Твой промокод на КиноПоиск
TOLDYOU
18+
Личный опыт
ppc.world
827

Путь джедая таск-менеджмента: от новичка до гуру планирования

Senior Project Lead в Adventum Артем Лёвин подготовил для ppc.world материал о том, как освоить таск-менеджемент, привел истории из жизни и дал рекомендации.

В закладки

Есть много книг, которые рассказывают, как правильно планировать время и быть эффективным. Но на их поиск, прочтение и адаптацию под себя уйдут месяцы. Для тех, у кого пока нет времени, я собрал самые важные рекомендации в этой статье и поделился примерами из личного опыта.

Чего позволяет достичь правильный таск-менеджмент

  1. Разгрузить мозг. Доказано, что люди, которые хранят всё в голове, решают задачи хуже тех, кто доверяет это внешней системе. Не пытайтесь запомнить всё и освободите место для решения наиболее приоритетных задач.
  2. Увеличить производительность. Благодаря правильно поставленной задаче мозг понимает, за что взяться. Так вы намечаете план на день и становитесь более продуктивным.
  3. Повысить качество решения задач. При грамотном таск-менеджменте качество задач повышается, при этом вы не перегружаетесь и следуете плану.
  4. Снизить стресс от постоянного гнета нерешенных вопросов. Не держите нерешенные вопросы в себе. Ведите задачи в одной системе. Так у вас появится четкий план действий, а мозг успокоится и перестанет впитывать всё подряд.
  5. Заканчивать работу вовремя. Да, это сложно, но длительная сверхурочная работа приводит к снижению производительности. Эффективность людей, работающих по восемь часов и по 12 часов в день, одинаковая. Вы замечали, что после хороших выходных или отпуска дела идут отлично, задачи решаются быстрее?

Как постигнуть таск-менеджмент

Прежде чем стать джедаем таск-менеджмента, я проходил путь новичка и ученика. Но если в первом случае задач немного, то во втором их становится больше, и ошибка в одной может разрушить целый проект.

Начните с анализа текущей ситуации. Чтобы понять, на каком этапе вы сейчас находитесь, воспользуйтесь небольшим чек-листом. Ответив на несколько простых вопросов вы определите текущие пробелы, над которыми надо работать. О каждом пункте я расскажу подробнее в статье.

Путь новичка

На этом этапе задач немного и вы редко задумываетесь, как их структурировать. Если прилетело что-то срочное, записываете в блокнот или телефон, основные задачи ведете в таск-менеджере. Решения основаны на интуиции или в зависимости от дедлайна.

Перечислю наиболее частые ошибки новичков и способы их исправить:

1. Трудности с фиксированием задач. Как только количество задач увеличивается, начинаются трудности с системой фиксирования. Проекты ведутся в интуитивном режиме: в блокноте, телефоне, на рабочем столе компьютера и других местах. Вы не сможете оперативно воспользоваться информацией, так как она разбросана.

Единая система решит проблему. Начните вести задачи в одной системе. Так вам не придется заглядывать в блокнот для уточнения деталей, в заметки — для поиска имени менеджера, с которым надо созвониться, в таск-менеджер — для другой недостающей информации.

Я пользуюсь приложением Todoist. Оно отвечает всем требованиям единой системы: в приложении я могу разделять рабочие и личные задачи, использовать систему приоритезации, удобные фильтры и теги.

2. Нет точного описания задач. Часто мозг перегружается, когда долго не понимает, о чем речь. Чтобы такого не происходило, надо научиться грамотно описывать свои действия.

Формулируйте задачи понятно и просто. Тим Урбан на выступлении TED выделил две категории мышления человека: рациональный тип и «обезьянка». Подробнее об этом написано у Даниэля Канемана, обладателя Нобелевской премии по поведенческой экономике.

Рациональный тип — это вдумчивое мышление с выстроенной логикой. Он анализирует и ведет к цели. Но у руля большую часть времени проводит «обезьянка». Она отвечает за действия, которые мы совершаем автоматически — привычки и повседневные навыки. Обезьянку интересуют только сиюминутные удовольствия, на которые не уйдет много энергии. О ней нужно заботиться и любить. Для этого:

  • формулируйте задачи максимально понятно;
  • будьте конкретным;
  • напишите о желаемом результате.

Как часто вы ставите задачи типа «Сделать отчет», «Подготовиться ко встрече» или «Сделать тендер»? Обезьянка таких задач не понимает: в них не определены конечное действие и желаемый результат. В большинстве случаев она отправит их на завтра с предлогом: «Тут думать надо... Давай лучше что-нибудь попроще, сейчас нет времени». Научитесь описывать их так, чтобы не только вы, но и любой другой человек понимал, в чем состоит задача. Поделюсь хорошим примером:

3. Работа с почтой и входящими сообщениями не структурирована. Если есть задача в почте, ставим флажок. Если в Telegram — «отметить как непрочитанное». Обещаем вернуться к этому сообщению, когда появится время.

