Как автоматизировать кадровый документооборот в ИТ-компании без чёрной магии, SMS и регистрации

Почему с клиентами мы общаемся со скоростью света, а собственным сотрудникам оформляем гору бумажек на каждый чих? Разбираем причины этих проблем и объясняем, как всё починить и ускорить, не нарушив ни одного закона.

Все IT-компании: и маленькие стартапы на трех друзей, и крупные корпорации, – как только становятся компанией в юридическом смысле, регистрируют ООО например, по закону обязаны оформлять довольно много внутренних документов, регулирующих жизнь сотрудников компании.

Такие документы называются «локальные нормативно-правовые акты» или сокращенно ЛНПА. Локальные – потому что распространяются только на сотрудников определенной компании, нормативные – потому что содержат в себе нормы и правила, правовые – потому что это источник права, пусть даже для небольшой группы людей, а акты – ну потому что после трех согласных подряд в аббревиатуре должна быть хоть одна гласная.

К таким документам относятся политики обработки персональных данных сотрудников, правила оформления командировок, процедура согласования отпусков и вообще все действия, которые не относятся к прямым трудовым обязанностям ваших сотрудников, но с которыми они вынуждены сталкиваться ежедневно.

Такие документы в компаниях поменьше помогает оформлять бухгалтер, а в IT-гигантах этим может быть занята целая кадровая служба. И все это занимает время не только бухгалтерии или кадровиков, но и всех сотрудников, которые хотят ходить в отпуск, получать справку 2-НДФЛ для визы или налоговый вычет. Время, принесенное в жертву богам бюрократии, могло бы быть потрачено на основную работу, приносящую компании деньги.

И, как правило, руководство даже не подозревает, сколько рабочего времени их сотрудников такая бюрократия сжирает. Не знает, потому что за них всё вот это вот делают офис-менеджеры или секретари.

Но по факту даже не потерянное время самая большая проблема. Сотрудники, которые работают по последнему слову менеджмента и применяют скрам, аджайл, грейды и внутренние треки обучения, пытаясь уйти в отпуск, сталкиваются с отношением из прошлого века: «Вот тебе бумажка, ручка с синими чернилами, садись, пиши в четырех экземплярах!» Сотрудники от такого подхода грустят. А грустный сотрудник менее эффективен, чем счастливый.

Но все можно изменить.

Поэтому теперь при приеме сотрудника в бумажном варианте можно подписать с ним только 2 документа: заявление о приеме на работу и трудовой договор. В трудовой договор вносится условие о том, что все прочие документы стороны подписывают в электронной форме, причем аналогом подписи сотрудника признается его корпоративный адрес электронной почты, к которому никто, кроме него, не имеет доступа.

После этого все приказы, должностные инструкции, NDA, персональные планы, заявления об отпуске, вообще все остальные документы можно подписывать электронно. Самый простой и бюджетный способ – опросник от Google, результаты которого заносятся в таблицу, хранящуюся на корпоративном GSuite аккаунте компании.

Среди дополнительных методов автоматизации можно отметить ботов для корпоративного чата, которые в ответ на слова-теги дают ссылки на необходимые документы или заявления:

• какие у нас официальные реквизиты?
• где лежат сканы учредительных документов для тендера?
• хочу в отпуск, что делать?
• я загремел на больничный, куда нести красивый бланк?

Ответом на все это может быть автоматическая ссылка на нужную папку или форму, которая лежит на сервере компании. Такие боты экономят время сотрудника, которое он обычно тратит на поиск нужной версии устава на диске, поход до бухгалтерии за уточнениями, какие документы учредительные, осознание, что распечатанные им приказы устарели, гнев, торг и принятие.

В дополнение к такому боту можно сделать его младшего брата – welcome-бота для новичков, чтобы не заставлять нового сотрудника в рамках адаптации массово коммуницировать с незнакомыми коллегами, а скромно спросить у бота, к кому идти, если что-то непонятно.

Ради чего вообще все это делать?

• Снижение уровня бюрократии. Меньше бумаг, меньше углеродный след, Грета Тунберг смотрит на вас не так ненавидяще.

• Ускорение коммуникации «сотрудник – сотрудник» для всяких внутренних запросов. Все вопросы решаем за 1 рабочий день.
• Честный электронный архив, который не нужно сканировать.
• Счастливые сотрудники, которые рады, что кто-то о них позаботился и сделал их жизнь проще.

Это действительно работает. Правда, через пару недель они начнут относиться к этому как к чему-то само собой разумеющемуся, но вам гарантированы две недели благодарностей!

Полная версия доклада на Russian Digital Week: