Переводим сотрудников на удаленную работу без суеты и паники. Читайте наш опыт

Нашумевшая по всему миру эпидемия коронавируса привела к различным ограничениям и последствиям, которые в том числе коснулись и организации труда в России. Рост количества заболевших вирусом и многочисленные карантины по всей стране побуждают некоторые крупные компании переводить своих сотрудников на режим удаленной работы. Подобную панику я не разделяю. И считаю, что перевести сотрудников на удаленную работу может каждая компания без нашумевшей суеты.

Но, как говорится, не было бы счастья, да несчастье помогло... А почему? Давайте разбираться.

Дело в том, что с переходом на формат удаленной работы мы столкнулись еще в 2019 году. И это были не какие-то вынужденные меры, а мы сами осознанно пришли к этому решению. В данной статье я расскажу вам о том, почему вообще мы приняли такое решение. А также о том, какие преимущества для компании дает найм удаленных сотрудников и как правильно и грамотно организовать их рабочий процесс в компании.

Для начала представлюсь. Меня зовут Алексей Молчанов, я основатель международной IT-компании Envybox. На сегодняшний день в штате нашей компании числится 80 человек, из которых около 50 сотрудников работают удаленно. А ведь еще в 2019 году практически все сотрудники работали в офисе. Всего лишь 1-2 человека - из дома.

Основной причиной перехода на режим удаленной работы стала потребность в расширении кадровой базы. А что такое кадровая база? Это количество потенциальных сотрудников (соискателей) , то есть тех, кто ищет работу и кого мы можем принять на определенную должность в компанию.

Дело в том, что наша компания, собственно и сам офис, находится в г.Пенза, численность которого чуть больше 500 тысяч человек. Получается, что кадровая база для найма новых сотрудников не превышает этой цифры. Учитывая, что среди их количества есть и нетрудоспособные люди.

А при найме удаленных сотрудников, кадровая база увеличивается в сотни раз, потому что по всему миру около 300 млн. русскоговорящих людей, которых мы можем принять на работу в компанию.

Разница впечатляющая!

А теперь немного цифр.

Так вот, по причине того, что все сотрудники работали в офисе, затраты на найм были в несколько раз больше, чем сейчас. А именно в 2019 году затраты составляли:

• 300 тыс.рублей в месяц - аренда офиса (220 кв.метров);
• 40 тыс.рублей - организация рабочего места для 1 нового сотрудника.

Под организацией рабочего места подразумевается необходимое оборудование для работы, то есть это непосредственно само рабочее место в офисе (стол, стул и прочие канцелярские принадлежности) + компьютер и гарнитура.

Притом, что в 2019 году все сотрудники работали в офисе.

Сейчас же эти затраты сократились в несколько раз:

• 120 тыс.рублей в месяц - аренда офиса (100 кв.метров)
• 200 рублей - организация рабочего места для 1 нового сотрудника.

Под организацией рабочего места удаленного сотрудника подразумеваются только затраты на найм и обучение.

Притом, что сейчас около 60% сотрудников компании работают удаленно.

Кстати, под удаленной работаю я подразумеваю не фриланс, то есть выполнение каких-то разовых поручений. А работу в режиме фул-тайм, то есть полную занятость, как если бы сотрудник работал в офисе: с 9 до 18 часов.

А теперь я расскажу подробнее об организационных моментах удаленной работы в компании Envybox. Чтобы эффективно работать с удаленными сотрудниками мы используем несколько решений:

1. Наша собственная ERP-система

Это сервис, который позволяет эффективно управлять всей командой, даже если основная часть работает удаленно.

• Организационно-функциональная схема (ОФС)
• Система инструкций и регламентов
• Управление показателями
• Коммуникации между сотрудниками

Подробнее о каждом из блоков ERP-системы (что из себя представляет и какие решает задачи) я расскажу дальше, потому что на этом инструменте мне бы хотелось остановиться отдельно. А для начала я все же познакомлю вас со всеми решениями, которые мы используем в компании.

