых правоотношений.

Для самозанятых это важно, чтобы они понимали для каких задач их приглашают сотрудничать. А для ФНС это признак того, что заказчику важен конечный результат, а не процесс работы.

Без конкретизации заданий налоговая может заподозрить, что исполнитель выполняет трудовые функции, а не оказывает услуги по договору ГПХ.

Где можно прописать задания

– В самом договоре, если исполнитель привлекается один раз. Например, для сборки мебели.

– В приложении к договору. Например, для дизайнера достаточно одного технического задания, если он привлекался разово.

– В заданиях, если предполагается оказание услуг по одному договору несколько раз.

Без конкретных заданий компания рискует, что правоотношения с самозанятыми переквалифицируют и его обяжут уплатить недоимки по налогам и страховым взносам, а также штрафы.

Как не нужно делать

Исходя из написанного выше делаем вывод, что задания не стоит давать устно или не давать их вообще, если не хотите нарваться на вопросы от налоговой.

Для ФНС отсутствие заданий или устная форма постановки — признак того, что для заказчика важен процесс, а не результат оказанных услуг. Также для налоговой это признак структурной подчиненности исполнителя, как если бы начальник в офисе устно раздавал бы подчиненным указания. С самозанятыми так нельзя.

Что должно быть в заданиях:

1. Конкретные услуги.

Например: «Услуги по проверке информационного текста на наличие орфографических, пунктуационных или логических ошибок текста, 7 листов, 12 шрифтом».

2. Желаемый результат.

Например: «Результатом оказания услуги будет информационный текст, проверенный на наличие орфографических, пунктуационных или логических ошибок. Согласованный с заказчиком в мессенджере Telegram».

3. Срок оказания услуг.

Например: «Срок оказания услуги: 1 календарный день».

4. Сумма, которую получит самозанятый за оказание услуг.

Общая сумма вознаграждения и стоимость каждой отдельной услуги.

Например: «Стоимость одной обучающей презентации: 5 000 ₽. Количество услуг: 3. Окончательная стоимость: 15 000 ₽».

Налоговая говорит, что акты не нужны, но поверьте: нужны.

Допустим, вы сотрудничаете с самозанятыми курьерами. У вас есть договоры и чеки, в которых написано: «Оказание курьерских услуг», но при этом нигде не конкретизировано, что это за услуги. После выполнения услуг вы или исполнитель сформируете акт об оказанных услугах, и там тоже: «Оказание курьерских услуг».

Будет очень сложно объяснить налоговой, что у вас не трудовые правоотношения, если нигде не прописан объем этих оказанных услуг, их результаты и сумма вознаграждения.

Возможно, ваши курьеры — сотрудники, и вы просто хотите сэкономить на налогах, подумает ФНС и придет с проверками.

Мы рекомендуем всегда формировать акты и отчеты о проделанной работе. Тогда меньше вероятность получить переквалификацию в трудовые отношения.

Что должно быть в акте:

1. Номер договора и задания, по которым исполнитель оказал услуги.
2. Перечисление услуг, которые оказал исполнитель.
3. Описание результата оказанных услуг.
4. Сумма выплат, которые получит исполнитель — за каждую услугу и всего.
5. Уточнение, что у заказчика нет претензий по услугам, которые оказал исполнитель.
6. Если в договоре предусмотрена предоплата, то уточнение, что у исполнителя нет претензий по выплаченному ему вознаграждению заказчиком.

Зачем компании чек от самозанятого

Чеки от самозанятых подтверждают расходы компании и уменьшают сумму, которая облагается налогом.

Если чека нет, компания не сможет учесть расходы, связанные с приобретением товаров или услуг у самозанятого, а также она должна будет заплатить за него НДФЛ и страховые взносы как за физическое лицо.

Чек не достаточно получить — его еще нужно проверить. Если в нем есть ошибки, у компании могут быть проблемы при сдаче отчетности.

Самая частая ошибка — в «Наименовании услуг»

Чаще всего исполнители ошибаются в графе «Наименование услуг»: они вписывают туда данные акта или договора, должность или вообще текст, который никак не связан с стоявшей перед ним задачей.

