Твой промокод на КиноПоиск
TOLDYOU
18+

Как проводить удаленные совещания

В закладки

В апреле увеличилось количество жалоб от руководителей и сотрудников на то, что совсем нет времени на работу, все время тратится на совещания. Только и получается, что переключаться от одного звонка на другой. Как сократить время совещаний и сделать виртуальные встречи более эффективными, рассказываю в этой статье.

Явление, в принципе, закономерное. Переход на удаленную работу дается нелегко многим компаниям, еще больше компаний страдают от того, что удаленные совещания занимают больше времени и быстрее выматывают участников. Статистика безжалостно говорит, что если вы обсуждаете один и тот же вопрос в оффлайн формате и в онлайн, то последний формат займет на 30% времени больше, первый. При этом за 30 минут онлайн совещания люди устанут больше, чем за те же 30 минут офлайн совещания.

Понятно, что в сложивших условиях крайне важно изменить сам подход к проведению совещаний. Нужно делать что-то такое, что сократит время совещаний и сделает их более эффективными. Как бы банально это не звучало.

В этой статьи расскажу о том, что поможет изменить ситуацию и свершить чудо – получить свободное от совещаний время, в которое вы сможете и отдохнуть, и поработать.

Подсказка 1

Подготовка к совещанию становится критично важной. О подготовке к стандартным совещаниям расскажу чуть позже. Помимо общих шагов для виртуальных совещаний нужно будет:

- за 15-20 минут подготовить виртуальную комнату

- проверить все оборудование (камеру, микрофон, наушники и пр)

- проверить, что участники могут зайти в виртуальную комнату

Подсказка 2

Обеспечьте себя запасными средствами связи.

В условиях массовой удаленной работы техника начала сыпать быстрее, поэтому позаботьтесь о том, чтобы у вас были дополнительный ноутбук, телефон и расходные материалы в виде наушников.

Количество поломок достигает 3-5 в день – то компьютер в синий экран выпадает, то микрофоны начинают хрепеть. Чтобы не пропасть на самом интересном месте, обеспечьте себе дополнительные средства связи.

Подсказка 3

Когда совещание началось, применяйте следующие приемы, которые сделают вашу встречу более структурированной и управляемой:

- нарисуйте подкову и в начале встречи определитесь, кто где сидит. Таким образом у всех будет план рассадки, вы сможете передавать слово по очереди (по часовой стрелке или против), и никто не будет никого перебивать

- пока слушаете, выключайте свой микрофон, чтобы пожалеть уши других участников и оберечь их от посторонних шумов

- чтобы ваши коллеги лучше вас понимали, включите камеру, если позволяет качество связи. Невербальный канал коммуникаций очень важен для восприятия информации, не лишайте своих собеседников возможности лучше вас понять

- чтобы никто не отвлекался, не бегал за чаем, пропуская важную информацию, заранее оговорите перерывы

- поднимайте руку или ставьте в чатике знак вопроса, если хотите высказаться. Это позволит не перебивать говорящего, при этом обозначить свое желание высказаться

Подсказка 4

Разморозка в начале встречи

В самом начале встречи потратьте 3-5 минут на то, чтобы участники отвлеклись от предыдущих дел и настроились на вашу встречу. Поверьте, это время окупится. Задавайте участникам вступительные вопросы «слышно ли/видно ли», «как себя чувствуете?», «как удалось настроить рабочее пространство?» и т.д. Отвечая на них, собеседники выдохнут, сконцентрируются на «здесь и сейчас» и более продуктивно включатся в работу.

Подсказка 5

Заранее подготовьте презентацию

Если вы хотите, чтобы участники встречи вас понимали и не теряли нить происходящего, подготовьте для них презентацию, которая наглядно будет подтверждать ваши слова. Это могут быть тексты, картинки, графики – все, что поможет подключить визуальный канал коммуникаций. За последние 10-20 лет аудиальный канал стал гораздо слабее визуального. Помогите другим вас лучше понять с помощью визуального контента, облегчив при этом жизнь собеседникам. Понаблюдайте за собой – наверняка, вы меньше напрягаетесь, если есть и аудио, и визуальное сопровождение информации.

Эти простые подсказки помогут сократить время совещаний, сделать их более эффективными. Попробуйте сами и уже через неделю увидите, как изменилось отношение к вашим совещаниям со стороны участников. Поверьте, они будут гораздо больше включены в работу и с большим удовольствием участвовать в именно ваших встречах.

{ "author_name": "Светлана Гончар", "author_type": "self", "tags": [], "comments": 5, "likes": 2, "favorites": 4, "is_advertisement": false, "subsite_label": "life", "id": 124439, "is_wide": false, "is_ugc": true, "date": "Fri, 01 May 2020 10:17:19 +0300", "is_special": false }
18+
Ходите в кино дома
Проведите 45 дней с КиноПоиск
по промокоду TOLDYOU
Промокод будет скопирован
Промокод действует до 10.07.20 для новых подписчиков онлайн-кинотеатра КиноПоиск HD на 45 дней бесплатной подписки. Условия просмотра: ya.cc/4y4UX
Объявление на vc.ru
0
5 комментариев
Популярные
По порядку
1

Александр, полностью с вами согласна. Подсказка №6 полезная, я ее озвучиваю в теме "Как проводить эффективные совещания". Подход к уменьшению неважных обсуждений важен и на простых совещаниях. В следующих статьях обязательно поделюсь секретами эффективных совещаний, чтобы они длились по 15 минут, не больше :-)

Ответить
0

Хотелось бы еще озвучить, какие сервисы для видеоконференций попадают в ваш мануал по подсказке 3 - рассадить подковой сотрудников.

Ответить
1

Иван, я чаще всего использую Zoom.
Скайп подходит для небольшого количества людей.
Помимо этого появилось много стартап проектов типа bkuejeans, youstreamer. Их я потестировала на небольшом количестве участников - вполне удобно и не тормозят в разгар рабочего дня.

Ответить
0

Согласен с вами, онлайн изматывает сильнее. И времени занимает больше. Так-как нет единого видеоряда, а есть собранный из кусочков. Человеческий  мозг его дольше обрабатывает и сильнее устаёт. И я бы добавил подсказку №6. Уменьшите стандартное для обычных совещаний количество вопросов примерно на треть. За счёт наименее важных. Тогда эффективность онлайн совещания возрастёт.

Ответить
0

Теория не практика. Но для начала и для начинающих вполне логично звучит.

Ответить

Прямой эфир