Небольшая заметка о том, как менеджеру IT проектов меньше забывать самому и не давать забивать подрядчикам и клиентам. Это не мой авторский метод. Скорее — выжимка из опыта и того, что осталось в голове после изучения темы менеджмента.
Для начала, небольшие вводные данные
Условимся, что любая информация, которую я получаю, как менеджер — это молекулы. Я их получаю → Разбираю на частицы (задачи / напоминания) → Фиксирую информацию → Отправляю дальше
Частицы могут быть двух видов:
- Статичным — которые я фиксирую в своей системе. Например, клиент присылает письмо и я на его основании делаю сделку в CRM. Будем обозначать их буквой S
- Динамичными — которые требуют взаимодействия с другими людьми. Например, я отправил запрос клиенту коммерческое предложение. Будем обозначать их буквой D
Важно! Все люди всегда склонны к тому, чтобы что-то забыть, забить и упустить из виду всё, что только можно. Даже самые организованные и те, кто говорят «я ничего никогда не забываю». Это важно понимать, чтобы не бояться и не стыдиться того, чтобы напоминать о себе и своей просьбе клиентам, сотрудникам и подрядчикам.
Главное правило — сразу фиксировать всю информацию. И не надо вот этого «ой, я точно это не забуду». Забудешь. Лучше сразу запиши всю входящую информацию и будь спокоен.
От теории к практике. Представим, что я получил вот такое письмо от клиента:
— Привет! Это Вася. Помнишь, мы делали с тобой сайт в прошлом году? Хочу кое-что обновить. В приложении к письму лежит задание и все нужные данные. Оцени его с ребятами и дай оценку.
На первый взгляд — это самое обыкновенное письмо, как и сотни остальных. Но, давай эту молекулу (письмо) разложим на более мелкие частицы и посмотрим что получится. Итого, у нас получились вот такие задачи и напоминания:
- S. Собрать или обновить данные клиента и добавить сделку с CRM
- S. Поставить себе задачу «Прочитать задание от Васи и выписать уточняющие вопросы»
- D. Задать Васе уточняющие вопросы по заданию
- D. Отправить обновлённое задание техническим специалистам для оценки
- D. Поставить себе задачу «Собрать и отправить предложение для Васи»
Начнём с динамических частиц — тех, которые требуют взаимодействия с другими людьми. Для примера, возьмём частицу «Задать Васе уточняющие вопросы по заданию» из списка выше.
Итак, я отправил Васе письмо с уточняющими вопросами. Моя частица полетела к Васе и события могут развиваться по двум сценариям:
- Вася забудет об ответе на вопросы или не прочитает письмо.
- Вася сразу же ответит: «Спасибо! Дам ответ сегодня до 18:00»
В любом случае, моя задача — зафиксировать информацию о частице. Я ставлю себе напоминание через 4-6 часов «Напомнить Васе о вопросах». Если ответит раньше или пришлёт информацию о времени ответа, скорректируем напоминание.
Когда придёт время напомнить, я отправлю Васе сообщение в духе «Эй, ты видел моё письмо? Когда могу ждать ответ? и перенесу своё напоминание ещё на 4-6 часов вперёд (если выходит за рамки рабочего дня, то на утро). И так, пока не придёт ответ, который скорректирует мои задачи / напоминания.
Когда Вася ответит на мои вопросы, круг начнётся заново: я разберу эту молекулу на частицы → зафиксирую информацию → отправлю дальше.
С сотрудниками и подрядчиками схема работает также, но от них ответ я требую каждые два часа в рабочее время.
Подведём итог.
Если делать всё по шагам, как я написал, то никакая информация не потеряется, ты ничего не забудешь и не забудут те, от кого ты ждёшь ответ.
В следующей части, я расскажу как планирую свой календарь на основе этого метода.
Есть GTD, зачем этот молекулярный велосипед? Или доска в Трелло с колонками: INBOX-LATER-DOING-DONE
А SSD - это solid-state drive
Для каждого подходит свой метод. GTD и канбан в Trello — не панацея