Проблемы управления командой на удаленке. Как решить?

Я не буду говорить, почему именно такая статья, вы все поняли, когда прочитали название.

Поделюсь опытом нашего агентства: удаленный рабочий стол, общий сервер, почта, google docs, я.диск, skype, zoom, закрытые трансляции vk, чаты в telegram и whatsapp по проектам - наше все.

На этой неделе мы перевели всех штатных сотрудников на удаленный режим работы, потому что заботимся об их семьях, родных и близких.

В обычном режиме больше половины сотрудников работает удаленно: кто-то живет в другом регионе или далеко, кому-то загрузка и отсутствие встреч позволяют не приезжать в офис. Но в целом мы считаем офис более эффективным для командной работы, для креативных задач, для совещаний и обмена опытом.

В удаленной работе для нас есть несколько правил:

• понятные зафиксированные КПИ каждого члена команды
• возможность быть на связи весь рабочий день (спасибо современным средствам коммуникации)
• онлайн-совещания два раза в неделю
• регламенты по проектам: в течение какого времени и в каком формате клиенты должны получать ответы и решения на свои запросы

Чтобы показать разные подходы, привожу перевод статьи Evie Harrison из блога digitalagencynetwork.com. Расскажите, как вы переходите на удаленную работу, в комментариях!

Оригинал материала: https://digitalagencynetwork.com/what-are-the-challenges-of-managing-remote-workforce-and-how-to-solve-them/

Перевод: Айта Лузгина, проектный директор digital-агентства «Интериум».

Как крупные, так и небольшие компании выбирают удаленных сотрудников. Нет сомнений в преимуществах виртуальных сотрудников. Кроме того, согласно статистическому анализу данной темы, опубликованным Global Workplace Analytics, было установлено, что виртуальные команды повышают мотивацию сотрудников, производительность и уровень удовлетворенности. Кроме того, было также установлено, что удаленные сотрудники могут сэкономить компании более 10 000 долларов в год.

Поскольку прием на работу удаленных сотрудников становится обычной практикой для различных компаний, важно понимать, что в результате возникают многочисленные сложности и проблемы, с которыми сталкиваются компании.

В свете этого, ниже описаны некоторые уникальные проблемы виртуальных команд и способы их решения. Кроме того, решение этих общих вопросов будет мотивировать сотрудников вашего агентства, а затем вы сможете наслаждаться всеми преимуществами удаленной рабочей силы.

Среди различных задач управления удаленными сотрудниками, перечисленных здесь, важно, чтобы вы сначала исправили это. Плохое общение в компаниях может привести ко множеству различных осложнений, особенно когда вы говорите об управленческих ролях.

Руководители предприятий несут ответственность за то, чтобы дать своей команде хорошее и четкое представление о том, как следует действовать в отношении любой задачи или проекта. Это означает, что они должны быть экспертами в области коммуникации и разъяснения стратегии.

Упорядоченная коммуникация является основой высокоэффективной, прозрачной и тесно связанной команды. Это имеет исключительно важное значение для работников, работающих в отдаленных районах. Поэтому координация различных стратегий, целей и этапов для виртуальных команд может быть чрезвычайно сложной, если вы не готовы.

Помимо того, что это негативно скажется на вашем общем прогрессе, это может также негативно повлиять на мотивацию сотрудников. Все больше и больше удаленных сотрудников начинают чувствовать себя изолированными и оторванными от команды. Это может привести к падению морального духа.

• Первое, что вы должны сделать, это интегрировать использование хорошего корпоративного коммуникационного программного обеспечения и инструментов. Лучшим способом совместного решения проблем является открытие двустороннего канала связи через большое приложение мгновенного обмена сообщениями.
• Будьте внимательны к способу общения с вашими удаленными сотрудниками. Независимо от того, какой канал связи вы выбираете, крайне важно своевременно и профессионально отвечать на запросы сотрудников, проблемы, жалобы, вопросы, идеи и мысли. Относитесь к своим удаленным работникам так же, как к своим внутренним сотрудникам.
  
