Что обсудить на первой встрече с веб-студией, чтобы работа прошла безболезненно?

На первой встрече с веб-студией вы строите фундамент проекта: обсуждаете задачу, сроки и бюджет. Если здесь останется недопонимание, то в конце всё закончится стрессом и ссорами. Например, если вы не сказали подрядчику, что строго ограничены в деньгах, он может из лучших побуждений выставить счёт на доработку. Студия хочет сделать сайт лучше, а вы чувствуете предательство и обман. Мы в Atman собрали важное о том, что обсудить, чтобы наладить контакт и начать работу на взаимовыгодных условиях.

Чтобы понять задачу, агентство собирает информацию через бриф — набор вопросов. Как правило, брифы для сайта начинаются с вопросов не совсем про сайт: агентству нужно сначала разобраться в том, какой у вас бизнес. Первые вопросы будут, например, о целевой аудитории, продукте, маркетинге и продажах.Обычно агентства размещают свой бриф на сайте, либо высылают документ для заполнения.

После брифа вы начинаете обсуждать задачу с агентством. На это может уйти непредсказуемо много времени: всё зависит от того, насколько хорошо вы знаете, что вам нужно, и насколько опытная веб-студия вам попалась. После диалога с агентством формулировка задачи перестанет быть абстрактной и станет больше похожей на ТЗ:

Чтобы сэкономить время на обсуждения, вы можете провести домашнюю работу и самостоятельно перевести задачу из категории «хочется вау-сайт» в категорию «сайт должен решать задачи A, B и C». Необязательно дожидаться брифа или вести диалог с опытным агентством. Достаточно ответить на четыре группы вопросов:

• Целевая аудитория пользователей. Кто будет заходить на сайт? По каким запросам, с каких устройств?
• Функции и структура. Что пользователи смогут сделать на сайте? Какую информацию получат? Какой контент уже готов для сайта?
• Технические ограничения. Какая у вас CRM-система и нужно ли подключить её к сайту? Как вы продвигаетесь в интернете и как планируете продвигать сайт? Если у вас уже есть сайт, нужно ли сохранить его адрес?
• Референсы. Какие сайты или элементы дизайна вам нравятся, и почему? Какие — совсем не нравятся?

Понимание задачи может затянуться. Чтобы сэкономить время и нервы, ещё до первого контакта со студией полезно сформулировать: кто целевая аудитория сайта, какая у сайта примерная структура, какие есть технические ограничения и референсы. Подготовка поможет вам быстрее заполнить бриф, а агентству — быстрее подобрать решение задачи.

Страшный сон любого клиента: веб-студия не укладывается в бюджет и выставляет счета на доработки. Если не заплатить — сайт останется незаконченным. Эта ситуация для клиента — обман и предательство, даже если счёт небольшой. Его можно понять: он рассчитывал получить результат за сумму, о которой договорились в начале, а теперь агентство просит поменять условия сделки.

Чтобы избежать стресса, постарайтесь максимально открыто обсудить бюджет на первой же встрече. Например, если у вас есть строгий лимит по деньгам, озвучьте его сразу. Это не навредит работе и отношениям с адекватной веб-студией, даже наоборот. Задача подрядчика — предложить решение, которое максимально приблизит к результату, уложившись в бюджет. Если вы уже знаете, какой будет бюджет — агентству проще сориентироваться.

Если строгих ограничений нет и вам было бы интересно узнать, что предложит агентство, так и скажите. Когда веб-студия придумает решение, она вышлет коммерческое предложение и смету: там будет список работ и их стоимость.

На практике у сайтов бывает два вида дедлайнов: жёсткие и не очень. Жёсткий дедлайн значит, что сроки сдвинуть нельзя. Например, в компании планируют маркетинговую акцию, и к ней нужно успеть подготовить лендинг. Акцию будут рекламировать с 1 по 20 апреля: под эти даты уже договорились о рассылках, купили размещение на ТВ и у блогеров, предупредили отдел продаж. Если сайт не будет готов к 1 апреля, компания потеряет деньги. Сроки не сдвинутся, значит, дедлайн жёсткий.

Если нужно успеть к конкретной дате, потому что иначе у вас пострадает бизнес, объясните это на первой встрече. У разработки с жёсткими дедлайнами есть свои особенности и ограничения: подрядчик будет осторожнее подбирать технологии, откажется от экспериментов и придумает, как подстраховаться на случай задержки. Поэтому агентству лучше сразу знать, насколько важен срок.