Подберите время для работы с почтой в течение дня. Входящую информацию я оставляю на отдельное время и разбираю ее в три этапа в течение дня: в 12:00, 15:00 и 18:00. Если пишут на почту, письмо лежит в Inbox, пока я за него не возьмусь. Никаких фильтров.

По задачам вне почты использую папку «Входящие» в Todoist, где все фиксирую. В первую очередь смотрю, нужно ли от меня какое-либо действие и фиксирую в личном таск-менеджере, присваиваю приоритет и срок выполнения. Шаг за шагом прохожу по всем входящим и выявляю, что нужно сделать.

Постепенно задач становится больше и ответственность возрастает. Вы приближаетесь к пути ученика.

Путь ученика

Ученики периодически допускают те же ошибки, что новички и даже джедаи. Количество задач возрастает и начинаются трудности со структуризацией.

Постепенно вы внедряете новые привычки и они становятся частью вашей повседневной работы. Вы уже близки к джедаю таск-менеджмента.

Путь ученика

Ученики периодически допускают те же ошибки, что новички и даже джедаи. Количество задач возрастает и начинаются трудности со структуризацией.

1. Отсутствие классификации задач. Количество работы возрастает, а вы до сих пор не понимаете, как расставить приоритеты и определяете их по принципу «Что сильнее горит, то и делаем». Так не пойдет.

Внедрите систему классификации задач. Я пользуюсь матрицей Эйзенхауэра. Расставьте задачи в зависимости от приоритета и начните их выполнять:

1. Срочные и важные.

2. Срочные и неважные.

2. Несрочные, но важные.

4. Несрочные и неважные.

2. Отсутствие режима экономии мыслетоплива. Термин я взял из книги Максима Дорофеева «Джедайские техники». Мыслетопливо — это количество умственной энергии, которое способствует эффективной работе в течение дня. Если не следить за расходом, то оно заканчивается раньше, чем нужно. И тогда вместо работы мы начинаем заниматься всякой ерундой: смотрим в окно или на котиков в Facebook.

Старайтесь экономить мыслетопливо. Отключите то, что вас отвлекает: уведомления в мессенджерах и почте. Многие думают, что если срочно не ответить, работа встанет. Не встанет. Команда и без вас переключится на задачу. Если клиент просит отвечать в Telegram в течение 5-10 минут, настройте уведомления только на него. Подумайте, в каком случае вы пропустите важное сообщение: когда вам приходят уведомления из всех чатов или только из одного?

Освойте технику «Работа помидорами». Подразумевается, что 25 минут вы интенсивно работаете, а затем пять минут отдыхаете. Так вы не потеряете концентрацию, но сможете отвлечься, пока будете выполнять задачи. Временные интервалы можно незначительно менять и адаптировать под себя. Главное — их соблюдать.

Вы можете засекать время на любом устройстве с помощью таймера или воспользоваться другим удобным способом:
1. На телефоне: рекомендую приложение Focus To-Do (оно есть для Android и iOS).
2. На компьютере: Pomodoro Timer или Pomodoro Tracker.

Начните с двух часов работы в день по технике, чтобы привыкнуть. Со временем вы заметите, что в течение дня позволяете себе переключаться на отдых. И это правильно. Поверьте, пятиминутное прослушивание музыки с закрытыми глазами всегда дает приятный эффект отдыха, после которого сосредоточиться гораздо легче.

Постепенно вы внедряете новые привычки и они становятся частью вашей повседневной работы. Вы уже близки к джедаю таск-менеджмента.

Путь джедая

Путь джедая — особенный. Джедай управляет потоком задач, а не наоборот. У него всё на своих местах и выполняется без паники. Достижение этого уровня может занять много времени, ведь все привычки нужно перевести в автоматический режим.

Когда можно считать себя джедаем:

  • ваши задачи структурированы и ведутся в единой системе;
  • вы точно знаете, когда уделить время каждому из проектов;
  • работа с почтой организована;
  • мыслетопливо расходуется грамотно;
  • вы понимаете, когда надо уделить время отдыху.

Но даже если вы уже достигли такого уровня, помните:

  1. Регулярный отдых — неотъемлемая часть жизни любого специалиста. Выходные и вечера после работы — время, когда вы можете восстановить силы, получить новые эмоции и зарядиться энергией. Меньше отдыха — меньше сил на работу и поддержание порядка в задачах.
  2. Не забывайте заботиться о своей системе. Если у вас уже на третий день копятся просроченные задачи — проведите техосмотр. Любую идеальную систему нужно адаптировать под свои потребности и особенности путем проб и ошибок.

Например, я завел в привычку каждый день проходить по всем задачам и обновлять их статус. Если одна сделана, закрываю ее и ставлю следующее действие. Если нет — спрашиваю себя:

1. Что помешало?