• Также важно, чтобы вы уточнили КПИ каждого удаленного работника, их роли, описание должностных обязанностей, ресурсы, которые будут использоваться, и то, что от них ожидается. Разъяснение этих деталей имеет жизненно важное значение, поскольку они не имеют никаких других источников информации. Помните, они не будут работать в вашем офисе.
  

Работа с сотрудниками на удаленке может повысить производительность и общий потенциал. Однако руководители компаний должны проявлять инициативу в снижении всех рисков, связанных с их виртуальной рабочей силой. Например, управление удаленными рабочими в различных часовых поясах по всему миру может представлять собой вызывающую тревогу задачу.

Но если вам удастся нанять команду виртуальных сотрудников из одного и того же района или региона, то будет легко установить планку для того, что вы ожидаете с точки зрения количества часов, которые они должны вложить.

Но если вы наняли удаленных сотрудников по всему миру, это может быть совершенно другая история. Координация задач и получение своевременных отчетов и обновлений может оказаться адской задачей, если вы не будете должным образом подготовлены.

• Каждый раз, когда вы устраиваете виртуальную встречу сотрудников, убедитесь, что видеоконференция запланирована в то время, которое находится в пределах рабочего дня каждого. Это может означать начало дня для многих виртуальных сотрудников и конец дня для других.
• Если разница в часовом поясе становится препятствием для планирования задач, лучшее, что вы можете сделать, это стать более креативным. Например, вместо того, чтобы созывать встречи, вы можете записать видео для сотрудников, которые не могут присоединиться к вам в прямом эфире. Это хороший способ передачи важных инструкций, задач, контрольных показателей, бизнес-обзоров и т.д.
  
• Всегда просите удалённые отзывы сотрудников по электронной почте. Это обеспечивает равные возможности для работников, которые не смогли принять участие в вашей виртуальной встрече.
  

Управление небольшой сетью удаленных сотрудников по всему миру может быть сопряжено со множеством сложностей и проблем. Проблемы не ограничиваются лишь характером работы, но могут включать в себя различные языковые и культурные различия.

Даже самых незначительных различий в культуре достаточно для того, чтобы разжечь вражду, когда сотрудники, представляющие различные этнические группы, взаимодействуют друг с другом, как они классифицируют свои задачи и то, что они считают успешным, и т.д.

Именно поэтому важно, чтобы руководители предприятий осторожно обращались с этими чувствительными моментами, чтобы эффективно и справедливо использовать те преимущества, которые отдаленные работники привносят в обсуждение.

• Очень важно, чтобы вы запланировали мероприятия по созданию равных возможностей для ваших удаленных сотрудников и предоставили им возможность поделиться своими взглядами, мнениями и идеями, особенно когда речь идет об их культуре и этнической принадлежности. Это может помочь смягчить ряд проблем, которые возникают из-за недопонимания культур.
• Инвестируйте в глубокие связи и работайте с вашими удаленными сотрудниками. Вы должны заставить их чувствовать себя частью компании.
  

Еще одной сложной задачей является мониторинг и отслеживание виртуальной работы сотрудников. Вы должны обеспечить такой подход, чтобы сотрудники управляли своей работой эффективно и действенно. Вы должны следить за людьми, чтобы задания были выполнены вовремя и в соответствии со стандартами компании.

Трудоустройство удаленных работников имеет две категории: те, кто должен завершить свою работу вовремя, и те, кто должен работать и выполнять свои задачи исходя из количества часов, установленных для них компанией.

В любой ситуации отслеживание виртуальной работы сотрудника может быть трудным и разочаровывающим мероприятием, если вы не готовы.

• Одна из самых важных вещей, которые вы можете сделать для обеспечения того, чтобы ваши удаленные работники следовали своему графику, состоит в формировании прозрачных способов общения между работником, клиентом и вами. Это важно для виртуальных сотрудников, которые отвечают за отношения с клиентами. При наличии хороших каналов связи вы сразу узнаете, удовлетворен ли конкретный клиент предоставляемыми им услугами или нет.
• Управление виртуальными командами сопровождается одной основной оговоркой — никогда не узнаете, как именно ваша команда выполняет свою работу. Самое лучшее решение всегда заключается в том, чтобы быть предельно ясным в своих ожиданиях. Вы должны строго сообщать, что вы ожидаете от каждого сотрудника, их расписание и т.д.