2. Yaware

Дело в том, что факт установки данной программы, как минимум дисциплинирует самого сотрудника. Потому что бывают случаи, когда, работая дома, сотрудники сталкиваются с различными отвлекающими факторами. Некоторые из которых мы как раз можем выявить при помощи этой программы и вернуть внимание сотрудника на рабочие задачи и непосредственно на результат своего труда.

Поэтому обращаемся к Yaware только в тех случаях, когда замечаем снижение качества и результата работы сотрудника.

Смотрите, пример одного из отчетов в этой программе.

В Yaware мы можем посмотреть насколько продуктивно работает каждый удаленный сотрудник, начиная от фактически отработанного времени, заканчивая сайтами и ресурсами, которые он посещал в течение дня.

Кстати, программу мы устанавливаем не в приказном режиме, а исключительно по обоюдному согласию с каждым сотрудником и прояснением ее значимости и необходимости.

3. Zoom

Это программа для видеоконференций. Ее мы используем для проведения совещаний в компании.

Раньше с этой целью мы использовали Skype или Google Hangouts. Уверен, что многие из вас знакомы с ними не понаслышке.

Но недавно мы нашли другое решение, качество связи которого в несколько раз лучше, чем в Skype и Google Hangouts. Это Zoom.

Для того, чтобы начать пользоваться этой программой, ее необходимо установить на свой компьютер, ноутбук или телефон, а затем можно планировать и создавать видеоконференции.

Функционал Zoom достаточно обширный и имеет множество полезных инструментов.

4. Pruffme

Это онлайн платформа, позволяющая проводить вебинары. Ее мы используем для проведения еженедельных собраний.

Кстати, про собрания.

Это очень крутой и полезный инструмент для поддержания боевого духа сотрудников и создания единого информационного поля. Такие собрания у нас в компании проводятся по средам в 17 часов.

Руководитель каждого отдела делится с сотрудниками компании основными достижениями и успехами своих ребят, а также рассказывает о ключевых задачах, которые были выполнены и которые планируется выполнить на новой неделе.

Также здесь мы награждаем лучших сотрудников компании в различных номинациях, например, самый компетентный сотрудник, сотрудник месяца и так далее.

5. Telegram

Этот мессенджер мы используем в нескольких целях. Во-первых, наша ERP-система интегрирована с Telegram. И когда в ERP-системе сотрудник компании ставит задачу другому сотруднику, то автоматически в Telegram приходит уведомление тому, кому была адресована задача. Детально о постановке задач и нашей ERP, как и обещал, расскажу чуть ниже.

А пока давайте дальше разберем цели использования Telegram в нашей компании.

Итак. Во-вторых, в Telegram у нас есть корпоративный чат, в котором сотрудники делятся своими победами и обратной связью от клиентов и партнеров компании. Можно сказать, что чат является неким “вдохновителем” на продуктивную работу.

Давайте здесь немного поясню. Как и сказал выше, в чате сотрудники регулярно делятся различными приятными новостями, касающимися нашей компании.

Например, сотрудники клиентского сервиса делятся положительной обратной связью от клиентов, которую регулярно получают при ежедневном общении с ними. Это могут быть, как аудио отзывы, так и отзывы в виде текста.

Ребята из отдела продаж делятся крупными сделками, которые совершили. То есть они высылают скриншоты произведенной оплаты от клиента. Это очень мотивирует сотрудников и вдохновляет на более продуктивную работу!

Ребята из отдела пиар делятся проведенными пиар акциями, а также другими многочисленными активностями.

Все ребятам искренне радуются за достижения и победы своих коллег! Потому что вся команда, каждый сотрудник работает на одну общую цель! И это очень круто.

6. Unicraft

Это платформа для удаленного обучения сотрудников.

Вообще в компании мы регулярно проводим обучение не только новых, но и текущих сотрудников. С этой целью есть так называемые программы индивидуального развития. Эти программы разрабатываются отделом обучения для каждого структурного подразделения.