2. Достаточно ли мне информации для выполнения?

3. Правильно ли я сформулировал задачу?

4. Можно ли разбить ее на более мелкие подзадачи, с которыми проще справиться?

Организовать все и сразу вряд ли получится, но уже в ближайшие пару дней адаптируйте несколько шагов под себя.

Чтобы не потеряться в изменениях, составьте план внедрения новых привычек, которые наведут порядок в делах, голове и таск-менеджере.

В каждой графе распишите подробно, к чему вы стремитесь и что поможет достичь результата. Заполните план и наблюдайте за изменениями.

Внедряйте джедайские привычки. Для тех, кто хочет глубже окунуться таск-менеджмент, рекомендую к прочтению несколько книг:

  • «Getting Things Done» Дэвида Аллена;
  • «Джедайские техники» Максима Дорофеева.

Для тех, кто не пользовался Todoist — инструкция к применению.

Больше материалов о личной эффективности читайте на ppc.world.

{ "author_name": "ppc.world", "author_type": "self", "tags": ["\u0442\u0430\u0441\u043a\u043c\u0435\u043d\u0435\u0434\u0436\u043c\u0435\u043d\u0442","\u043c\u0430\u0440\u043a\u0435\u0442\u043e\u043b\u043e\u0433","\u043c\u0430\u0440\u043a\u0435\u0442\u0438\u043d\u0433","\u043b\u0438\u0447\u043d\u0430\u044f\u044d\u0444\u0444\u0435\u043a\u0442\u0438\u0432\u043d\u043e\u0441\u0442\u044c"], "comments": 1, "likes": 6, "favorites": 59, "is_advertisement": false, "subsite_label": "life", "id": 110994, "is_wide": false, "is_ugc": true, "date": "Fri, 06 Mar 2020 13:26:56 +0300", "is_special": false }
18+
Ходите в кино дома
Проведите 45 дней с КиноПоиск
по промокоду TOLDYOU
Промокод будет скопирован
Промокод действует до 10.07.20 для новых подписчиков онлайн-кинотеатра КиноПоиск HD на 45 дней бесплатной подписки. Условия просмотра: ya.cc/4y4UX
Вебинар «Как проверить качество настройки рекламных кампаний в “Яндекс.Директе”?»
22 мая Онлайн Бесплатно
Объявление на vc.ru
0
1 комментарий
Популярные
По порядку
0

Вот всегда было интересно, как можно сделать "одну систему"? Пользуюсь Todoist давно, из всего, что есть на рынке - ребята правда стараются, но "допиливать" приходится всё это знатно, чтобы работало, как нужно в твоей ситуации, а не как хотелось разработчику, который "не в теме".

Пример 1. Заходит посетитель, обсуждаете рабочие вопросы, уходит. По остаткам разговора вписываете те задачи и инфу, которую успели уловить.
Усложним задачку. После посетителя номер 1 сразу же влетает начальник, даже одновременно - так чаще бывает, начинает нести поток пурги про очередную проверку из супер-пупер-министерства и т.д. и т.п. Вы переключаетесь, начинаете обсуждать эти вопросы, спустя полтора часа Вы нифига не помните, как и что обсуждали с посетителем номер 1.
И как мне в этом случае быть с единой системой? Втыкать в телефон/комп, пока человек со мной говорит? Возможно, есть люди, способные одновременно слушать, формулируя задачи, я - не способен. А значит - ручка и бумажка, слушаю и рисую, делаю пометки и т.д.
В минуты перерыва и тишины или вообще в конце рабочего дня - вношу все в Todoist.

Пример 2. Еду за рулем. Тут вообще просто песня. Кто пробовал создать просто задачку во Входящих через голосовой ввод и не въехать в кого-нибудь? Вот-вот. Отсюда очередной "костыль" - диктофон (неважно, какой и где, я использую на смарт-часах) и ежедневная задача "Обработать входящие в диктофоне".

Пример 3. Необходимо подготовить 10-15-20 документов по одному сценарию, причем сценарий известен, содержание - тоже, осталось только ставить галочки в импровизированном чек-листе в виде таблички. Казалось бы - что проще? Делаешь шаблон в Todoist, множишь по количеству сущностей и - вперед! Ага, как же!
Если хочешь поразить себя и сервак Todoist'а тем, что выполнил 200 задач за день - на здоровье! А если тебе нужна нормальная рабочая обзорность того, что сделано, а что нет - увы, табличка от руки или в Excel'е и вперед, закрашивать квадратики. И мимолётного взгляда достаточно, чтобы понять, что сделано, а что - нет.

Множить сущности в виде таких типовых примеров из реальной жизни можно очень долго, вопрос же остается только один: как в реальных условиях работы/жизни использовать ОДНУ систему?

Ответить

Прямой эфир