Например, если дедлайн жёсткий, вам могут предложить разделить функции или разделы сайта на критически необходимые и дополнительные. Если разработка затянется, дополнительным пожертвуют, чтобы успеть доделать критическое. Агентство не сможет так подстраховаться, если с самого начала не знает о том, что сроки строгие.

Бывают и не очень жёсткие дедлайны. Например, если от сайта не зависят другие процессы в компании, клиенту не так важно, когда он будет готов. Тогда агентство само предложит сроки с учётом экспериментов, исследований и нескольких подходов к дизайну. Нежёсткий дедлайн не значит, что его можно сорвать. Просто подрядчику будет спокойнее работать, зная, что он сам выставил срок, и от задержки на несколько часов ваш бизнес не пострадает.

Попросите агентство выслать детальную смету, внимательно изучите её и не стесняйтесь задавать вопросы. Если видите дорогую задачу, которая называется общими словами, попросите агентство разложить её на этапы. Например, в детализированной смете не должно быть задачи «разработка раздела из пяти страниц»: она раскладывается на подготовку нескольких текстов, иллюстраций и вёрстку страниц.

Детализированную смету проще оптимизировать. Есть два способа: удешевить конкретную задачу или уменьшить количество работы. Удешевить задачу сложнее: придётся либо убедить студию, что вы лучше знаете, сколько стоит работа их сотрудника, либо убедить нанять более дешёвого. Это болезненный разговор: клиент рискует отбить у студии мотивацию сделать ему хороший сайт. А вот уменьшить количество работы не так сложно, если смету расписали в деталях. Достаточно найти задачи, которые меньше всего влияют на результат.

Когда смета согласована, веб-студия готовит план работы. Подрядчик оценивает сроки и показывает вам, сколько продлятся все этапы от дизайна до вёрстки. Как правило, в этот план не заложено ожидание ваших ответов. То есть, если вы будете отвечать агентству дольше нескольких рабочих дней, срок проекта увеличится, потому что работа остановится.

Комментарии и правки — это отдельная задача, которую легко недооценить. Когда вам присылают дизайн сайта, потребуется время, чтобы изучить его, понять, что вам нравится и описать это текстом. Будьте готовы, что на обратную связь по большим макетам или прототипу сайта уйдёт до недели. Если согласовать дизайн нужно с несколькими коллегами, уйдёт ещё больше.

Чтобы работа не простаивала, пока вы готовите комментарии, договоритесь о дедлайнах для ваших ответов на первой же встрече. Оцените, сколько времени уйдёт на обратную связь по каждому этапу и предложите веб-студии внести это время в план. Он растянется, но станет более правдивым.

Даже для простого лендинга нужно много контента: текст, картинки, прайс-лист, информация о команде. Контент рождается на стороне клиента: только вы знаете, как устроен ваш бизнес. Агентство может отредактировать текст или подготовить иллюстрацию, но от вас нужны смыслы и ТЗ. Тут и начинаются проблемы: если сайт — неприоритетная работа в бизнесе, задача по подготовке нескольких строчек на главную страницу может легко уйти на второй план.

Часто возникает ситуация, когда из-за задержки с контентом сайт готовят дольше, чем планировали. Если у агентства всё готово и они просто ждут контент — с обеих сторон начинается стресс. Подрядчик теряет деньги, потому что он платит зарплаты, а проект не кончается. Клиент начинает спешить, и качество контента может упасть.

Чтобы контент не стал проблемой, сделайте его приоритетной задачей или выделите в компании человека, который будет этим заниматься. Если от веб-студии приходит запрос, старайтесь отвечать оперативно. Мелкая задача — вроде цитаты гендиректора на главную — превратится в критически важную для завершения проекта, если отложить её на несколько недель.

• Сформулируйте задачу до обращения в веб-студию. Это можно сделать без брифа и помощи опытного агентства. Опишите целевую аудиторию сайта, примерную структуру и функции, подготовьте несколько референсов.
• Сразу озвучьте ограничения по бюджету, если у вас строгий лимит. Веб-студии будет проще подобрать решение.
• Объясните, от чего зависит дедлайн. Если он жёсткий, например, от готовности сайта зависит судьба рекламной кампании, агентство выстроит работу на простых технологиях и несколько раз подстрахуется.
• Попросите детализировать смету. Подробную смету проще уменьшить: откажитесь от задач, которые слабо влияют на результат.
• Поставьте себе дедлайны для обратной связи. Попросите агентство учесть их при составлении плана: он получится дольше, но реалистичнее.
• Старайтесь сразу отвечать на вопросы по контенту. Мощности веб-студии не будут простаивать в ожидании нескольких строчек текста на главную, и сайт подготовят в срок.