Мы Doма: как event-агентство проходит коронакризис (эпизод 1)

Делимся реальным опытом, чтобы помочь друг другу в сложный период.

Мы агентство интегрированных коммуникаций Marketing Division Agency. В этой серии статей мы расскажем о том, как наша команда проходит кризисный период. Вы узнаете, какие действия приносят результат, а какие приводят к ошибкам. Мы покажем проверенные на себе рабочие фишки и то, что использовать не стоит. Вы узнаете об актуальных проблемах и наших решениях.

Реальный опыт — единственное достоверное знание в текущей ситуации, и мы решили им поделиться. Надеемся, он поможет вам обойти многие грабли и поддержит в преодолении проблем. Гораздо проще встретить трудности, когда знаешь, что ты не один.

В свою очередь мы будем рады подискутировать в комментариях и узнать о вашем опыте. Вместе мы можем сделать друг друга сильнее!

Мы занимаемся коммуникациями, и одним из наших продуктов являются мероприятия. Как вы помните, мероприятия начали отменять в первую очередь. Говоря метафорически, в то время, как у остальных начался лишь легкий шторм, из нашего океана вообще стали высасывать воду.

Первое время мы просто держали руку на пульсе и скорректировали пункт договора об отмене проекта, но прошла буквально неделя, и прогнозы ухудшились максимально. Стало понятно, что завтра мы просто останемся без работы. Реагировать пришлось уже решительней.

Закрываться не стали и решили бороться. В этой статье вы узнаете о трех первых шагах, которые мы сделали.

Мы разработали антикризисный финансовый план. За основу был взят самый утопичный прогноз: еще 9 месяцев агентство ничего не зарабатывает. План содержал 5 пунктов:

• Выделить средства из оборотки;
• Срезать общие расходы (аренду, обслуживание, инвестиции) почти в 2 раза;
• Сократить доход руководителей на 35%;
• Сократить доход специалистов на 20%;
• 15% команды было предложено уйти в административный отпуск.

Сказать, что это непопулярные меры, — ничего не сказать. Несколько человек в итоге ушли, но команда даже и близко не распалась. Многие из тех, кто сейчас находятся в административном, продолжают помогать и закрывают функционал по внутренним проектам.

В первые недели шторма стало абсолютно понятно, что надо искать пути ухода в digital. Стоит сказать, что в некотором смысле мы были к этому готовы.

За последние 3 года мы заметили тренд на цикловые конференции в онлайн-формате. Логика компаний понятна: подключить 500 человек со всей страны к онлайн-трансляции намного дешевле, чем собрать их в одном месте офлайн. Это натолкнуло нас на создание полноценной онлайн-платформы для мероприятий. Совместно с партнерами мы начали ее прорабатывать и даже имели бета-версию. Но, откровенно говоря, полноценным продуктом это так и не стало… до того самого момента.

Как только звоночек прозвенел, мы достали это решение и крайне оперативно начали его дорабатывать. Так получилась площадка Team On Line, созданная совместно с нашими партнерами Structura и VIDIUM.

Но одно дело создать, а другое — правильно продать. Первые проблемы появились именно в области маркетинга и продвижения. Открыв сайт, вы испытываете ощущение легкой недосказанности. На тестовых презентациях мы поняли, что нам не хватает настоящих скриншотов, подробного описания функционала и иных уточняющих деталей.

Смеем сказать, что, наверное, оказались правы. Наши Клиенты уже знают о площадке и потенциально имеют ее в виду. Но, кроме того, есть и несколько других проблем.

1. Нужно помнить об имеющихся аналогах. "Зачем нам ваше решение, если есть бесплатный ZOOM?". Для нас это боль, но Клиентов можно понять. Наша площадка многофункциональная. Внутри разные фишки и навороты, которые на данном этапе воспринимаются как украшательства. В первую очередь Клиентам сейчас важно удовлетворить базовую потребность — организовать общение. Но это только сейчас. Большие мероприятия все еще требуют организации, и от этого никуда не уйти.
2. Digital-продукты от нас не воспринимают. Клиенты привыкли делать с нами коммуникации и стратегии, получать дизайн и креатив. Продажа digital-продукта для них выглядит так, словно мы перепродаем чьи-то услуги. Здесь мы поняли, что надо работать с позиционированием. Дело в том, что мы и раньше перепродавали услуги подрядчиков. Но главным было то, как они организованы и построены. Мы делали комплексную коммуникацию, где подрядчики исполняли лишь конкретные роли. Выходит, что ничего и не изменилось, но эту мысль нужно еще верно донести до Клиентов.
3. Новый продукт требует фактов. Фразы в духе "мы организуем быструю коммуникацию", "у пользователей будет много интерактива", "мы можем забрендировать все под вас" не воспринимаются от слова совсем. Если в привычных продуктах люди могли автоматически додумать сказанное на основе предыдущего опыта, то, говоря про новый продукт, нужно использовать только факты. "Вся страница (кнопки, окна и пустое пространство) будет оформлена в ваших цветах. Сверху будет ваш логотип и больше никаких не будет". После этого сразу чувствуется потепление на том конце трубки.

В итоге, на сегодняшний день мы уже провели на нашей площадке 8 конференций. Одна из них — для международной фармацевтической компании (простите, но NDA и все дела) — длилась два дня. Подробнее об опыте первых мероприятий расскажем в следующей статье.

Финальными стартовыми действиями стала выработка путей выживания и оперативная смена курса. Вся команда на один день объединилась в большом мозговом штурме. Цель — придумать проекты, идеи и конкретные действия в четырех направлениях:

• Команда. Сохранение единства, поддержание духа коллектива.
• Клиенты. Поддержание отношений в период неопределенности.
• Доход. Какими способами мы можем продолжать зарабатывать?
• Будущее. Что сделать сейчас, чтобы обеспечить преимущество на выходе из кризиса?

Фиксация идей, голосование и отбор были организованы в онлайн-таблице. Мы заранее настроили разные поля, чтобы не тратить время на организационные вопросы во время сессии. Можете скачать наш шаблон по ссылке

Все идеи имели два главных фильтра: скорость и важность. Целый рабочий день не должен был закончиться кучей крутых идей и нулевыми действиями. Именно поэтому финальным этапом сессии стала выработка конкретных шагов. Мы зафиксировали по 3 действия, которые можно сделать за ближайшие 72 часа, и закрепили ответственных.

• Роль модератора колоссальна, потому как потеря вовлеченности в режиме онлайн умножается на 2;
• Задачи должны динамично меняться, иначе одну идею начинают обсуждать 3 человека, а остальные просто выпадают;
  
• Онлайн-таблица — простой и удобный инструмент для коллективной работы.

После завершения штурма мы вышли с множеством готовых идей и небольшой дорожной картой их реализации. Проектная загрузка сильно снизилась, поэтому многие стали сразу пытаться воплощать полученные идеи.

Этот мозговой штурм стал для всей команды отправной точкой общей борьбы. Мы почувствовали в себе силы что-то изменить и повлиять на происходящее. Получилось ли?

В следующей статье мы продолжим рассказывать о наших действиях в 4 направлениях: "Будущее", "Команда", "Клиенты", "Доход". Каждое направление может быть интересно конкретному специалисту.

Например, если вы занимаетесь корпоративными коммуникациями, то в блоке "Команда" узнаете о наших способах работы с коллективом и сохранении команды на удаленке.