Раньше, когда все сотрудники работали в офисе, обучение мы проводили в режиме оффлайн. То есть в у нас был организован учебный центр прямо в офисе с необходимым оборудованием (отдельный кабинет с доской).

Но, когда мы начали нанимать сотрудников на удаленную работу, такой формат обучения стал неудобным. Поэтому мы приступили к поиску решения, которое позволило бы организовать комфортное обучение для каждого сотрудника компании. Этим решением стала платформа Unicraft, которую сейчас активно используем для обучения всех сотрудников компании.

В результате использования этого инструмента, то есть платформы Unicraft, мы автоматизировали весь процесс обучения в компании и это дало свои крутые результаты. К слову, раньше менеджер начинал продавать через месяц после трудоустройства в компанию. Сейчас же новые менеджеры продают уже через неделю.

А сейчас, как и обещал подробнее расскажу о каждом из блоков нашей ERP-системы.

Итак.

Первый блок называется организационно-функциональная схема (коротко ОФС). Она показывает все функции, которые есть в компании, какие результаты ожидаются от каждого сотрудника. То есть на ней мы видим какой результат труда должен быть у сотрудников конкретного подразделения.

Например. Если мы возьмем отдел продаж, то результатом его деятельности является доход, полученный от продаж. Не потенциальные клиенты, готовые купить, а именно денежные средства, поступившие на счет компании. В отделе пиара результатом деятельности являются публикации в интернете, способствующие формированию положительного имиджа компании. И так далее по каждому отделу и подразделению.

Основным отличием ОФС от обычной организационной структуры компании, является именно описание ожидаемого результата труда.

Ниже на скриншоте представлена наша ОФС.

Это очень крутой и удобный инструмент, который находится в открытом доступе для всех сотрудников компании.

И позволяет не только понять, что ожидается от конкретного сотрудника, то есть какой результат труда он должен показать, но и является помощником в решении других вопросов.

Например, если в компанию поступило какое-то предложение, например, по взаимовыгодному сотрудничеству, то ОФС позволит понять в какой отдел нужно передать данный запрос. Особенно ОФС помогает новым сотрудникам, которые недавно приступили к работе в компании.

Поэтому как только в компанию приходит новый человек, то его непосредственный руководитель проводит знакомство с ОФС. Рассказывает подробно об этом инструменте, когда и с какой целью его необходимо использовать. А также показывает, где в ОФС будет находиться непосредственно сам сотрудник.

И, сразу после трудоустройства, за сотрудником определяется место в ОФС и ему становятся доступны все регламенты и инструкции, касающиеся его работы.

Вообще в компании есть инструкции, доступные для конкретного подразделения, а есть те, которые доступны всем.

Чтобы вам было понятнее приведу пример.

Предположим, что в компании работают два новых сотрудника: первый - это менеджер по подбору персонала, а второй - менеджер по продажам.

И каждому из этих сотрудников доступны “свои” инструкции.

Например, в списке инструкций менеджера по подбору персонала будут такие, как:

• Правила открытия и закрытия вакансий
• Как составить объявление о вакансии
• Правила публикации вакансий
• и так далее

Было бы нелогичным изучать эти инструкции менеджеру по продажам, потому что результат труда у него абсолютно другой.

Но есть и те инструкции, которые доступны всем сотрудникам компании. Эти инструкции связаны с основными вопросами работы в компании. Например, это:

• Инструкция описывающая график работы в компании
• Инструкция об организационно-функциональной схеме компании
• Правила постановки задач в ERP
• и так далее

Наличие инструкций и регламентов позволяет в несколько раз быстрее влиться в рабочий процесс и начать работу на новом месте. А также эффективно и качественно выполнять всю работу.

И вот мы подошли ко второму блоку, который называется Система инструкций и регламентов.