Когда налоговая видит несоответствия в чеке, она должна проверить компанию. Проверка может найти проблемы, которые не связаны с чеками самозанятых, и налоговая оштрафует компанию за них.

Еще в чеке могут быть признаки трудовых отношений. По закону, если правоотношения с самозанятыми фактически являются трудовыми, компанию ждет выплата недоимок, пеней и штрафов.

Чего не должно быть в графе «Наименование услуг»:

• Слов, не относящихся к виду услуги. Например, номера акта, договора, ФИО исполнителя и бог весть еще чего
• Названий специальностей и должностей. Например, «дизайнер» или «услуги дизайнера» вместо «услуги по разработке дизайна».
• Трудовых функций. Нельзя написать «разработка презентаций» — это процесс без указания результата. Процессы бывают только у сотрудников, у самозанятых — результаты исполнения конкретных задач.
• Трудовых терминов. Например, «ставка», «оклад», «премия», «аванс», «работа», «график».

Антипример чека:

«Доставка» — это процесс без указания результатов, а процессы бывают только у сотрудников. У самозанятых — результаты выполнения конкретных задач.

Такой чек нужно будет аннулировать и попросить самозанятого выдать новый, где будут написаны конкретные результаты оказания услуги. Например: «Доставка 7 пакетов документов по указанным в приложении адресам».

Про другие ошибки в чеках читайте в нашей статье.

На что еще обратить внимание в чеке от самозанятого

Наименование услуг. Мы советуем вписывать в эту графу вид услуги или ее конкретный результат. Например: «Написание одной информационной статьи на тему “Как правильно оформлять чеки самозанятых” объемом от 7 000 знаков».

Сумма, которую получил исполнитель. Проверьте, чтобы самозанятый ввел правильную сумму оплаты, вместе с копейками.

ИНН заказчика. Удостоверьтесь, что указанный в чеке ИНН совпадает с вашим.

А также проверьте правильность данных в полях:

• номер и название документа,
• день и время расчета,
• ФИО самозанятого,
• ИНН самозанятого,
• указание налогового режима — НПД,
• перечень услуг, которые оказал самозанятый,
• qr-код, в котором зашифрованы все приведенные выше данные.

Если вы прочитали статью и поняли, что на всех этапах взаимодействия с самозанятыми у вас все чисто и законно, продолжайте в том же духе.

Если нашли у себя в объявления о поиске исполнителей трудовую терминологию или поняли, что не проверяли чеки от исполнителей, то сегодня лучший день, чтобы начать менять ваши правоотношения с самозанятыми.

Нашли трудовые термины в вакансиях и договорах → замените на гражданско-правовые: «услуга», «исполнитель», «период оказания», «стоимость» и т. д.

Не уверены в договорах → проверьте их в сервисе «Трудоголик» на наличие трудовой терминологии или воспользуйтесь бесплатным шаблоном договора от юристов Консоль.Про.

Если самозанятый не отправил чек, вы можете обратиться в налоговую инспекцию. К обращению нужно приложить все документы, подтверждающие факт сотрудничества с самозанятым и оплаты его услуг.

А еще читайте другие наши статьи по теме сотрудничества с самозанятыми, в них еще больше примеров и информации, которая может уберечь вас от штрафов.

– Чеки самозанятых: как оформлять и не получать по шапке от ФНС

– Как писать, чтобы не огрести от налоговой. В статьях, вакансиях и договорах

– 27 признаков, что компании грозит штраф за сотрудничество с самозанятыми

А еще приходите в Консоль.Про. Мы проанализируем риски переквалификации в вашей компании и расскажем как избавиться от них на бесплатной консультации.

А если исполнителей много и вы не успеваете проверять чеки, статусы и лимиты, можно делегировать это всё платформе по автоматизации сотрудничества с самозанятыми Консоль.Про.

Мы автоматизируем выплаты и подписание договоров с самозанятыми. Проверяем статус исполнителя перед каждой выплатой вознаграждения, чтобы защитить компанию.