Выше я уже упомянул инструкции и регламенты, когда рассказывал про ОФС. Также я рассказал о том, что есть инструкции доступны сотрудникам конкретного подразделения, а есть те, которые доступны всем сотрудникам компании.

Так вот. Все инструкции и регламенты компании Envybox находятся именно в этом блоке. На текущий момент времени их количество достигает уже более 500.

Как только появляется какая-то новая область или задача, то по ней тут же создается соответствующая инструкция. Это позволяет не только новому, но и всем текущим сотрудникам, выполнять свою работу и поставленные задачи значительно быстрее. Потому что даже если возникают вопросы, то они уже более существенные, а не из разряда “а как лучше сделать”, “а что, если я сделаю так или нажму на эту зеленую кнопочку” и так далее.

Плюс ко всему это значительно сокращает время, как руководителя, так и самого сотрудника на уточнение возникших вопросов и другие разъяснения. А значит больше времени остается на выполнение конкретных задач, направленных на достижение результата своего труда.

Таким образом, все знания, каждый опыт и успешные действия закрепляется письменно и не передается из уст в уста. Ведь что-то можно забыть рассказать. А с инструкциями такого уже не происходит.

Третий блок ERP называется Система показателей.

Данный блок позволяет вести учет и анализ показателей результата каждой деятельности в компании.

Вообще, в Envybox у каждой функции определены свои показатели, которые позволяют оценить и понимать насколько эффективно осуществляется работа в той или иной области. Эти показатели считаются понедельно и выводятся в специальном разделе, который и называется “Система показателей”.

В дальнейшем, на основании этих показателей в компании принимаются управленческие решения о том, какие действия необходимо делать здесь и сейчас, а что можно отложить на второй план. То есть система показателей является неотъемлемой частью планирования деятельности и целей компании.

И, наконец, четвертый блок - Коммуникации между сотрудниками

Именно этот блок, как я уже писал выше, интегрирован с мессенджером Telegram. С его помощью все сотрудники компании коммуницируют между собой внутри ERP-системы. В результате чего вся необходимая информация всегда остается в одном информационном поле.

Представьте ситуацию, что руководитель поставил несколько задач на день или на неделю своему подчиненному сотруднику. И по каждой задаче могут возникнуть вопросы. Или сотрудник будет отчитываться по промежуточным результатам. Если он это будет делать, просто написав в личные сообщения в Telegram, то в результате возникнет полная неразбериха и при необходимости нужно будет долго искать нужные данные по конкретной задаче в диалоге.

А в случае коммуникации через ERP, вся переписка ведется в рамках одной конкретной задачи. Ничего никуда не пропадает. И в любой момент можно будет просмотреть всю цепочку коммуникации.

Ниже покажу, как это выглядит, но для начала расскажу, как работает.

Руководитель или любой другой сотрудник ставит задачу другому сотруднику с описанием всей необходимой информацией и предоставлением нужных данных для ее выполнения.

После того, как задача будет добавлена в ERP, сотрудник получает уведомление в Telegram о том, что у него новая коммуникация.

И в дальнейшем он может отвечать по задаче или задавать вопросы, как непосредственно из самой ERP-системы, так и при помощи мессенджера Telegram.

Чтобы написать комментарий по задаче из Telegram, достаточно нажать на кнопку “Ответить” в боте уведомлений, написать текст своего комментария и отправить сообщение.

Чтобы написать комментарий по задаче в ERP-системе, необходимо открыть нужную задачу и ввести в поле “Комментарии” нужный текст.

Использование всех инструментов и решений, о которых я вам рассказал позволяет организовать максимально комфортную и эффективную работу абсолютно каждого сотрудника независимо от того, где он находится: в офисе или работает удаленно.

Если вы захотите узнать о каком-то из инструментов подробнее, то обязательно напишите об этом в комментариях. Если я вижу, что данное решение действительно пользуется спросом, то есть заинтересовало вас и других читателей, то обязательно напишу еще одну статью. В которой максимально подробно расскажу про интересующий вас инструмент.